"0 gələn" - sıfır inbox saxlamaq üçün aydın sistem

2024 Müəllif: Malcolm Clapton | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 03:47

Bu yazını oxumaqla siz e-poçtların kralı olacaqsınız. Vicdanla.

Çoxları üçün e-poçt hələ də mübahisəsiz iş aləti və gündəlik əziyyətdir. Kiminsə yeddi gələn məktubu var və o, indi onları tez sıralayacaq. Kiminsə 46-sı var, amma bir gündə onları da dırmıqlayacaq, çünki öyrəşib. Hər bir şəxs üçün gündə daxil olan e-poçtların sayı üçün müəyyən bir hədd var ki, o, növbəti gün emalını gecikdirmədən və müvafiq olaraq e-poçt qutusunda tıxanma yaratmadan öhdəsindən gələ bilər. Bu həddi "təbii" adlandıra bilərsiniz.

Bir insanın emal edə biləcəyindən daha çox e-poçt varsa, o zaman e-poçt idarəçiliyinə yanaşmanızı dəyişdirməlisiniz. Bu, həddi müəyyən bir vəziyyətdə tələb olunan dəyərə qədər artıracaqdır. Gündə 100 e-poçtu idarə etmək lazımdır? Bu o deməkdir ki, siz 100 edə bilərsiniz, sadəcə olaraq poçtla işləyərkən düzgün metodologiyadan istifadə edin. Hansı? İndi sizə deyək.

Bir insanın poçtu idarə edə biləcəyi yeganə göstərici iş gününün sonunda sıfır gələn poçtdur. Daxil olan mesajların səriştəli işlənməsinin əsas prinsipi qarşınızda hansı məktubun olduğunu başa düşməkdir. Əvvəlcə hərfləri necə aydın şəkildə təsnif etməyi öyrənməlisiniz və hər bir növlə nə edəcəyinizi bilməlisiniz.

Bütün daxil olan e-poçtları yeddi kateqoriyaya bölmək olar:

1. Cavab vermək lazım deyil, oxumaq lazım deyil. Belə məktubların iki yolu var: arxivləşdirin və ya silin. Heç oxumadığınız başqa bir xəbər bülleteni alsanız, özünüzə bir yaxşılıq edin - abunəni dayandırın. Gələcəkdə onlarla belə e-poçtdan xilas olmaq müqabilində bir hərəkət. Bir gündə məktub axınının öhdəsindən necə gələcəyimizi öyrənmək istəyirik? Daha az axını idarə etmək daha asandır. Əhəmiyyətli bir şeyi əldən verməkdən qorxmayın. Həqiqətən lazım olan məlumatlar sizə fərqli şəkildə çatacaq və ən azı bir dəfə daha qarşınızda görünəcək.
2. Əlavə edilmiş fayllarla. Bunlar cari və ya gələcək iş üçün bir şey və ya məlumat üçün ödəmə ehtiyacı haqqında bildirişlər ola bilər. Bu cür məktublar üçün ayrıca qovluqlar yaratmaq faydalıdır, lakin fanatizm olmadan. Həddindən artıq qovluq? Sadələşdirin. Daha sonra ehtiyac duyduğunuz bir şeyi tapmaq üçün sizə min qovluq deyil, poçtun axtarış funksiyalarından istifadə etmək bacarığı lazımdır.
3. İstədiyi kimi cavab verin. Cavab isteğe bağlı görünür, lakin bəzən nəzakət faydalıdır. Burada yalnız vəziyyətə uyğun hərəkət edin.
4. Tanışlıq üçün vaxt marjası ilə. Oxumaq maraqlıdır, amma lazım deyil. Bu və əvvəlki kateqoriyada mümkün qədər çox e-poçtu təsnif etməyə çalışın. Effektiv poçtla işləmənin açarı budur.
5. Bu gün cavab verməliyəm. Burada hər şey sadədir: ya indi, çox təcili bir şey olarsa, ya da iş gününün sonunda götürün və cavab verin.
6. Cavab verməliyəm, amma bu gün yox. E-poçtun gözəlliyi ondan ibarətdir ki, o, söhbət və ya telefon deyil. Heç kim məktubun başlığında qeyd edilməmişsə, e-poçt vasitəsilə operativ cavab gözləmir və gözləməməlidir. Müəyyən bir gün cavab üçün son tarix adlandırılıbsa və ya özünüz bilirsinizsə və nə qədər cavab verməli olduğunuzu başa düşürsünüzsə, bu cür məktubları müvafiq qovluğa qoyun. Məsələn, "Bazar ertəsi cavab verin", "Çərşənbə axşamı cavab verin" və s. İndi özünüzə "Səhər, bu günə təxirə salınan poçtu emal edin" maddəsini ehtiva edən bir yoxlama siyahısı yaradın. Bu məqsədlər üçün xüsusi avtomatlaşdırma vasitələri də var: Gmail üçün və.
7. Anlaşılmaz məktub. Elə hərflər var ki, onları təsnif etmək çətindir. Düşüncələrlə özünüzü incitməyin və bu cür məktubları yuxarıda sadalanan kateqoriyalardan birinə təsnif etmək üçün özünüzlə razılaşın.

Bu təsnifata əsasən, 2, 3, 4 və 6-cı kateqoriyalar üçün qovluqlara ehtiyacımız var.

E-poçtun Effektiv Emalı Qaydaları

• Gələnlər qutusunu sıfıra endirmək üçün iş gününüzün sonunda 30 dəqiqə ayırın. Bu, hər e-poçta dərhal cavab verməyə çalışmaqdan daha təsirlidir. İnsanlar birdən çox işi görmürlər. Daha az yayındırma və keçid, daha çox səmərəlilik.
• Təcili e-poçtlarla nə etməli? Gün ərzində gələnlər qutusunu yoxlamaq üçün özünüzə bir interval təyin edin. Məsələn, saatda bir dəfə. Təcili vacib e-poçtlar üçün gələnlər qutusunu yoxlayın və əgər yoxdursa, işə qayıdın. Poçtun üstünlüyünü xatırlayın: o, ani ünsiyyət vasitəsi deyil. Ola bilər ki, təcili olmayan məktubların birində qeyd olunan problem günün sonuna qədər sizin iştirakınız olmadan həll olunsun və ya günün sonuna qədər sizə daha çox məlumat daxil olsun ki, bu da problemi daha tez həll etməyə imkan verəcək. və daha səmərəli.
• Poçtunuzu yoxlamadığınız zaman poçtu qapalı saxlayın. Bildirişləri söndürün. Gələn məktubların sayı ilə bağlı diqqətinizi yayındıran düşüncələrdən özünüzü xilas edin. İndi başqa işiniz var və poçtun vaxtı hələ gəlməyib. Bu yanaşmanın düzgünlüyünə şübhə olan anlarda unutmayın: siz atom elektrik stansiyasında deyilsiniz, amma orada olsanız belə, onsuz da e-poçt vasitəsilə reaktorun həddən artıq qızması barədə sizə məlumat verilməzdi.
• Məktubun işlənməsini sürətləndirmək üçün iş gününüzü vaxtında bitirmək istəyinizdən istifadə edin. Buna görə günün sonunda gələnlər qutusunu sıfıra sökmək tövsiyə olunur. 30 dəqiqəniz var və onu tez qurtarmaq istəyirsiniz. Əsasən, bir növ oyun olduğu ortaya çıxır, lakin siz həm də e-poçtun işlənməsini məqsədyönlü şəkildə oyunlaşdıra bilərsiniz.
• Qısa və nöqtəli olun.
• Pozitiv və mehriban olun. E-poçtlar əlaqələr qura və məhv edə bilər. İnsanlar həqiqətən vacib məsələləri həll etmək əvəzinə, bəzən mümkün qədər incə və gizli şəkildə rəqibi axmaq adlandırmaq cəhdlərinə əl atırlar və bütün mətn də buna əsaslanır. Məktubun mətnində kiçik bir xoş ifadə ilə ünvana müsbət münasibət bildirməyinizdə qəribə heç nə yoxdur. Dostluğunuz sizə qayıdacaq, yazışmalarınız daha mənalı və təsirli olacaq.
• Hərfləri tərs ardıcıllıqla silmək lazımdır. Və yalnız belə. Deyəsən, köhnə hərflərlə başlamaq daha məntiqlidir, amma məqsədimiz sıfır inbox-dur, yəni iş gününün sonuna qədər hətta alınan ilk məktuba da çatacağıq. Özünüzü əyləndirsəniz və bu gün aldığınız son məktubları sabaha buraxmağa başlasanız, bütün texnika işləməyini dayandırır. Əgər fundamental qaydaya əməl etmirsinizsə, niyə ümumiyyətlə yaxşı poçt göndərməyi öyrənmək istəyirsiniz? Əvvəlki kimi işləməyə davam edin və əziyyət çəkin.
• Yalnız sizə lazım olan məktubları açın, qalanlarını arxivə və ya silinməyə göndərin. Biz lazımsız şeylərə abunəlikdən həddən artıq istifadə edirik (Lifehacker-a abunə olmaq, əksinə, çox zəruridir) və nəticədə oxuya bildiyimizdən daha çox məlumat əldə edirik. İstədiyiniz hərfləri necə ayırd etmək olar? Bir sadə, lakin çox təsirli bir qayda var: yalnız müəyyən bir şəxsə şəxsən sizə ünvanlanan məktubları açın. Qalanları - vəziyyətə görə məqalənin əvvəlində təsvir olunan kateqoriyalardan birində.
• Şablonlar yaradın. Çox vaxt e-poçtlara cavablar olduqca standartdır, yəni eyni şeyi yazırsınız. Bu ifadəni tez-tez yazdığınızın fərqinə varmısınız? Sürətli surətdə yapışdırmaq üçün şablon hazırlayın və ya onu poçt xidmətinin özündə yaradın.
• Əgər məktub işlənibsə və hələ də vaxt varsa, ondan rasional istifadə etmək lazımdır. 3, 4 və 6 nömrəli hərflər kateqoriyasına keçirik və orada hər şeyi qaydasına salırıq.

Gördüyünüz kimi düzgün çeşidlənməyə əsaslanan bu dərslik LinkedIn-in baş direktoru Jeff Weiner-in daha ümumi e-poçt məsləhətlərinə əla əlavədir. Həmçinin, Leo Babautanın 10 e-poçt məsləhətini qaçırmayın. Əslində, e-poçtunuzdan maksimum yararlanmağın bir çox əlavə yolları var. Sizə aid olan üsulları sınayın, nəticələri təhlil edin və e-poçtla işləməyin səmərəliliyini artırmaq üçün öz tövsiyələrinizi şərhlərdə buraxmağı unutmayın.