20 effektiv vaxt idarəetmə texnikası

2024 Müəllif: Malcolm Clapton | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 03:47

Həyatınızı elə təşkil edin ki, bir dəqiqənizi də boşa keçirməyəsiniz.

1. Qayda 1-3-5

Gün ərzində iş saatlarınız məhduddur və 1-3-5 qaydası onu ən ağıllı şəkildə keçirməyə imkan verir. Onun mahiyyəti belədir: bir gündə yalnız bir böyük, üç orta və beş kiçik vəzifəni yerinə yetirə bilərsiniz. Ümumilikdə doqquz hal var, nə çox, nə də az. Qayda, vaxtında olmaq və həddindən artıq işləməmək, dağıntıları tədricən təmizləməyə kömək edəcəkdir.

2. Üçlük qaydası

Rəqəmlərə uyğun olmayan və ya gündə doqquz şeyi edə bilməyənlər üçün “Mənim məhsuldar ilim” kitabının müəllifi Chris Bailey üç qayda ilə çıxış etdi. Burada deyilir ki, hər gün ən vacib üç şeyi etmək məhsuldar olmaq üçün kifayətdir.

Enerjinizi və diqqətinizi bir yoxlama siyahısında bir neçə onlarla maddəyə səpələmək əvəzinə, sadəcə olaraq günün üç ən vacib tapşırığını seçin və onlara diqqət yetirin. Növbəti gün daha üç seçin və s. Bu, diqqətinizi cəmləyəcək. Eyni qayda həftə, ay və ya il üçün hədəflər təyin etmək üçün tətbiq oluna bilər.

3. Metod 10 dəqiqə

Başlamaq istəmədiyiniz bir işiniz varmı? Özünüzə deyin: "Mən bunu yalnız 10 dəqiqə edəcəm və sonra gedib bir az dincələcəyəm." Çox güman ki, bu müddət ərzində işə cəlb olunacaq və artıq dayana bilməyəcəksiniz.

4. Pomodoro

Bu sistemi imtahanlara hazırlaşmağı asanlaşdırmaq üçün Françesko Cirillo tərəfindən icad edilmişdir. Diqqəti asanlıqla yayındırılan insanların diqqətini cəmləşdirməyə kömək edir. Bu, həmçinin müəyyən bir işə nə qədər vaxt sərf etdiyinizə nəzarət etmək üçün yaxşı bir yoldur.

Pomodoro belə işləyir: siz taymer götürüb onu 25 dəqiqəyə təyin edirsiniz. Bundan sonra işinizə diqqət yetirin. 25 dəqiqə bitdikdən sonra 5 dəqiqə dincəlirsiniz və sonra hər şeyi yenidən edirsiniz. Dörd dövrədən sonra yarım saatlıq böyük bir fasilə olacaq.

5. Metod 90/30

90/30 metodundan yazıçı və blogger Tony Schwartz, Buffer-in həmtəsisçisi Leo Widrich, ədəbiyyatşünas Benjamin Che Kai Wai və sahibkar Tomas Oppong istifadə edir.

Onun mahiyyəti belədir: 90 dəqiqə çox işləyirsən, sonra yarım saat dincəlirsən, sonra dövrü təkrarlayırsan. Bu zaman ilk 90 dəqiqəni gün ərzində etməli olduğunuz ən vacib işə, sonrakı seqmentləri isə daha az vacib işlərə ayırırsınız.

Yale üzrə mütəxəssis Peretz Lafee tərəfindən “The Enchanted World of Sleep”in araşdırmasına görə, 90 dəqiqə insanın bir işə effektiv şəkildə diqqət yetirməsi üçün optimal vaxtdır. Tam istirahət üçün isə yarım saat kifayətdir ki, bunu neyrofizioloq Nathan Kleitman tərəfindən Yuxu və Oyanıqlıq araşdırması təsdiq edir.

6. Metod 52/17

Bu, əvvəlki metodun şəxsi versiyasıdır. Rəqəmlərdən başqa heç bir fərqi yoxdur: 52 dəqiqə işləyirsən, sonra 17 dəqiqə istirahət edirsən. Muse məşğulluq xidməti tərəfindən DeskTime proqramından istifadə edərək həyata keçirilən “52 və 17 qaydası: Təsadüfi, lakin məhsuldarlığınızı artırır” təcrübəsinə əsasən, bu müddətlər məhsuldar olmağa və həddən artıq işdən qaçmağa kömək edir. Odur ki, ard-arda 90 dəqiqə işləmək üçün gücünüz olmadığını hiss edirsinizsə, 52/17 metodundan istifadə edin.

7. Qurbağaları yemək

Metod Eat That Frog tərəfindən icad edilmişdir: Brian Tracy Frogs haqqında həqiqəti izah edir motivasion spikeri və özünə kömək müəllifi Brayan Treysi. O, “qurbağaları” xoşagəlməz və çətin işlər adlandırır ki, onları istəksizliyinizə baxmayaraq yerinə yetirməlisiniz. Günün əvvəlindən bir şey edin - qurbağa yeyin. Və sonra sizin üçün daha asan olacaq: bu daşı ruhunuzdan atacaqsınız və bütün gün özünüzü yaxşı əhval-ruhiyyə ilə təmin edəcəksiniz.

8. Vaxt blokları

Görüləcək işlər siyahılarının xoşagəlməz cəhətlərindən biri də odur ki, onlar sizə tapşırığın nə qədər vaxt aparacağı barədə fikir vermirlər. "Çörək al" və "Hesabatı bitir" siyahıda bir sətir tutur, lakin bu vəzifələr mürəkkəbliyi və əhəmiyyəti ilə müqayisə olunmazdır.

Təqvim görüləcək işlər siyahısından qat-qat yaxşıdır: o, vaxtı vizual olaraq idarə etməyə imkan verir. Böyük bir blok görürsən və tapşırığın asan olmadığını başa düşürsən. Buna görə də, "vaxt blokları" texnikasını sınayın: onları təqvimə qoyun və tapşırığın mürəkkəbliyinə uyğun olaraq hər biri üçün vaxt ayırın. Və bu və ya digər tapşırığı yerinə yetirərkən diqqətinizi başqalarından yayındırmayın.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) biznes məşqçisi David Allen tərəfindən icad edilmiş məhsuldarlıq sistemidir. Onun əsas prinsipləri aşağıdakılardır:

1. Bütün əməllərinizi və fikirlərinizi bir yerə yazın, “Gələnlər qutusu”.
2. Gələnlər qutusunun məzmununu vaxtaşırı olaraq tapşırıqları prioritetləşdirmək və vaxt təyin etməklə çeşidləyin. Qeydləri məzmununa görə qovluqlara yerləşdirin - "İş", "Ev", "Alış-veriş" və s.
3. Düzəlişlər aparın - lazımsız qeydləri atın, tamamlanmış işlərin üstündən xətt çəkin, arxiv üçün əhəmiyyətini itirmiş materialları köçürün.
4. Hər şey planlaşdırıldıqda, icraya davam edin. Bir neçə dəqiqə ərzində tamamlana bilən tapşırıqları dərhal həll edin. Digərləri həvalə edilə və ya təqvimə yerləşdirilə bilər.

GTD-nin bütün incəliklərini bələdçimizdə tapa bilərsiniz.

10. ZTD

Zenhabits məhsuldarlıq bloqunun müəllifi Leo Babauta hesab edir ki, David Allen-in GTD sistemi çox mürəkkəbdir və həddindən artıq səy tələb edir. O, Zen to Done sistemini təklif edir. Ona əməl etmək üçün 10 sadə vərdiş inkişaf etdirməlisiniz.

1. Gələnlər qutusunda bütün məlumatları toplayın.
2. Bütün qeydləri arxa planda qoymadan emal edin.
3. Hər gün üçün əsas hədəflərinizi və həftə üçün ən böyük hədəflərinizi planlaşdırın.
4. Diqqətinizi dağıtmadan bir anda yalnız bir şeyə diqqət yetirin.
5. Sadə, qısa iş siyahıları yaradın.
6. Orijinal GTD-də olduğu kimi qeydlərinizi məzmununa əsasən kateqoriyalara ayırın.
7. Qeydlərinizi mütəmadi olaraq nəzərdən keçirin və lazımsız şeylərdən xilas olun.
8. Sadələşdirin. Tapşırıqlarınızın və məqsədlərinizin siyahısını azaldın, qısa və aydın yazın.
9. İşə köklənmək üçün hər zaman müəyyən bir gündəlik rejimə riayət edin.
10. Həqiqətən etmək istədiyinizi edin.

11. Kanban

Nə etdiyinizi, artıq nə etdiyinizi və gələcəkdə nə etməli olduğunuzu izləməyə kömək edən Yapon məhsuldarlıq metodu. Kanban iş prosesini vizual olaraq göstərir.

Siz stiker lövhəsi götürürsünüz (və ya Trello kimi görüləcək işlər meneceri üçün qeydiyyatdan keçin) və üzərində üç sütun çəkirsiniz: Ediləcək, Edilir, Bitdi. Sonra işlərinizi yapışqan qeydlərə yazın və nə etdiyinizdən və artıq nə etdiyinizdən asılı olaraq onları müvafiq sütuna qoyun.

12. İki dəqiqə qaydası

Bu qayda GTD-nin ayrılmaz hissəsidir, lakin siz Allen texnikasının pərəstişkarı olmasanız belə istifadə edilə bilər. Tapşırıq iki dəqiqədən az çəkirsə, dərhal yerinə yetirin. Beləliklə, beyninizi boşaltırsınız, çünki artıq bu işi xatırlamaq məcburiyyətində deyilsiniz.

13. Sıfır Gələnlər qutusu

Zero Inbox yazıçı və performans mütəxəssisi Merlin Mann tərəfindən icad edilmişdir və o, GTD ilə yaxşı işləyir. Mann bunu e-poçtlara tətbiq etdi, lakin siz işlər, sənədlər, qeydlər və digər məlumatları eyni şəkildə idarə edə bilərsiniz. Adından da göründüyü kimi, bu texnikanın məqsədi Gələnlər Qutunuzu boş saxlamaqdır.

Orijinal GTD sistemində Gələnlər qutusu bir çox giriş yığmağa davam etdi. Onları çeşidləmək üçün vaxt ayırmalısınız və dolu Gələnlər qutusunda vacib bir şeyi nəzərdən qaçırmaq asandır. Mann məzmunu gələn kimi sökməyi tövsiyə edir. Siz Gələnlər Qutunu açırsınız və hər bir elementlə nə edəcəyinizə qərar verirsiniz: silmək, səlahiyyət vermək, cavab vermək, təxirə salmaq və ya tamamlamaq. Göstərilən hərəkətlərdən birini bütün elementlərlə yerinə yetirməyincə onu bağlamayın.

Bundan əlavə, poçtda avtomatik filtrlər, smart qovluqlar və sənədləri çeşidləmək üçün proqramlar vaxtınıza qənaət etməyə kömək edəcək.

14. Təzə və ya qızardılmış

Təzə və ya Qızardılmış "Təzə və ya Qızardılmış" kimi tərcümə olunur. Bu fəlsəfə blogger Stefani Li tərəfindən “Təzə və ya Qızardılmış” Prioritetləşdirmə Sistemi ilə Gününüzə Dominate tərəfindən yaradılmışdır. Onun sözlərinə görə, səhər yuxudan duranda beyniniz “təzə” olsa da, gün keçdikcə “qovurur”. Bu o deməkdir ki, siz məhsuldarlığın pik vaxtını təyin etməlisiniz və bu müddət ərzində bir gündə bütün ən vacib işləri görməyə vaxtınız olmalıdır. Bu belə işləyir.

1. Günün sonunda, artıq yorulduğunuzda, sabah üçün görüləcək işlər siyahısı yaratmaq üçün 15 dəqiqənizi ayırın.
2. Ən vacib işləri günün əvvəlinə, Təzə bölməyə köçürün. Bəyənmədiyiniz şeylər ora göndərilir - elə "qurbağalar". Hələ gücünüz varkən bunları etmək lazımdır.
3. Qızardılmış bölməyə daha az təcili, daha az çətin və daha xoş şeylər gedir - yəni günortadan sonra, cədvəlinizdən asılı olaraq. Beyninizi daha az yükləyəcəklər.
4. Növbəti səhər siyahınızı izləyin. Sonra axşam yenisini bəstələyin.

Stefani hər gecə tamamilə yorğun olduqlarını bilən, lakin bütün günü işləsələr də vaxtları olmayan insanlara FoF tövsiyə edir.

15. Aysberq üsulu

“Sənə zəngin olmağı öyrədəcəyəm” kitabının müəllifi Ramita Sethi məlumatı daha sonra saxlamaq üçün bu üsuldan istifadə edir. Bu belə işləyir: siz bütün e-poçtları, qeydləri, məqalələri, siyahıları bir yerdə saxlayırsınız - məsələn, Evernote və ya Notion kimi qeydlərin aparılması xidmətində və ya sənədlər kimi. Sonra bu materialları etiketlərdən, qovluqlardan və kateqoriyalardan istifadə edərək paylayın - istədiyiniz kimi.

Bu məlumatı hər 4-6 həftədən bir nəzərdən keçirin və praktikada tətbiq oluna biləcəyini düşünün. Bir şey faydasızdırsa, onu atın və ya arxivləşdirin. Bu, öz bilik bazanızı yaratmağa imkan verir.

16. Avtofokus

Avtofokus, performans eksperti Mark Forster tərəfindən Avtofokus Vaxt İdarəetmə Sistemi tərəfindən icad edilmişdir. Bu planlaşdırma sistemi GTD-ni izləməkdə çətinlik çəkən yaradıcı insanlar üçün uyğundur.

Bütün fəaliyyətlərinizi heç bir sifariş olmadan dəftərçəyə yazın. Sonra siyahıdan keçin, mümkün qədər tez görülməli olanları seçin və onları sıralayın. Təcili tapşırıqlar həll edildikdə, indi ən çox bəyəndiyiniz işlərə davam edin. Əgər nəyisə tamamlamamısınızsa - onu siyahının sonuna köçürün, daha sonra buna qayıdacaqsınız. Və bu addımları hər gün təkrarlayın.

17. Eyzenhauer matrisi

Bu sxem Amerika prezidenti Dwight D. Eisenhower tərəfindən yaradılmışdır. Matrisdə tapşırıqlar üçün dörd bölmə var: Qeyri-Təcili və Vacib deyil, Təcili Amma Vacib Deyil, Vacib və Təcili olmayan, Təcili və Vacib. Tapşırıqlarınızı bölmələrə ayırın və ən çox nəyə vaxt ayırdığınızı və hansı vəzifələrə daha çox diqqət yetirilməli olduğunu öyrənə bilərsiniz.

18. 4D metodu

4D-ni həvəsləndirici yazıçı və məsləhətçi Edvard Rey icad edib. Metod, görüləcək işlər siyahısını görəndə dəhşətə gələn və yığılmış bütün əşyalara necə yanaşacağını bilməyən insanlara kömək etmək üçün nəzərdə tutulub.

Rey iddia edir ki, D hərfi üçün yalnız dörd söz əzbərləmək lazımdır, o zaman iş dağları qarşısında ruhdan düşməyəcəksiniz. Budur onlar:

• Edin - Əgər sizə tapşırıq verilibsə, yaxşı olar ki, indi bunu edin və onu siyahıdan çıxarın.
• Nümayəndə - nəyisə yerinə yetirməyə vaxtınız olmadıqda və ya olmadıqda, lakin nisbətən pulsuz köməkçiniz varsa, tapşırığı ona köçürün.
• Sil - Bəzi şeylər o qədər də vacib deyil. Onları işlər siyahısından həmişəlik silməklə onları atın. Əgər onlar sizə lazımsız öhdəliklər qoymağa çalışırlarsa, nəzakətlə “yox” deməyi öyrənin.
• Gecikmə - Tapşırıq çox böyük olduqda və ya dərhal icra tələb etmədikdə, onu təxirə salmaq olar. Ancaq onun üçün mütləq dəqiq müddətlər təyin etməlisiniz, əks halda o, ölü çəki olaraq qalacaq.

Tapşırığı seçin, onunla bir 4D əməliyyatı edin və sonra digərinə keçin.

19. Zamanlama

Adətən, məhsuldar olmağa çalışan insanlar vacib işlərə sərf etdikləri vaxtın hesabını aparır, boş şeylər işlətdikləri dövrləri də nəzərə almağı tamamilə unudurlar. Bu problem vaxtın idarə edilməsi sahəsində mütəxəssis Qleb Arxangelski tərəfindən icad edilən "Timing" texnikası ilə həll edilir. Bu, vaxtınızın hara xərcləndiyini anlamağa imkan verir, etdiyiniz işə daha diqqətli olmağı və diqqətinizi daha az yayındırmağı öyrədir.

Bir notebook götürün və bütün hərəkətlərinizi və nə qədər etdiyinizi 5-10 dəqiqə dəqiqliklə yazın. İş anlarını, danışıqları, görüşləri və hətta YouTube-da və oyunlarda sərf olunan vaxtı qeyd edin. Bunun üçün bir neçə həftə vaxt ayırın. Sonra notebooku vərəqləyin, "xronofaqlarınızı" görmə qabiliyyətinə görə tanıyın və nəticə çıxarın. Bəlkə daha az gülməli videolara baxmalısan, ya da qəhvə içməyə daha az vaxt sərf etməlisən, ya da düşmənin telefon zəngləridir.

20. Tim Ferris metodu

Timothy Ferriss, işin təşkili üçün özünün iki qaydalı metodu ilə çıxış edən bir məhsuldarlıq gurudur. Birincisi, 80/20 Qaydası və ya Pareto Prinsipidir ki, işimizin 80%-i vaxtın 20%-də görülə bilər. Qalan 20% zamanın 80% -ni alacaq. İkincisi, Parkinson qanunudur: iş ona ayrılan bütün vaxtı doldurur.

Ferriss deyir ki, bunun mənası odur ki, hər şeyi etmək üçün daha çox çalışmaq lazım deyil - daha yaxşı diqqət toplamaq lazımdır. İş vaxtının yalnız 20%-ni tam fədakarlıqla işləməyə icazə verin, lakin siz bütün vacib işləri yenidən edə bilərsiniz. Qalan 80% isə sadə işlərə həsr oluna bilər ki, diqqətinizi prioritet vəzifələrə yönəldə və həddən artıq işdən qaçasınız.