GTD sistemini həyatda necə effektiv tətbiq etmək olar

2024 Müəllif: Malcolm Clapton | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 03:47

Addım-addım plan, ondan sonra bu məhsuldarlıq texnikasını həyatınızda asanlıqla tətbiq edə, prioritetləri təyin edə və həmişə vacib şeylərə vaxt tapa bilərsiniz.

Bu material "" məqaləsinin davamıdır. Birincisi, onunla tanış olmağa dəyər, çünki istifadə olunan bir çox anlayışlar orada ətraflı izah olunur.

Bu məqalə GTD-ni real həyatda necə tətbiq etmək barədə addım-addım təlimatdır. Yazarkən aşağıdakı prinsiplərə əməl etdim:

• Çox yönlülük. Burada təsvir edilən ideyalar universaldır və onların köməyi ilə hər kəs özü üçün tam olaraq öyrəşdiyi xidmətlərlə işləyəcək GTD sistemi quracaq.
• Sadəlik. Sistem intuitiv olaraq istifadəsi asan olmalıdır. Məlumatın daxil edilməsi və işlənməsi, həmçinin növbəti addımların planlaşdırılması üçün minimum vaxt və enerji sərf edilməlidir. Yalnız bundan sonra sistem uzun müddətdə və hətta uzun fasilələrdən sonra da işləyəcək: məsələn, bir ay məzuniyyətə gedirsənsə, sonra qayıtdıqdan sonra biznesin idarə edilməsinə yanaşmanı bərpa edə biləcəksən.
• Etibarlılıq. Əsas odur ki, sisteminizdə əmin olun, yəni planlaşdırılmış heç bir şeyi unutmayacaqsınız, çünki lazımi anda xatırlatma görəcəksiniz.
• Vacib olana konsentrasiya. Sistem sizə həm hazırda etdiyiniz işlərə, həm də uzunmüddətli perspektivdə vacib olan şeylərə diqqət yetirməyə kömək etməlidir.
• Zovq. İş və tapşırıqların idarə edilməsi sistemi sizə zövq verməlidir. Məsələn, çətin bir iş günündən sonra divanda uzandığınız zaman əlinizdə telefonunuzla siyahıdan tamamlanmış tapşırıqları keçir və bundan əsl həzz alırsınız. Xüsusilə məhsuldarlıq qrafikinizin böyüməsi ilə hələ də vizuallaşdırıldıqda.

GTD sisteminin 5 əsas mərhələsi

Mərhələ 1. Məlumatın toplanması

Mütləq bütün halları, hətta ən kiçikləri də toplamaq lazımdır, onda şüurumuz təmiz olacaq və mümkün qədər məhsuldar hərəkət edəcəyik.

Buna görə də standart iş siyahıları işləmir, çünki insanların çoxu çox vaxt yalnız ən vacib şeyləri qeyd edir və yüzlərlə o qədər də vacib olmayan tapşırıqlar ümumiyyətlə nəzərə alınmır. Amma məhz belə kiçik tapşırıqlar, müntəzəm olaraq özlərini xatırladan, beyin resurslarının əhəmiyyətli bir hissəsini istifadə edir və yorğunluq və stressə səbəb olan əlavə təcrübələr yaradır.

GTD sisteminin vacib prinsiplərindən biri bütün tapşırıqları başınızdan tamamilə boşaltmaq və onları vacib şeyləri lazımi anda yadda saxlamağa kömək edəcək etibarlı bir sistemə yerləşdirməkdir.

Siz həmçinin nəzərə almalısınız ki, daxil olan məlumatların toplanması üçün minimum sayda səbət olmalıdır. İdeal olaraq, bir. Sonra idarə etmək daha asan olacaq.

Mərhələ 2. İnformasiyanın işlənməsi

Bu mərhələdə biz Gələnlər qutumuzda olan məlumatları emal edirik.

Bu mərhələdə necə davam edə biləcəyimiz üçün üç seçim var:

• Tapşırığı tamamlamaq üçün növbəti addımı və son tarixi göstərərək, "Fəaliyyət" olaraq qeyd edin. Tapşırığı nə vaxt yerinə yetirməli olduğunuzu hələ dəqiq başa düşmürsünüzsə, son tarixi göstərməyi atlaya bilərsiniz.
• Əgər onunla heç bir şey etmək lazım deyilsə, məlumatı "Kataloq"a köçürün, lakin gələcəkdə faydalı ola bilər.
• Məlumatı silin, bunun "Zibil" olduğunu təyin edin: yəni onunla heç bir şey etmək lazım deyil və gələcəkdə faydalı olmayacaq.

Mərhələ 3. Fəaliyyətin təşkili

Bütün hərəkətlər növbəti hunidən keçir.

Filtr 1 - "Kəsmə"

Özünüzə sual verin: həqiqətən bu hərəkəti etməliyəmmi? Əgər şübhəniz varsa, onu silin.

Filtr 2 - "Nümayəndə heyəti"

Özünüzə sual verin: əgər bunu etmək lazımdırsa, mən bunu şəxsən etməliyəmmi? Yoxdursa, biz məsul şəxsə həvalə edirik və göstəririk, yekun nəticə, nəzarətin aralıq mərhələləri (nodal nöqtələr) və son tarix.

Əgər hərəkət sizin tərəfinizdən yerinə yetiriləcəksə, növbəti filtrə keçin.

Filtr 3 - "Fəaliyyət"

Özünüzə bir sual verin: bu hərəkət 2-5 dəqiqədən çox çəkəcəkmi? Yoxdursa, indi edin və başınızı azad edin. Əgər belədirsə, qeydiyyatdan keçin.

Sistemdəki hərəkətlər aşağıdakı növlərdən ola bilər.

"Aşağıdakı hərəkətlər" - bir hərəkətdən ibarət olan sadə tapşırıqlar (zəng etmək, yazmaq, getmək və s.). Məsələn, "Təkərlərdə qış təkərlərini dəyişdirin" aksiyası aşağıdakı sadə hərəkətlərdən ibarət olacaq: avtomobil xidmətinə zəng edib qeydiyyatdan keçmək, təqvimdə vaxt təyin etmək və lazımi vaxtda avtomobil xidmətinə getmək.

Bu cür hərəkətləri yerə və şəraitə görə siyahılara toplamaq rahatdır (kontekst siyahıları). Bu, mağazada olarkən almaq üçün lazım olan hər şeyi sadaladığınız Mağazada Siyahı və ya sevimli kresloda işdən sonra axşam edə biləcəyiniz şeylər və tapşırıqları əlavə etdiyiniz Kreslo siyahısı ola bilər.. Və ya "boss sualları" siyahısı, burada müdiriniz üçün verdiyiniz bütün sualları yazırsınız ki, hamısını bir anda həll edə biləsiniz.

Mən adətən bütün bu cür hərəkətləri ya "Google Təqvim"də (randevular və tədbirlər), ya da tapşırıqları təşkil etmək üçün əlverişli olan bulud xidməti olan Todoist-də qeyd edirəm.

"Layihələr" - tamamlanması üçün bir addımdan çox tələb olunan tapşırıqlar. Layihəni yerdən çıxarmaq üçün onun həyata keçirilməsi üçün ilk addımları təsvir etməli və etibarlı bir sistemdə bir xatırlatma buraxmalısınız. Nəticədə, layihə sadə hərəkətlər zəncirinə çevrilir, hər biri növbəti beş dəqiqə ərzində yerinə yetirilə və nəticə əldə edilə bilər.

Trello kartlarında layihələr yerləşdirirəm. Kart, yerləşdirə biləcəyiniz layihələr üçün ideal konteynerdir:

• layihənin təsviri və məqsədi;
• layihə haqqında digər sənədlərə keçidlər;
• məsul şəxslərin adları;
• son tarix;
• aşağıdakı addımlarla yoxlama siyahıları;
• layihə ilə bağlı şərhlər;
• lazımi fayllar və s.

Gecikmiş hərəkətlər … Əlavə hadisələr və ya məlumat olmadan növbəti hərəkətləri planlaşdıra bilmiriksə (məsələn, bir dostumuzun avtomobil xidmətinin telefon nömrəsini göndərməsini gözləyirik, burada şinləri sərfəli şəkildə dəyişdirmək mümkündür), biz bu cür hərəkətləri "Təxirə salınan" bölməsinə qoyuruq. "siyahısı. İstəyə görə, nəyisə yoxlamaq üçün xatırlatma qura bilərsiniz.

Bu cür görüləcək işlər siyahıları kontekst siyahıları kimi də strukturlaşdırıla bilər. Məsələn, köməkçinizə tapşırdığınız tapşırıqların siyahısını tərtib edin.

"Bir gün" siyahısı hazırda aktiv fəaliyyət tələb etməyən, lakin gələcəkdə yerinə yetirmək istədiyimiz tapşırıqları ehtiva edir.

Ola bilər:

• almaq istədiyiniz kitablar, video təlimlər və kurslar;
• mənimsəmək istədiyiniz faydalı bacarıqlar;
• ziyarət etmək istədiyiniz yerlər;
• almaq istədiyiniz şeylər.

Siz vaxtaşırı olaraq bu siyahıya baxmalı, qeydlər aparmalı və onları çalışacağınız məqsədlərə çevirməlisiniz.

Mərhələ 4. Müntəzəm baxış

Sistemin işləməsi üçün mütəmadi olaraq əsas tapşırıqları və layihələri nəzərdən keçirmək lazımdır ki, artıq əhəmiyyət kəsb etməyənləri silmək, yenilərini isə prioritetlərə görə çeşidləyib işə göndərmək lazımdır.

Bu baxışı müntəzəm olaraq saxlamaq üçün bu ipuçlarına əməl edin:

• Baxış üçün cədvəlinizdə 30-60 dəqiqə buraxın (ilkin olaraq həftədə bir dəfə kifayət edəcək).
• Nəzarət siyahısı və ya belə bir baxış üçün plan hazırlayın, ardıcıllığın harada yazıldığı, nədən sonra gələnlər. Bu plan çox mürəkkəb olmamalıdır və baxış sizi çox çəkməməlidir, yoxsa siz bunu müntəzəm olaraq etməyəcəksiniz.

Aşağıda mənim həftəlik ümumi baxış siyahısına bir nümunə verilmişdir. Mən onu baxdığım xidmətləri / sənədləri təsvir edən hərəkətlər ardıcıllığı ilə fırıldaqçı vərəq formatında etdim. Siz onu adi bir siyahı ilə təşkil edə və ya sizin üçün əlverişli olan sərbəst diaqram çəkə bilərsiniz.

Bu yoxlama siyahılarından dördünü ayda çap edin. Həftəlik baxış zamanı onlardan birini əlinizə götürün və siyahıdan tamamlanmış maddələri keçin. Bu sadə məşq sizi bu nəzərdən keçirməyə davam etməyə həvəsləndirəcək.

Mərhələ 5. Fəaliyyətlər

Həftənin planı tərtib edildikdə, hərəkət etmək qalır. Tapşırıqları yerinə yetirmək əvəzinə onları təşkil etməyə çox vaxt sərf etdiyiniz zaman ən böyük GTD başlanğıc səhvlərindən birindən çəkinin.

Burada hərəkətlərinizi daha effektiv etmək üçün bəzi məsləhətlər verilmişdir.

1. Həftənin planına əsasən günün planını qurun. Gününüzü bloklara bölün, vacib tapşırıqlar üçün 2-3 blok və digər tapşırıqlar üçün bir neçə blok edin. Blokların müddəti orta hesabla 60-120 dəqiqədir. Gözlənilməz tapşırıqlar üçün bloklar arasında boş vaxt əlavə edin.
2. Pomodoro sistemində işləyin, bunun üçün telefonunuzda taymer təyin edə bilərsiniz. Onun mahiyyəti sadədir: hər 25-30 dəqiqəlik işdə beş dəqiqəlik fasilə verin və üçüncü iş blokundan sonra - daha uzun fasilə (15-30 dəqiqə). Cəmi 30 dəqiqəlik üç blokdur, beş dəqiqəlik fasilələrlə, ardınca isə 15-30 dəqiqəlik uzun fasilədir. Diqqətinizin nə qədər tez yayınmasından asılı olaraq gündə 2-4 belə dövrə edə bilərsiniz.
3. Əhəmiyyətli şeylərlə bloklar zamanı digər insanlar və kənar səslər tərəfindən yayındırmamağa çalışın (bunun üçün qulaqlıqlarda konsentrasiya üçün xüsusi musiqi yandıra bilərsiniz).
4. Enerji səviyyənizin nə vaxt ən yüksək olduğunu müəyyən edin (məsələn, səhər saat 7-dən 9-a qədər) və bu müddət ərzində sizi şəxsi məqsədlərinizə yaxınlaşdıran ən vacib işləri edin.
5. Gün üçün çox vacib şey planlaşdırmayın: 1-3 kifayətdir. Günün sonunda planınızdakı üstündən xətt çəkilmiş tapşırıqlara baxdıqdan sonra razı qalmağınız və sabah üçün eyni real planı qurmağınız vacibdir.