GTD istifadə edərək Notion-da vaxtınızı necə planlaşdırmaq olar

2024 Müəllif: Malcolm Clapton | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 03:47

Asan nəzarət üçün bütün işlərinizi bir lazımlı masada toplayın.

GTD nədir

Həyat haker GTD - Getting Things Done texnikası ilə bağlı dəfələrlə məqalələr dərc edib. O, biznes-məşqçi David Allen tərəfindən öz kitabında icad edilmiş və ətraflı təsvir edilmişdir. Qısaca, bu sistemin əsas qaydalarını aşağıdakı kimi təsvir etmək olar:

1. Bütün məlumatları ələ keçirin … Bütün fikirləri, tapşırıqları və əməlləri yazın. Hal-hazırda edə bilməyəcəyiniz bir şey varsa, yaddaşa güvənmədən bir işarə qoyun. Qeyd etdiyiniz hər şey Gələnlər qutusunda saxlanılır.
2. Asayişi qoruyun. "Daxil olan tapşırıqlar" olan qovluq dolduqca, heç nəyi unutmamaq üçün onun məzmununu təşkil etməli, tapşırıqları kateqoriyalara ayırmalı, izahatlar və qeydlər yaratmalısınız.
3. Prioritet verin … Hər bir tapşırığın son tarixi və əhəmiyyət dərəcəsi olmalıdır ki, siz ilk olaraq nə edəcəyinizi və nə gözləyə biləcəyinizi biləsiniz.
4. Hər şeyi əlinizdə saxlayın … GTD-də "sonra yaz" prinsipinə yer yoxdur. Görüləcək işlər siyahılarınız və qeydləriniz həmişə sizin nəzərinizdə olmalıdır: kompüterinizdə, smartfonunuzda, planşetinizdə və digər cihazlarınızda. Beləliklə, ağlınıza maraqlı bir fikir gəlsə və ya qeydə alınmamış hansısa hadisəni düşünsəniz, dərhal onu yaza bilərsiniz. Tapşırıq üçün son tarix yaxınlaşdıqda, hər yerdə mövcud olan bildirişlərə şöhrət, bir xatırlatma alacaqsınız.

GDT haqqında daha çox bələdçimizdə oxuya bilərsiniz.

Texnika çox yönlü olduğu üçün yaxşıdır. Onun yaradıcısı David Allen bir qədər köhnədir: “Gələnlər qutusu” dedikdə o, əsl kağız qovluğu nəzərdə tutur. O, hətta e-poçtları çap edib fayl dəstlərinə qoydu.

Ancaq eyni müvəffəqiyyətlə GTD bəzi xidmətlərlə birlikdə bu sistemdən istifadə edərək kompüter faylları və qovluqlarına tətbiq edilə bilər. Məsələn, siz Gmail e-poçtlarınızı çeşidləmək, "" ünvanına tapşırıqlar yazmaq və ya həyatınıza tam nəzarət etmək üçün bu texnikadan istifadə edə bilərsiniz. Nəhayət, eyni Wunderlist kimi bir çox tapşırıq menecerləri GTD fəlsəfəsi altında kəskinləşir.

Və əlbəttə ki, texnikanı Notion kimi gözəl və çox yönlü proqramda istifadə edə bilərsiniz.

Bu, Google Sənədlər, Evernote, Trello və bir çox digər proqramların hibrididir. Notion işləmək üçün lazım olan hər şeyi edə bilər. Qeydlər, cədvəllər, bilik bazaları, işlər siyahıları, kanban lövhələri, sənədlər - proqramda hər şey var. İşlərinizi GTD üslubunda təşkil etmək üçün ondan istifadə etməmək günahdır.

Biznes liderlərinə işlərini təşkil etməyə kömək edən biznes məsləhətçisi Maria Aldrey Notion üçün özünün GTD əsaslı sistemini yaratdı. O, bu hadisələri bloqunda paylaşıb.

Notion-da GTD-dən necə istifadə etmək olar

Mən çox yaxşı təşkilatlanmış deyiləm. Beləliklə, David Allen-in GTD-si haqqında biləndə həyatım sözün əsl mənasında dəyişdi. İndi bu mənim üçün bir növ dindir. Yavaş-yavaş öz sistemimi qurdum ki, bu da mənə hər şeylə ayaqlaşmağa, həmişəki tempimdə işləməyə imkan verir.

Həftəlik Planlaşdırma adlandırdığım bir təcrübədən istifadə edirəm. Həftəni qabaqda planlaşdırmaq üçün hər bazar (və ya bazar ertəsi) bir saat ayırıram. Bu vərdiş mənə mürəkkəb problemləri daha kiçik və daha idarə olunanlara bölmək yolu ilə həll etməyə kömək edir. Beləliklə, daha çox iş görürəm, daha az yorğunam və işə daha asan diqqət yetirirəm.

Mənim üçün Notion oyun kimidir. Sistemi qurmaq üçün vaxt lazımdır. Ancaq o hazır olduqda, tapşırıqları yerinə yetirmək əyləncəli, sadə və sürətli olur.

Mən hər həftə Notion-da bir düyməni sıxıram və qarşımda boş bir cədvəl görünür. Burada boş var, onu götürüb istifadə edə bilərsiniz.

Budur, Notion ilə tapşırıqlarımı planlaşdırmaq üçün istifadə etdiyim addım-addım proses.

1. Fikirlərinizi toplayın

Bütün fikirlərinizi sadalamaq və bu sütuna yazmaq üçün 10 dəqiqənizi ayırın. Onlar gələn həftə tamamlamalı olduğunuz vəzifələrə çevriləcək.

1. Hələ tamamlanmamış bütün layihələrinizi sadalayın.
2. Görkəmli olanları tapmaq üçün əvvəlki üç ay üçün tapşırıqlarınızı yoxlayın.
3. Təqvimə nəzər salın: bəlkə orada da nəsə planlaşdırılıb.
4. Əgər varsa, kağız dəftərinizi yoxlayın. Ola bilsin ki, Notion-a köçürülməli olan bəzi ideyalar da var.
5. Görməli olduğunuz başqa işlərin və ya işləməli olduğunuz insanların olub olmadığını düşünün.

Bütün bu fikirləri bir yerə toplayın və birinci sütunda sadalayın. Bu, növbəti yeddi gün üçün planınızdır.

2. Müvafiq tədbirləri təyin edin

İdeya pis deyil, lakin aktiv fəaliyyət olmadan ideya olaraq qalacaq. Özünüzdən soruşun: "Bu tapşırığı sona çatdırmaq üçün nə etməliyəm?"

Misal üçün:

• Saytı məzmunla doldurmağa davam edin → "Haqqımda" bölməsinin layihəsini yazın.
• Məzmun nəşri təqvimi yaradın → Yazılar üçün yaddaş xəritəsi çəkin və tarixləri təyin edin.
• Bloq üçün video hazırlayın → Video skripti yazın.
• Chris ilə tanış olun → Ona görüşün tarixi və yeri ilə e-poçt göndərin.

Unutmayın ki, bir tapşırığı yerinə yetirmək üçün birdən çox hərəkət tələb olunarsa, əvvəlcə nə edəcəyinizə qərar verməlisiniz.

3. Təcililiyi təyin edin

Sonra, hər bir tapşırığın aktuallığını müəyyən etməlisiniz. Bu, yalnız bir dəstə iş görmək deyil, həqiqətən vacib şeylərə diqqət yetirmək üçün lazımdır.

Əvvəlcə hansı işlərin ediləcəyini anlamaq üçün fikirlərimi dörd kateqoriyaya ayırıram:

• Vacib vəzifələr - bizi hədəflərə çatmağa yaxınlaşdıran şeylər.
• Təcili tapşırıqlar - dərhal diqqət tələb edən hərəkətlər.
• Bu incitməzdi - bu kateqoriyaya təcili olmayan və vacib olmayan, lakin onların həyata keçirilməsi növbəti yeddi gün ərzində həyatınızı asanlaşdıracaq məsələlər daxildir.
• Gözləyə bilər - bunlar başqa bir həftəyə dəyişdirilə bilən vəzifələrdir.

4. Konsentrasiyanın səviyyəsini müəyyənləşdirin

Təəssüf ki, hamımızın diqqəti, vaxtı və enerjisi məhduddur. Hər bir tapşırıq bu mühüm resursların müəyyən faizini sərf edir. Buna görə də, planlaşdırılan tapşırığı qiymətləndirin və dördüncü sütunda ona müvafiq nömrə təyin edin.

Məsələn, bir blog yazısı üçün qaralama yazmaq diqqətimin təxminən 20%-ni çəkdi. Və Chris üçün məktub üç sətir uzunluğundadır - cəmi 2%.

5. Prioritet təyin edin

Bu onay qutusu "Vacib" və "Təcili" teqləri olan tapşırıqları qeyd edir. Yəni, nə olursa olsun, onları etmək lazımdır. Bu sizin prioritet siyahınızdır.

Bu tapşırıqları seçib bitirdikdən sonra onlara nə qədər resurs sərf edəcəyinizi görmək üçün əvvəlki sütundakı faizləri əlavə edin. Əgər 90% -dən çox çıxdısa, onda siz gücünüzü həddən artıq qiymətləndirmisiniz və çeynəyə biləcəyinizdən daha çox dişləmisiniz. Onun bir hissəsini növbəti həftəyə köçürün, yoxsa işiniz çox olacaq və heç nəyə vaxtınız olmayacaq.

Yeri gəlmişkən, faydalı məsləhət: Notion sizə cədvəl sətirlərinin məzmununu süzgəcdən keçirməyə imkan verir - prioritet tapşırıqları belə seçə bilərsiniz.

6. Tapşırığı planlaşdırın

Növbəti sütundakı işarə, tapşırığın təqviminizdə planlaşdırılıb-planlaşdırılmadığını göstərir. Onu nə vaxt işə salacağınıza qərar verin və müvafiq hadisə yaradın.

Yeri gəlmişkən, əgər Google Calendar və ya başqa bir şey istifadə etmirsinizsə, özünüzə Notion əldə edin. Orada həftəyə planlaşdırılan tapşırıqları əlavə edə bilərsiniz.

7. Tapşırığı həvalə edin

Bəli, Beyonce ilə gündə eyni sayda saatınız var, lakin onun üçün çirkli işləri görən böyük bir köməkçi komandası var, buna görə də o, daha çox iş görür. Bununla belə, bəzi tapşırıqları çiynində dəyişə biləcəyiniz kimsə varsa, bunu edin və müvafiq sütunda həvalə edilmiş tapşırığı işarələyin.

8. Tapşırığı tamamlayın

Yaxşı, hər şey sadədir. Layihənizi bitirdikdə və ya bir tapşırığı tamamlayanda son sütundakı qutuyu işarələyin.

Bonus

Sizə daha da mütəşəkkil olmağa kömək edəcək bir neçə addım var:

1. Keçən həftə xərclərinizi nəzərdən keçirin və növbəti üçün büdcənizi planlaşdırın.
2. Həftəlik menyunu düşünün, alış-veriş siyahısına məhsullar əlavə edin.
3. Son yeddi gün ərzində Gələnlər Qutunuzu vaxtında emal edin və orada yığılan hər şeyi çeşidləyin.
4. İdman üçün həftədə ən azı bir gün planlaşdırın.

Unutmayın ki, GTD olduqca çevikdir və ehtiyaclarınıza uyğunlaşdırıla bilər. Notion şablonlarını tənzimləməkdən çekinmeyin. Məsələn, Marianın Diqqət sütunu mənə lazımsız görünür. Tapşırığın təcili olub-olmamasından asılı olmayaraq, mənim üçün bir qeyd kifayətdir. Onun sütunlarını asanlıqla silə və öz sütunlarınızı əlavə edə bilərsiniz. Beləliklə, tapşırıqları kateqoriyalara ayırmaq üçün "İş", "Ev", "Yaradıcılıq" və digərləri etiketli bir sütun yaratdım. Bunu öz yolunuzla edə bilərsiniz.