İş yerini və ofis vaxtını necə təşkil etmək olar

2024 Müəllif: Malcolm Clapton | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 03:47

Ofisdəki bütün işlər öz iş yerindən başlayır, lakin çox vaxt insanlar bu məqama kifayət qədər diqqət yetirmirlər. İş sahəsi yalnız mebel və kompüter deyil, həm də planlaşdırma, iş axını, əlavə alətlərdir. Bu məqalədə iş yerinizi düzgün təşkil etmək üçün sadə məsləhətlər var.

Hər şey iş yerindən başlayır.

D. Karnegi

İş iş yerindən və onun təşkilindən başlayır. Təbii ki, yaradıcı və bənzərsiz şəxsiyyətlər şəklində istisnalar var ki, onlar üçün bu məsələ o qədər də vacib deyil. Ancaq hətta etiraf etməsələr də, öz yaradıcılıq pozğunluğu sistemi var. Əksər insanlar adi ofis otaqlarında adi masalarda işləyirlər və aşağıdakı məsləhətlər onlar üçün nəzərdə tutulub.

İş masası

Düzgün iş mühiti zehni düzgün ritmə uyğunlaşdırır. Siz evinizi qarışıqlıqda saxlamırsınız və harada və nə olduğunu dəqiq bilirsiniz. İş yerində də belədir: hər şey öz yerində olmalıdır və diqqəti əsas işlərdən yayındıra biləcək artıq heç nə yoxdur.

Yenicə işə gələndə hər şey necə başlayır? İş masasından. Və adətən kompüterdə kağız yığınları, səpələnmiş dəftərxana ləvazimatları, kupalar, bəzi yararsız suvenirlər və toz olur. Bəs belə bir iş yerinin arxasında hansı daxili dövlət dayanacaq? Yığılmamış. Siz, əlbəttə ki, belə düşünməyəcəksiniz, amma bilinçaltı ağıl artıq hər şeyi qərara alıb. Ətrafda hansı reallıq varsa, sən də eləsən. Və şüur bu düşüncəni götürdü və əhvalınız getdi.

Masanızı hər zaman səliqəli saxlayın. Gününüzü tozdan təmizləməklə başlayın, işıqlandırmanı tənzimləyin, stikerlərə faydalı məlumatlar yazın, qəhvə fincanınızı yuyun, təqviminizi doldurun - özünüzü hazırlayın. Bu sadə hərəkətlər sonrakı işə enerji verəcəkdir.

İdeal iş yeri iş üçün alət, rahat işıqlandırma, zəruri dəftərxana ləvazimatı və işçi üçün sadə mebeldir.

Necə işləmək olar: ayaq üstə və ya oturan? Siz qərar verin. Düşünürəm ki, oturmaq daha yaxşıdır, amma mütləq fasilə vermək lazımdır: gəzin, bir az isinmə edin, təmiz hava alın, pilləkənlərlə 2-3 mərtəbə qalxın. İş qrafikim: 45 dəqiqə - fasiləsiz tapşırıq, 15 dəqiqəlik fasilə, sonra 1 saat fasiləsiz iş və 15 dəqiqə istirahət. İş gününün quruluşu belədir.

Öz şkafınızı və ya arxivinizi unutmayın, çünki hər bir işçinin həmişə öz şəxsi faylı və ya kağız arxivi var. Siz həmçinin şkafda nümayiş etdirmək istəmədiyiniz şəxsi əşyalarınızı saxlaya bilərsiniz. Hər bir rəf və şkaf öz funksiyasını yerinə yetirməli və digər elementlərlə kəsişməməlidir. Bu, sənədlər və müxtəlif aksessuarlarla işləməyi daha rahat edəcək.

Elektron sənəd idarəetməsi

İş kompüterinizdə saxlanılan işinizin, sənədlərinizin, layihələrinizin, xidmət məlumatlarınızın ehtiyat nüsxələrini çıxarın və onları şirkətin serverinə və ya bulud yaddaşına göndərin.

İtirilmiş məlumatlara görə insanlar nə qədər enerji və əsəb sərf edirlər! Kompüter qəzaya uğradı, asıldı, kimsə təsadüfən vacib məlumatları sildi. Onların səhvini təkrarlamayın və ehtiyat nüsxəsini çıxarmayın. Şəraitlərin sizi və işinizi idarə etməsinə imkan verməyin.

Lazımsız proqramları quraşdırmayın, lazımi əməliyyatların əksəriyyəti standart proqram paketlərində həyata keçirilir. Əgər iş üçün müəyyən bir alətdə səlis danışırsınızsa, rəhbərlikdən və ya İT departamentindən onun səmərəli işinizi əsaslandıraraq quraşdırmasını xahiş edin.

Başqa bir sadə ipucu: elektron məkanınızda bir şeydən yapışmağa çalışın. Əgər Yandex xidmətlərini sevirsinizsə, onları seçin, əgər Google xidmətləri - onlarla işləyin. Siz alətlərin bütün güclü və zəif tərəflərini biləcəksiniz, həmçinin sisteminizi tez bir zamanda yeni yerdə qura biləcəksiniz. Təzə proqramlar uğrunda yarış həmişə özünü doğrultmur.

İş yerində şəxsi sadə elektron iyerarxiyanızı yaradın. Siz heç vaxt köhnə sənədlərinizdən hər hansı birini tapmalısınız. Bu, sizdən təcili olaraq nəyisə həll etməyiniz tələb olunduqda və bu məlumatın harada saxlandığını unutduğunuzda xüsusilə vacibdir.

Bütün ən vacib sənədləri skan edin. Bəzi vacib sənədlərin itirilməsi səbəbindən şöbələr arasında çoxlu iş münaqişələri yarandı.

Planlaşdırma

İşin bəzən qarışıqlığa çevrildiyini gördünüzmü: bir dəstə tapşırıq, söhbətlər, görüşlər, sənədləri yoxlamaq. Və sən sonsuz olaraq bunun içində fırlanırsan. Deyəsən, işləyirsən, amma bunu iş adlandırmaq çətindir. Bütün bunların arxasında baş verənlərin ümumi mənzərəsi görünmür və bu, müasir məhsuldarlığın problemlərindən biridir: hərəkətlər var, nəticələr də var, lakin gündəlikdə çox nəzərə çarpmır.

Bunun qarşısını almaq üçün gün, həftə və hətta bir ay üçün tapşırıq və fəaliyyət planı tərtib etmək lazımdır.

Əksəriyyət dəftərlərdən və ya gündəliklərdən istifadə edir. Bəli, bu yaxşıdır, amma kağız "təsadüfi giriş yaddaşıdır", bütün axıcılığı saxlayır və səhifələrin bolluğunda əsas məlumatlar itirilir. Notebook və ya gündəlik artıq planlaşdırmanın arxaik üsuludur. Gündəlikdə hadisələrin bütün mənzərəsini görmürsən, bir şeyi nə vaxt, nə vaxt başqa bir şey etmək daha yaxşı olduğunu başa düşmürsən və bəzi vacib hadisəni də qaçıra bilərsən. Lazımi məlumatları götürmək və hərtərəfli təhlil aparmaq üçün heç bir yol yoxdur. Təsəvvür edin ki, lazımi məlumatları toplamaq üçün neçə səhifəni vərəqləməlisiniz.

İndi iş vaxtınızı təşkil etmək üçün çoxlu proqramlar və onlayn xidmətlər var. İnanın ki, vəziyyətdən və əhval-ruhiyyədən asılı olmayaraq məhsuldar işləmək istəyirsinizsə, bunu etmək lazımdır. Bu gün görüləcək işlər siyahısı effektiv tapşırıq və vaxtın idarə edilməsi ilə bağlıdır.

Mən Gleb Arxangelskinin Outlook mühitində kontekst planlaşdırma sistemindən istifadə edirəm. Mənim xoşuma gələn cəhət: alətin sadəliyi və səmərəliliyi, tanınmış proqram, təqvimin, tapşırıqların və poçtun bir informasiya məkanında birləşməsi, ofis proqramları ilə inteqrasiya. İstənilən işçi qısa müddət ərzində bu planlaşdırma sistemində təlim keçə bilər.

İş vaxtınızı təşkil etmək üçün bəzi məsləhətlər:

• Vaxtında sərt deyil, kontekstdə çevik plan qurun.
• Nəyin vacib və nəyin olmadığını başa düşməyi öyrənin.
• Önəmsiz işlərdən asanlıqla ayrılın.
• Vaxtın özünü deyil, sərf olunan vaxtın keyfiyyətini qiymətləndirin.
• Lazım olduqda özünüzə və başqalarına yox deyin.
• Gününüzü çətin və xoşagəlməz işlərlə başlayın.
• İşdə tapşırıqları və layihələri planlaşdırarkən, onlar üçün son tarixlər təyin edin.

Güclü psixoloji hiylə, tamamlanmış tapşırığın üstündən xətt çəkmək və ya qarşısına bir işarə qoymaqdır. Bu, böyük nəticələr əldə etmək üçün sizə əlavə daxili enerji verəcəkdir. Görəcəksən ki, hər şey əbəs deyil.

Poçtla işləmək

Poçtla işi necə təşkil etmək olar?

Birincisi, fasilələrin sayını azaltmaq üçün onunla işləmə vaxtını təyin etməlisiniz. Bunu səhər, tapşırıqlar formalaşmağa başlayanda və günortadan sonra, işlərin necə olduğunu yoxlamaq lazım olanda etmək yaxşıdır.

İkincisi, birmənalı olmayan məktublara dərhal cavab verməməlisiniz. Hər şeyi düşünmək lazımdır: müraciət, cavabın qurulması, əlavə məlumat. Mümkün qədər subyektivliyi aşağı tutmağa çalışın. Hər kəsin sosial şəbəkələrdə etdiyi kimi sürətli cavabları unudun.

Üçüncüsü, məktubun mətnini yalnız göndərənin özü üçün başa düşülən məlumatlarla yükləməyin. Qısa və lakonik cavab verməyə çalışın, hər bir sözü çəkin. Rəqəmsal əsrimizdə bu çox vacibdir: heç kim unikal nəticə çıxarmaqda maraqlı deyil.

Və nəhayət, netiket haqqında unutmayın: alıcıya müraciət, yazı tərzi, iş məlumatları, əlaqə məlumatları. Məktub yazmağı, yazdıqlarınızı təhlil etməyi və necə müraciət etməyi öyrənin.

Əlavə alət

İşinizi daha səmərəli etməyə kömək edən başqa bir şey ağ lövhədir. Xüsusilə şöbə beyin fırtınası edərkən və ya ara mərhələlərlə ciddi bir problemi həll edərkən əvəzolunmaz bir vasitədir.

Peşəkar karyeramda şura iş mühitinin əvəzolunmaz atributu idi. Kağıza qənaət baxımından da faydalıdır. Fikirlərinizi və həll yollarınızı izah etmək üçün nə qədər vərəq xərcləndiyinə inanmayacaqsınız.

Vizual təfəkkür (hər kəsdə var) sayəsində insanlar lövhədə birlikdə şəkil çəkə, fikirlərini izah edə və problemin ən yaxşı həll yollarını təklif edə bilərlər. Hər kəs hər şeyi görür və başa düşür.

Onu da əlavə edim ki, musiqi işimdə mənə kömək edir. Bu, mənim məhsuldarlığıma müsbət təsir göstərir, xüsusən də kompüterdə təkrarlanan tapşırıqlarla işləmək və ya böyük bir sənəd paketi tərtib etmək lazım olanda. Ümumiyyətlə, səhərə müsbət musiqi ilə başlamaq yaxşıdır. Ancaq bunu hamı üçün açmamalısınız, unutmayın: siz tək işləmirsiniz, kimsə üçün musiqi yalnız müdaxilə edəcək.