Niyə görüləcək işlər siyahıları işləmir və onu necə düzəltmək olar

2024 Müəllif: Malcolm Clapton | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 03:47

Məhsuldar olmaq üçün tapşırıqlara deyil, vaxta diqqət yetirin.

Yaxşı vaxt idarəçiliyi daha az vaxtda daha çox nəticə əldə etmək deməkdir. Populyar blogger və sahibkar Tomas Opponq məqsədlərinizə çatmaq üçün necə yaxşı planlar quracağınızı və sadə görüləcək işlər siyahılarının niyə yalnız məhsuldarlığa mane ola biləcəyini izah edir.

Niyə müntəzəm görüləcək işlər siyahıları işləmir?

Sadə görüləcək işlər siyahısında hər hansı bir tapşırığı yerinə yetirmək üçün nə qədər vaxt lazım olduğunu əks etdirmirsiniz. Və çox güman ki, beş dəqiqədən çox olmayan kiçik və mürəkkəb olmayanlardan başlayırsınız.

Yavaş-yavaş belə qənaətə gəlirsən ki, təkrar-təkrar yalnız sadə şeylərlə məşğul olursan, vacib və vaxt aparanları isə daim sonraya qoyursan. Nəticədə böyük layihələr yerindən tərpənmir. Və planın əksər bəndləri yerinə yetirilməmiş qalır, çünki siz heç bir nəzarət sistemi olmadan onlara yenilərini əlavə etməyə davam edirsiniz.

Burada Zeigarnik effekti işə salınır, ona görə insanlar natamam və ya kəsilmiş hərəkətləri yerinə yetirilənlərdən daha yaxşı xatırlayırlar. Bu o deməkdir ki, görüləcək işlər siyahısındakı tamamlanmamış tapşırıqlar haqqında düşüncələr siz onları tamamlayana qədər beyninizdə fırlanmağa davam edəcək. Diqqətinizi işin öhdəsindən gəlməyə çətinləşdirən bir obsesif hiss sizi təqib edəcək. Bu, nəticədə stress və yuxusuzluğa səbəb ola bilər.

Necə effektiv planlaşdırmaq olar

İdeal gününüzü təsvir edin

Ceyson Vomak, icraçı məşqçi, natiq və məhsuldarlıq üzrə müəllif, məqsədə çatmaq üçün prosesi təşkil etmək üçün öz yanaşmasını tövsiyə edir. O, diqqət mərkəzində olmaq üçün mükəmməl gün üçün ssenari yazmağı təklif edir. İdealın sizin üçün olduğunu dərk etmək sizi işləməyə həvəsləndirir.

Skript yaratmaq üçün aşağıdakı suallara cavab verin.

• Gününüzü necə keçirmək istəyirsiniz?
• Bu gün tam olaraq hansı vəzifələri yerinə yetirmək lazımdır?
• Ən məhsuldar nə vaxt olursunuz?

Cavablara əsasən, iş vaxtını seqmentlərə ayıra bilərsiniz, onların hər birində görüləcək işlər siyahısından müəyyən tapşırıqlar olacaq.

Bu üsul sizə görüləcək işlər siyahısı ilə daha effektiv işləməyə və təcili və vacib işləri vaxtında həll etməyə kömək edəcək.

Təqvimdə hər şeyi planlaşdırın

Görüləcək işlər siyahılarınızı sizin üçün mümkün qədər təsirli etmək üçün son tarixlər və son tarixlər olmadan sadə planlar qurmayın, təqvimdən ağıllı şəkildə istifadə etməyi öyrənin.

Qarşıdan gələn günü və ya bütün həftəni ətraflı təsvir edin. Bütün əşyalarınızı təqvimdə qeyd edin və yaradılmış cədvələ uyğun yaşayın. Bu, ilk olaraq hansı layihəni həll edəcəyinizi və daha çox tapşırıq əlavə edə biləcəyinizi qərara almağa kömək edəcək.

Adi prioritetləriniz əvəzinə, tarix və dəqiq vaxt olan plan maddələri formalaşdırın - xüsusən də ən vacib tapşırıqlar üzrə. Bu, təcililik hissi verəcək və siz onları müəyyən bir nöqtəyə qədər tamamlaya biləcəksiniz.

Hər tapşırığı qiymətləndirin

Hər gününüzü necə keçirdiyinizi təhlil etməsəniz, çox güman ki, çoxunu boşa xərcləyirsiniz.

Məhsuldarlığın mühüm qaydalarından biri işin lazım olduğundan daha uzun sürməsinə imkan verməməkdir.

Effektiv vaxt idarə etmək üçün sadəcə nə edilməli olduğunu bilmək kifayət deyil. Bunun nə qədər vaxt aparacağını düşünmək lazımdır. Heç bir xüsusi son tarix olmadan sadə bir əhəmiyyət sırası ilə hər şeyi planlaşdırmaq əvəzinə, “Bu gün bunu etmək üçün cəmi 40 dəqiqəm var” demək daha yaxşıdır.

Görüləcək işlər siyahısına hər bir elementi tamamlamaq üçün nə qədər vaxt lazım olduğunu təxmini əlavə edin. Səhər saat 8-dən axşam 5-ə qədər hər dəqiqə planlaşdırmağa çalışın. Fasilələrin nə vaxt olacağını əvvəlcədən müəyyənləşdirin. Bildirişləri, e-poçtu və sosial medianı yoxlamaq üçün plan qurun.

Belə görünə bilər ki, bu fəaliyyət sadəcə vaxt itirməkdir. Ancaq əslində, bu, qarşılamağa çalışdığınız barı təyin edir. Nəticədə konsentrasiyanızın yaxşılaşdığını görəcəksiniz.

Tapşırıqlara nə qədər vaxt sərf etdiyinizi izləmək sizin üçün əsl kəşf ola bilər. Bu, işinizin üslubunu müəyyən edəcək və onu təkmilləşdirə bilər. O, həmçinin günün hansı saatında daha çox və ya daha az təsirli olduğunuzu anlamağa kömək edir.

Ölçmə, performansı izləmək və nəticədə yaxşılaşdırmaq üçün tələb olunan ilk addımdır. Əgər bir şeyi ölçə bilmirsinizsə, onu başa düşə bilməzsiniz. Bir şeyi başa düşə bilmirsinizsə, onu idarə edə bilməzsiniz. Əgər ona nəzarət edə bilmirsinizsə, onu mütləq təkmilləşdirə bilməyəcəksiniz.

James Harrington Sahibkar, Proseslərin İdarə Edilməsi Mütəxəssisi

Vaxtınızı təhlil edin, sonra onu düzgün bölüşdürə bilərsiniz.

Zaman qrafiki

Gün planlayıcınızı və ya planlaşdırma proqramını açın və tapşırıqlar siyahısına son tarixlər əlavə edin. Hər biri üçün prioritet səviyyə təyin edin.

Daha çox vaxt sərf etməyə nəyin dəyər olduğunu başa düşmək üçün özünüzə bir neçə suala cavab verin:

• Hansı tapşırıqlar 20 dəqiqədən az çəkəcək?
• Hansı tapşırıqlar bir saatdan çox çəkəcək?
• Səhər ən çox enerjiniz olanda etmək ən yaxşı şey nədir?

İndi "Dizayn layihəsini tamamlayın" əvəzinə "Dizayn layihəsini iki saata tamamlayın" yazın. Onu bitirməyə vaxtınız olmasa belə, bütün günü buna sərf etmədən ən azı yerdən qalxacaqsınız.

Əgər müəyyən bir tarixdə tapşırığı yerinə yetirmək məqsədiniz yoxdursa, hər gün ona müəyyən vaxt sərf etməyi planlaşdırın. Və sonra digər eyni dərəcədə vacib şeylərə keçin. Beləliklə, siz tədricən böyük işlərdən qurtula bilərsiniz.

Böyük vəzifələri daha kiçik olanlara bölün

Bəzi tapşırıqlar saatlar və hətta günlər çəkə bilər. Qarşıda böyük bir layihə varsa, bu barədə düşünmək üçün bir neçə dəqiqənizi ayırın. Hansı hissələrdən ibarətdir? Nə qədər səy tələb edir və nə qədər vaxt aparacaq? Onu yazın.

Sonra, layihəni dəqiq bir son tarixlə bir neçə vəzifəyə bölün və tamamlanana qədər onları bir-bir həll edin. Nə qədər kiçik hərəkətlər etsəniz, onlar bir o qədər edilə bilən görünəcək.

Əlçatmaz bir iş həcmi kiçik bir şeyə çevrildikdə, beyin hazırda nə edilməli olduğuna diqqət yetirir - konkret tapşırıq və kiçik bir məqsəd. Buna görə də, qısa fasilələrlə 40-60 dəqiqəlik sprintlər təşkil etmək daha yaxşıdır.

Bir anda bir tapşırıq üzərində işləyin

Bütün diqqətinizi ona verin və sonra mümkün qədər təsirli ola biləcəksiniz.

Forbes-dən Mark Murphy izah edir: “İnsanlar işdə fasilələrdən qaça bildikdə, 67% şans var ki, “bu gün çox məhsuldar bir gün idi” təəssüratını əldə edirlər.

Diqqəti yayındırmadan bir iş üzərində bir saat işləmək həqiqətən məna kəsb edir. Ancaq bu çətin ola bilər, xüsusən də daim bildirişlər alırsınızsa və ya həmkarlarınızın suallarına cavab verməlisiniz.

Məsələn, Pomodoro texnikası diqqəti işə yönəltməyə kömək edir. Bu, qısa 5 dəqiqəlik fasilələrlə 25 dəqiqəlik iş sprintlərini əhatə edir. Bir neçə belə yanaşmadan sonra tam istirahət edə bilərsiniz.

Bu üsul universal deyil: konsentrasiyanın müddəti və iş tərzi hər kəs üçün fərqlidir. Odur ki, müxtəlif vaxt idarəetmə üsullarını sınayın və şəxsən sizin üçün uyğun olandan yapışın.

Məsələn, səhərlər daha məhsuldarsınızsa, daha çox vaxt aparan işləri təxirə salın. Bu, daha mütəşəkkil olmağa və daha çox şey əldə etməyə kömək edəcək.