"Nəzakət söz deyil." İşgüzar yazışmalarda niyə bu qədər ikiüzlülük var və ondan necə qurtulmaq olar

2024 Müəllif: Malcolm Clapton | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 03:47

İşgüzar ünsiyyət qaydalarına niyə ehtiyacımız var və həmsöhbət üçün səmimi qayğı necə özünü göstərir - Maksim İlyaxov və Lyudmila Sarychevanın hələ satışa çıxmamış "İşgüzar yazışmaların yeni qaydaları" kitabının fəsillərində.

İş məktubları ağrıdır. Abunəçilərimizin işgüzar yazışmalarda onları qıcıqlandıran şeyləri izah etdiyi bir sorğu keçirdik. Nə qədər cavab aldıq! İnsanları eyni şey hiddətləndirdi: bütün bu sözlər ASAP və FYI, qəsdən məmurluq və “həmkarın müraciəti”, “TƏCİLİ!” işarəsi olan göstərişlər. və uzun, uyğunsuz məktublar. Dərindən baxsanız, belə çıxır ki, insanlar hörmətsizlikdən əsəbləşirlər.

Hörmətsizlik həmsöhbətə etinasızlıq və ya diqqətsizlik verən hər şeydir. Fayl əlavə etməyi unutdum - hörmətsizlik. Adda səhv etmək də hörmətsizlikdir. “Təcili” mövzulu məktublar yenə də hörmətsizlikdir, bu nə hörmətsizlikdir. Bütün bunları düzəltsəniz və sonra bir az diqqətli olsanız, alıcının cavab vermək istədiyi e-poçt məktubu alacaqsınız.

Məktublara hörmət və qayğı göstərməyi öyrənməlisiniz, çünki işgüzar ünsiyyətdə fərqli bir ənənə formalaşıb: klişelərlə, nəzakətli sözlərlə və rəsmi şəkildə yazmaq. Amma bu ənənənin normal insan münasibətləri ilə heç bir əlaqəsi yoxdur. Beləliklə, onu dəyişdirməyin vaxtı gəldi.

Onlara uşaq baxıcılığı etmək lazım deyil

Kurslarda hörmət və qayğıdan danışarkən, həmişə deyən biri var: “Əslində, mənim üçün məlumat almaq onların işidir! Bunun üçün onlara pul ödəyirəm və hələ də onlara hörmət etmək fikrində deyiləm!"

Hər şey yaxşıdır. Bu kitabdakı hər şey isteğe bağlıdır. İşgüzar yazışmalarda o qədər də məcburi hissələr ümumiyyətlə yoxdur. Müdirdən "baxmaq" sözü olan bir məktub, "əlavə olunan sənədə diqqət yetirmək" üçün uzun bir sorğu kimi işləyəcək. İşgüzar yazışmalar ilk növbədə bir məsələdir və yalnız bundan sonra münasibətdir.

İnsanlar hər gün nifrət etdikləri işlərə başa düşmədikləri tapşırıqları yerinə yetirmək üçün gəlirlər, xor gördükləri müdirlərdən. Dünya hörmətsiz işləyir.

Başqa bir şey odur ki, biz hörmət məktublarına adi məktublardan daha yaxşı cavab veririk. Biz daha tez cavab veririk, daha çox “açırıq”, qeyri-standart həllər tapırıq, zövqlə işləyirik, daha az yoruluruq və nəticədə daha məhsuldar oluruq. Bu o demək deyil ki, biz pis yazılmış məktublara məhəl qoymuruq. Əlbəttə yox. Bu bir işdir. Bu, işçiləri terrorla və ya yaxşı münasibətlə motivasiya etməklə eynidir. Yaxşı münasibət işləyir, amma terror da işləyir. Rəhbər tabeliyində olanlara qışqırdıqda və müştəri ifaçını alçaltdıqda, çox vaxt hər ikisi tapşırıqları yerinə yetirir.

Başqa bir maraqlı ifadə “hörmət göstərmək”dir. Hörməti təsvir etmək olmaz, çünki o, insanın zahiri təzahürü deyil, daxili haldır. İnsan özünə hörmət edəndə başqalarına da elə davranır - bu, öz-özünə olur. Əminik: bu kitabı əlinizdə saxladığınız üçün heç bir probleminiz yoxdur.

özünüzə və başqalarına hörmətlə.

İşgüzar yazışmaların standartları var

Şirkətlərin həqiqətən də işgüzar ünsiyyət standartları var: hesabat formaları, müəyyən edilmiş dövriyyələr və peşəkar dil. Biz qaydaları yenidən yazmaq iddiasında deyilik. Əksinə: daha sürətli yazmağa kömək edən standartlar varsa, bu, əladır. Ancaq qaydalar haqqında bilmək lazım olan bir neçə şey var.

Şirkət daxilində qəbul edilən bütün qaydalar onun xaricində işləməyəcək. Daxili jarqon, yarım şirkəti bir nüsxəyə yerləşdirmək vərdişi və əbədi FIY - bunlar artıq korporasiyalarla işləyən insanlar arasında lətifə mövzularıdır. Bunları “ofis meerkatları” adlandırırlar. Təxmin et niyə.

Bir şəxs üçün əlverişli olan, alıcı üçün həmişə əlverişli deyil. Məsələn, müştəri ilə uzun yazışmalar olur. Menecer texniki işçi cəlb etmək qərarına gəlir. İrəli klikləyir, yazır “Bax. yazışma”, “Göndər” düyməsini sıxır. Menecer üçün çox əlverişlidir.

Və mütəxəssis indi bütün məktubları oxumalı, "hörmətli həmkarlar"ın sonsuz xəttini sıralamalı və "onları diqqətinizə çatdırmalı" olacaq. Menecer rahatdır, amma texniki deyil. Menecer yazışmadan çıxarış hazırlaya bilər və ya sualla yalnız lazımi fraqment göndərə bilər, sonra mütəxəssis rahat olardı. Bu, işin icrasına təsir edə bilərmi? Və yalnız şeytan bilir. Çox güman ki, yox: texnik belə məktublara cavab verməyə borcludur. Söyün və cavab verin.

Standartlar haqqında danışmaq yalnız onlar sizi və alıcını ümumi məqsədə doğru istiqamətləndirdikdə faydalıdır. Məsələn, şirkətinizdə müştərilərinizi yanaqlarında sevinc göz yaşları ilə tərk edən möhtəşəm satış meydançası şablonunuz varsa, ondan istifadə edin.

Nəzakət söz deyil

Göndərən: Vladimir İonov

Mövzu: Yeni iliniz və Milad bayramınız mübarək! (Bu gün üçün artıq onuncu təbriklər !!!)

Yaxşı gün!

Bu il səmərəli əməkdaşlığa görə sizə təşəkkür etmək istəyirəm və Yeni iliniz və Milad bayramınız mübarək olsun!

Sizə yaxşı tətil arzulayıram ki, işə qayıtmaq xoş olsun. Sizə və ailənizə cansağlığı, xoşbəxtlik və çətin işimizdə uğurlar arzulayıram. (Niyə mənim ailəmə qarışırsan, hə?)

Ümid edirəm ki, gələn il daha da gözəl nəticələr əldə edəcəyik. Mən bu ilki nəticələrin əhəmiyyətini gözdən salmaq istəmirəm, lakin hər zaman daha çoxuna can atmaq vacibdir! Bu, həqiqətən əhəmiyyətli yüksəkliklərə çatmağın yeganə yoludur. Sənə və mənə arzuladığım budur. Yaşasın! (Həyat dərsi üçün təşəkkürlər, ey Sensei!)

Biznesinizin qayğısına qalmaq, keyfiyyətə nəzarət qrupunun rəhbəri

Vladimir İonov (işimlə özüm məşğul olacağam, təşəkkür edirəm.)

Nəzakətli olmaq nəzakətli sözlər yazmaqla eyni deyil. Əksinə: nə qədər çox söz olarsa, məktub bir o qədər bezdirici ola bilər, xüsusən də nəzakət kartondursa. Əsl nəzakət həmsöhbətə qayğı göstərməkdə özünü göstərir.

Yuxarıdakı məktub Yeni iliniz mübarəkdir. Çox nəzakətli görünür: tərəfdaş təbrik etdi, ailəyə sağlamlıq arzuladı və əməkdaşlığa görə təşəkkür etdi. Ancaq qayğıdan məhrum olduğu və ikiüzlülüklə doymuş kimi göründüyü üçün bezdiricidir.

Diqqət sözdə deyil, mesajda göstərilir: mümkün qədər qısa və lazımsız sözlər olmadan yazmaq; oxucunun vaxtını itirməyin; neytral, sakit bir tonda qalın; Ümumiyyətlə, başqalarına fayda gətirin və sadəcə gözünüzün qabağında deyil.

Daha böyük narahatlıq, lazımsız yerə məktub yazmamaqdır. Yeni ilin mübarək olmasına ehtiyac yoxdur. Yaxşı olardı ki, həmsöhbət heç vaxt bizim vaxtımızı itirməsin.

Ümumi qəbul edilmiş nəzakət və gigiyena formaları var. Yəqin ki, siz onları tanıyırsınız, ona görə də gəlin əsasları nəzərdən keçirək. Nəzakətin sözdə olmadığını xatırlamaq lazımdır - həmişə münasibətdədir.

Salam!

Dubary krem şorbası menyusundan nə çıxardığınızı veb saytınızda oxudum. Bu, çox acınacaqlı xəbərdir, çünki hər gün sizin evinizə nahara gedirəm və həftədə iki-üç dəfə sifariş verirəm. İndi onu nə ilə əvəz edəcəyimi də bilmirəm. Qalanlarını o qədər də sevmirəm. Başqa bir şey çıxarmaq daha yaxşı olardı.

Valeriya N.

Salam Valeriya!

Hamımız buradayıq, əlbəttə ki, şorbaya görə çox üzüldüyünüz üçün çox təəssüflənirik. Dubary kremi populyar olmayan bir yeməkdir. Təəssüf ki, bizim qurumun siyasəti fərdi yanaşmanı - yeganə müştərinin bəyəndiyi yeməkləri bişirməyi nəzərdə tutmur. Ona görə də biz Dubaris kremini menyudan çıxararaq yeni şorbaların xeyrinə çıxardıq. Bağışlayın!

Ən xoş arzular, Olga, restoran administratoru

Müştəri restoranın menyusunda olmayan şorbanı bəyənmədi. O, məktub yazdı və ona cavab verdilər: nəzakətin bütün növləri var, amma bu nəzakət real deyil. Bu məktubun mənası “biz sizinlə maraqlanmırıq” deməkdir. Bu rəsmi cavabdır.

Məktubun nəzakətli olması üçün narahatlıq göstərməlisiniz: belə bir qərarın səbəbləri haqqında danışın, variantları təklif edin, onun fikrinin vacibliyini göstərin. Səbəblərin dürüst olması vacibdir: "bizim üçün sərfəli deyil" - bu, restoranın normal mövqeyidir.

Valeria, yazdığınız üçün təşəkkürlər! Çox təəssüf edirik. Dubarinin kremi müştərilər tərəfindən bəyənilmədiyi üçün onu menyudan çıxarmalı olduq. Həftədə altı-səkkiz dəfə sifariş verilirdi (görünür, bu sən idin) və biz məhsulların çoxunu atmalı olduq, bizim üçün bu mövqe sərfəli deyildi.

Sevdiyiniz yeməyin menyudan yox olmasının kədərli olduğunu başa düşürəm. Dubaris kreminin əvəzinə yenisini hazırlamağa başladıq. İndi nəyə sahib olduğumuza baxın:

• şampinon, gül kələm və porcini göbələklərinin qaymaqlı şorbası - bu dad və tutarlılığa görə Dubary kreminə yaxındır;
• Maghreb pomidor şorbası tamamilə fərqli, lakin çox dadlıdır;

• qaymaqlı brokoli və balqabaq püresi şorbası - qaymaqlıdır,

  Dubary kremini sevirsən, amma brokolini sevməlisən:-)

Olga, restoran administratoru.

P. S. Nahar üçün müntəzəm olaraq bizi ziyarət etdiyiniz üçün çox sağ olun. Növbəti dəfə bizimlə olanda ofisiantlara sakitcə “Sezardan nifrət edirəm” deyin, aşpazdan bir iltifat alacaqsınız:-)

Çeşid və ya menyu ilə bağlı hər hansı təklifləriniz varsa, mənə yazın - daimi qonaqlarımızın rəyi komandamız üçün çox vacibdir.

Ayrı bir məktubda təşəkkür edirəm

Kimə: Aleksey Novik

Mövzu: Müştəriyə zəng edin

Lyosha, salam!

Dünən Saturn müştəriniz sistemə girişi dayandırdı. Ondan əvvəl fərqinə varıb hər şeyi düzəltdik, sizi narahat etmədik. Lakin sinxronizasiya ilə bağlı problem ola bilər və bunu yalnız müştəri özü görə bilər.

Ona zəng edin, hər şeyin qaydasında olduğunu öyrənin.

Ksyusha R.

Kimə: Kseniya Rıbalçenko

Mövzu: Re: Müştəriyə zəng edin

Qəbul edildi! (Bu normaldır, alıcı sakitdir.)

Lyoşa

Kimə: Aleksey

Mövzu: Re: Müştəriyə zəng edin

Təşəkkürlər! (Və bu, lazımsız bir yayındırmadır.)

Ksyusha R.

Həmkarlarınıza təşəkkür etmək yaxşıdır. Ancaq məktubda bir söz "sağ ol" yazsanız, o zaman həmkarı lazımsız işlə yükləyəcəyik: məktubu poçt qutusunda görməli, açmalı, bağlamalı, silməli olacaqsınız. Minnətdarlıq əvəzinə əlavə iş alırsınız.

Əgər həqiqətən bir həmkarınıza təşəkkür etmək istəyirsinizsə, bunu şəxsən, təbəssümlə etmək daha yaxşıdır. Şəxsən uğur qazana bilmirsinizsə, amma həqiqətən təşəkkür etmək istəyirsinizsə, məktuba əlavə materiallar və ya hədiyyə əlavə etmək mantiqidir.

Yuxarıdakı misalda ən yaxşı seçim sadəcə olaraq sonuncu təşəkkür məktubunu yazmamaqdır. Amma gəlin başqa bir vəziyyəti götürək: biz restoran müdiriyik və bir dost iş məsələsində sizinlə pulsuz məsləhətləşdi. Yaxşı bir təşəkkür belə ola bilər:

Əlbəttə ki, bu lazım deyil: onlar bizə maraqsız kömək etməyə hazır olduqda, heç kim əvəzində hədiyyə gözləmir. Ancaq bunu etsəniz, insan razı qalacaq.

Diqqət yetirməyə dəyər yeganə şey oxucunun hədiyyədən istifadə etməsini rahatlaşdırmaqdır. Əlverişsiz vaxtda kuryer tutmalısansa, belədir. Və ya 10 min və ya daha çox alış üçün 500 ₽ endirim üçün promosyon kodu da zəif bir hədiyyədir.

Daha da pisi, yalnız bir paraşütlə tullanma üçün bir promosyon kodudur, bunun üçün bazar günü səhər saat beşdə qatarla getməli, həmçinin paraşüt üçün əlavə pul ödəməlisiniz.