Effektiv e-poçt idarəçiliyi üçün 6 məsləhət

2024 Müəllif: Malcolm Clapton | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 03:47

E-poçt ən yaxşı ünsiyyət vasitələrindən biridir və bəlkə də istisnasız olaraq bütün istifadəçilər tərəfindən istifadə edilən yeganə vasitədir. Siz ani messencerləri bəyənə və ya bəyənməyə, Skype və ya Facebook çatından istifadə edə bilərsiniz, lakin yəqin ki, e-poçt ünvanınız var.

Hər gün inboxumuza təkcə dostlarımızdan və həmkarlarımızdan mesajlar deyil, həm də onlarla reklam məktubları, bildirişlər, sadəcə spamlar daxil olur. Daxil olan mesajların böyük həcmində boğulmamaq üçün effektiv e-poçt bacarıqlarını inkişaf etdirmək və tətbiq etmək çox vacibdir.

Müəllif hüququ

E-poçt yoxlama vaxtını planlaşdırın

Əgər poçtu emal etməyə çox vaxt sərf etdiyinizi və gələnlər qutunuzdakı məktubların sayının hələ də azalmadığını hiss edirsinizsə, poçt qutunuzu yoxlamaq üçün vaxtı daha sərt planlaşdırmağa çalışın. Adətən poçtu yoxlamağa başlayırıq, məktubda maraqlı bir keçid tapırıq, sayta gedirik, oradan digərinə… və yarım saatdan sonra xatırlayırıq və məktubları təhlil etməyə qayıdırıq. Nəticədə, vaxt keçdi, amma məsələ yerindən tərpənmədi.

Buna görə də, poçtla işləmək üçün özünüzə müəyyən məhdud vaxt ayırmağa çalışın. Hər kəs yazışmalarının həcmindən asılı olaraq bu intervalların tezliyini və müddətini müstəqil olaraq özü üçün təyin edə bilər. Ola bilsin ki, səhər bir saat və iş gününün sonunda bir saat olacaq və ya hər saat beş dəqiqə ərzində poçt hesabınıza daxil olmaq sizin üçün daha rahat ola bilər. Ən əsası, özünüz üçün müəyyən edilmiş cədvələ ciddi əməl etməyə çalışın və diqqətinizi kənar heç nə ilə yayındırmayın. Şüur ki vaxtınız məhduddur, istər-istəməz poçt qəbzlərinin emalının səmərəliliyinin artmasına səbəb olacaqdır.

Hər hərf bir hərəkət deməkdir

Məktubları təhlil edərkən tətbiq etməli olduğunuz əsas qayda odur ki, hər açıq məktub sizdən nəsə etməyi tələb edir. Əgər məktub açmısınızsa, heç bir halda onu bir daha Gələnlər qutusunda buraxmamalısınız. Siz ya dərhal məktuba cavab verməli, ya da bu məsələ ilə daha yaxşı məşğul olan birinə yönləndirməli, ya da Google Task və ya təqvimdə özünüz üçün tapşırıq planlaşdırmalısınız - istənilən halda, hərəkətinizin nəticəsi olaraq məktub silinməli və ya arxivə köçürülməlidir, yəni inboxu tərk edin … Bu sadə qaydaya əməl etsəniz, gələnlər qutunuz gec-tez təmizlənəcək.

Müəllif hüququ

Filtrlər və qısa yollar

Hər gün çoxlu sayda e-məktub alırsınızsa, onları təhlil etmək sizin tərəfinizdən çox vaxt və səy tələb edir. Nə üçün bunun üçün poçt xidmətinin resurslarından istifadə etmirsiniz, xüsusən də xidmətlərin əksəriyyətində bu xüsusiyyət var və mükəmməl şəkildə həyata keçirilir?

Söhbət poçtun avtomatik emalı üçün filtrlərin qurulmasından gedir. Hər bir yazıya əl ilə klikləmək əvəzinə və sizin hər bir klikiniz eyni vaxt və səydir, sadəcə bir dəfə istədiyiniz filtrləri təyin edin. Məsələn, qohumlarınızın ünvanlarından gələn bütün mesajlar avtomatik olaraq Ailə qovluğuna gedəcək və vacib olaraq markerlə qeyd olunur. Bütün press-relizlər Gələnlər qutusu qovluğundan yan keçərək ayrıca qovluğa keçir və sosial şəbəkələrdən gələn bildirişlər dərhal Zibil qutusuna göndərilir.

Beləliklə, siz mesajları əsas mövzulara görə kateqoriyalara ayıra və ona uyğun olaraq onların işlənməsi üçün hazırlaya bilərsiniz. Artıq elə bir vəziyyətə düşməyəcəksiniz ki, beyniniz məktubları təhlil edərkən ev işlərindən biznes məsələlərinə, sonra isə dərhal əyləncə poçtlarına, sonra isə geri qayıdır.

Müxtəlif filtrlər yaratmaq üçün çoxlu sayda seçim var və əminəm ki, avtomatik filtrləmə sistemi qurduqdan sonra vaxtınıza günlərə və aylara qənaət edəcəksiniz. Bundan əlavə, təyin edilmiş etiketlərdən və ya qovluqlar üzrə paylamadan istifadə edərək, arxivdə sizə lazım olan hərfləri asanlıqla tapa bilərsiniz (Gələnlər qutumuz qovluğunun tamamilə boş olduğunu xatırlayırsınız?).

Axtarışdan istifadə edin

Bir çox istifadəçi, xüsusən də yeni başlayanlar bütün e-poçtlarını Gələnlər qutusunda saxlayırlar, çünki arxivləşdirərkən onları bir daha tapa bilməyəcəklərini düşünürlər. Əvvəlki paraqrafda təsvir olunduğu kimi filtrlər və qısa yollar sistemi qurmusunuzsa, o zaman arxiviniz artıq təşkil olunub və orada getmək daha asandır. Ancaq axtarış çubuğunu da unutma. Məsələn, Gmail-də hərflərin axtarışı sistemi o qədər mükəmməldir (kim buna şübhə edər!) ki, hər hansı bir məktubu tapmaq çətin olmayacaq.

İşarələrdən istifadə edin

Bir çox e-poçt xidmətlərində mesajları xüsusi markerlərlə qeyd etmək funksiyası var (Gmail-də bunlar ulduzlardır). Onların köməyi ilə diqqətinizi tələb edən zəruri mesajları vurğulamaq və ayrı bir qovluğa yerləşdirmək asandır. Gmail-də siz öz bayraqlar dəstinizi seçə və onlardan kifayət qədər çevik şəkildə istifadə edə bilərsiniz. Beləliklə, e-poçtları əhəmiyyətinə görə ayırmaq üçün gələnlər qutusunun məzmununa bir nəzər salmaq kifayət edəcəkdir.

Klaviatura qısa yollarından istifadə edin

İsti düymələrdən istifadə yazışmaların işlənməsini o qədər sürətləndirə bilər ki, onları öyrənməyə bir neçə saat sərf etməyə dəyər. Ancaq bundan əvvəl parametrlərə nəzər salın (Gmail-də bu, Parametrlər - Ümumi - Qısayollar) və onların aktiv olduğundan əmin olun. Bundan sonra, sadəcə olaraq klaviaturadakı sual işarəsini basın və bütün Gmail isti düymələri ilə bir sorğu görəcəksiniz.

E-poçt əla ünsiyyət vasitəsidir, lakin bu o demək deyil ki, siz həyatınızın yarısını bu prosesə həsr etməlisiniz. Bütün proseslərin maksimum avtomatlaşdırılması, tez cavablar və ya mesajların yönləndirilməsi, vaxtınızı planlaşdırmaq və bu məqalədəki digər məsləhətlər sizə istənilən sayda məktubla kifayət qədər tez məşğul olmağa və daha əyləncəli fəaliyyətlər üçün daha çox vaxta qənaət etməyə imkan verəcəkdir.