"Hidrant"a nəzarət edin və ya məlumat və tapşırıq axınında necə boğulmamaq olar

2024 Müəllif: Malcolm Clapton | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 03:47

Lotus Korporasiyasının təsisçisi Mitch Kapor bir dəfə demişdi ki, internetdən məlumat almaq yanğın hidrantından içmək kimidir. Onlayn kommunikasiyalar üzrə ekspert Metyu Louri bu mövzunu daha da irəli apararaq, həftənin 7 günü, günün 24 saatı PC və telefona gedən və heç vaxt bitməyən davamlı məlumat axınını “yanğın yuvası” adlandırdı. Axında boğulmamaq və vaxtınızı necə səmərəli istifadə etmək olar - Lifehacker tərəfindən hazırlanmış uyğunlaşdırılmış tərcümədə oxuyun.

Hidrantla görüləcək işlər siyahınız heç vaxt boş qalmır. Çünki “hidrant” sadəcə məlumat deyil, o, yeni vəzifələrin zavodudur. Görüləcək işlər siyahısındakı bəzi maddələr, məsələn, müdirinizdən və ya müştərilərdən diqqət tələb edən e-poçtlar kimi açıqdır. Ancaq bir çoxları aydın şəkildə ifadə olunmur.

Bu oxumağa və düşünməyə dəyər məqalədir. Şərh etmək üçün bir yazı. Bəyəndiklərinizi dostlarınız və həmkarlarınızla paylaşın.

Gündə neçə saat kiçik bizneslə məşğul olmağın əhəmiyyəti yoxdur. Əsas odur ki, sonunu və kənarını görməsinlər. Bu "hidrant" dır.

Və bu konsepsiya sadəcə tapşırıqlar siyahısından daha genişdir. Və təəssüf ki, gündə hələ də 24 saat var.

Lark

Əgər siz də mənim kimisinizsə, bütün yaradıcı və çətin iş səhər tezdən yaxşı irəliləyir. Bunun bir çox səbəbi var - psixoloji və fizioloji - niyə belədir. Ancaq "hidrant" sizin daxili ritmlərinizə dərin biganədir. Çünki siz yatarkən məlumatın miqdarı artmağa davam edir.

Səhər yeməyindən sonra inboxunuzu açırsınız və “hidrant”dan gələn axın poçtdakı məktubların, Bitrix, Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, JIRA, Trello və s.-dəki hesabların təzyiqi altında olan ekranı sındırır. Təqviminizdə müdiriniz, tərəfdaşlarınız, müştəriləriniz, subpodratçılarınız, həmkarlarınızdan gələn görüşlər, sorğular və təlimatlar var. Və dünənki vəzifələr siyahısında olmayanlar bu gün yanır və dərhal icrasını tələb edir.

Hidrant sizi gözləməyəcək. Bu yüksək səslə vaxt və diqqət tələb edir.

Birdən saat 11 oldu və siz artıq gününüzün ən yaxşı hissəsini itirmisiniz.

Bu vəziyyətə necə cavab vermək olar? Adətən iki seçim təklif olunur: ya davranışı dəyişdirin, ya da texnologiyadan istifadə edin. Bəs niyə davranış dəyişikliyi üçün zəmin yaratmaq üçün texnologiyadan istifadə etməyək?

Məlumat, tapşırıq və ideyaları necə effektiv idarə edirsiniz? Siz başa düşməlisiniz ki, məlumat axını davamlıdır və ümumiyyətlə, bu, bir neçə axındır: məlumat e-poçtlardan, sosial şəbəkələrdən və mediadan, veb saytlardan, qəzetlərdən, görüşlər zamanı, dostlardan və hətta başınızdan gəlir. Hər şeyi əhatə etmək mümkün deyil.

Mesajları emal etməli, onlarla nə edəcəyinizə qərar verməlisən: reaksiya verməli, istifadə etməli, paylaşmalı, sonra istifadə etmək üçün saxlamalı və ya silməlisən? Bunu nə vaxt etməli? Və bütün bunlarla məşğul olmaq üçün necə vaxt tapırsınız?

Təəssüf ki, hər şeyi bir anda etməyə çalışdığınız zaman multitasking rejimi işləmir. Cədvəlinizə nəzarət etmirsiniz, boş vaxt tapmaq, diqqətinizi poçtdan yayındırmaq və 5 dəqiqədən çox bir şeyə diqqət yetirmək sizin üçün çətindir. Əgər belədirsə, gün ərzində ən məhsuldar olmaq üçün vaxtın təşkili metodumu yoxlayın - bu, getməyin yolu ola bilər.

Üç texnika və əlavə alətlər

Gündəlik ritual. Bu zaman biz təşkil və planlaşdırırıq, vacib və kiçik işlərə diqqət yetiririk.

Öyrənmə - Sıraya düşmə - Stok məlumatı - Dağıtım. Biz axını "hidrant" dan işləyə biləcəyiniz materiala köçürürük. Biz tapşırıqların siyahısını, faydalı resursların şəxsi kitabxanasını, sosial şəbəkələrdən və mediadan sabit məlumat axınını formalaşdırırıq.

İşləri sona çatdırmaq. Biz tapşırıqların siyahısını və öz vaxtımızı idarə edirik.

Daxili ritmlərinizə uyğun işləyin

Yalnız siz öz məhsuldarlıq təkmilləşdirmələrinizi anlaya bilərsiniz - mənim edə biləcəyim tək şey öz məhsulumu paylaşmaqdır.

Ən vacib vəzifələri həll etmək üçün ən yaxşı vaxtı ayırıram

Səhər beynim ən yaxşı vəziyyətdə olanda, Ən Əhəmiyyətli Tapşırıq üzərində işləmək üçün 2-3 saat vaxt ayırıram və başqa heç nə ilə diqqətimi yayındırmıram. Tədqiqatlar göstərir ki, ən azı hər 3 dəqiqədə bir dəfə diqqəti yayındırılan və ya özbaşına diqqəti yayındıran işçilər, tapşırığı yerinə yetirmək üçün minimum 20 dəqiqə vaxt ayırırlar.

Daha asan bir şeylə başlamaq insan təbiəti olsa da, günə çətin bir işlə başlamağa dəyər. Gün ərzində, şübhəsiz ki, gözlənilməz hallar yaranacaq, əlavə görüşlər - və çox vacib vəzifələr tamamlanmayacaq.

Mən fasilələri göstərirəm

Nə olursa olsun, adətən 60-90 dəqiqədən sonra konsentrasiya azalır, ona görə də səhər iş vaxtını iki hissəyə bölürəm, qısa bir fasilə verirəm, bu müddət ərzində iş yerini tərk etməliyəm.

Alimlər iddia edirlər ki, oturaq həyat tərzi ürək problemləri, pis duruş və bəzi xərçəng növlərinə gətirib çıxarır.

Bir yerdə cəmi 30 dəqiqə otursanız belə, metabolizminiz 90% yavaşlayacaq.

Axşam

Nahardan sonra enerji səviyyəsi kəskin şəkildə aşağı düşür, buna görə də bir çox insanlar bu müddət ərzində bir az yatmağa üstünlük verirlər. Nahardan sonra mən cəhd edirəm:

• insanlarla görüş: Əminəm ki, belə bir anda işimi çətin ki, yaxşı bacarıram və ünsiyyət əlavə enerji təkan verir;
• kiçik, sadə və təşkilati vəzifələri həll edin.

Səhər və axşam ritualı

Bu saatlarda dəqiq nə edəcəyinizə qərar verməlisiniz. Bu o deməkdir ki, siz poçtu açmalı, bəzi mesajları tapşırıqlar siyahısına çevirməli və digər layihələr arasında onlara vaxt tapmalısınız.

Problem ondadır ki, poçtunuzu dolduran mesajlar vaxtınızla qidalanan əsl vampirlərdir. Onları ayırmaq düşündüyünüzdən daha çox vaxt və səy tələb edir. Və ən pisi odur ki, nə qədər bezdirici olsa da, bir hissəniz həmişə gələnlər qutusunu yoxlamaq istəyir.

Həll yolu odur ki, içəri girənlərə təhlükəli heyvanlar kimi baxmaq lazımdır ki, çox vaxt onları qəfəsdə saxlamaq lazımdır, amma yenə də zaman-zaman özbaşına qaçmasınlar.

Gündə iki dəfə - səhər və axşam ritualları zamanı gələn işlə məşğul oluram. Mən belə bir nizama o qədər öyrəşmişdim ki, daxil olanlarla işləmək, bədən üçün yemək və içmək ehtiyacı kimi, ağıl üçün eyni avtomatik vəzifəyə çevrildi.

Bu iki dövr arasında mən poçta bir şey gəlib-gəlmədiyindən və vacib bir şeyi unutduğumdan narahat deyiləm - sistemimə güvənirəm. Ona görə də poçt qutusunu bağladıqdan sonra təzə başımla işə gedirəm.

Səhər ritualı adətən qısa müddətli olduğundan (təşkilati məsələlərin çoxu axşam ritualına qalır), mən daha çox diqqəti Ən Əhəmiyyətli Tapşırıqa verirəm.

Tapşırıq siyahısı

Gününüzü təşkil etmək və həyatınızdan bütün şirələri çəkən inbox axınını dayandırmaq üçün texnika və vasitələrdən istifadə etməlisiniz.

Bu effektiv üsullardan biri təsadüfi axını tərcümə edən "Öyrənmə - Queuing - Məlumat ehtiyatı - Paylanma"dır:

• istifadə üçün asan tapşırıqlar siyahısı,
• daha sonra onlarla işləmək üçün saxlanılan faydalı materialların şəxsi kitabxanası,
• həmkarları ilə bölüşmək üçün materiallar toplusu.

İdeal olaraq, bu səhər və axşam ritualları zamanı edilməlidir. Gəlin bu prosesə daha yaxından nəzər salaq.

Gələnlərin öyrənilməsi

Gələnlər qutunuz e-poçt və Twitter mesajlarınızdan tutmuş yazılarınıza qədər hər şeydir.

Birincisi, unutmayın ki, heç bir daxil olan zənglər dərhal cavab tələb etmir. Biz hamımız e-poçtlara tez cavablar göndərməyi və qəbul etməyi öyrənmişik, lakin bu yanlışdır: bunu gözləyən hər kəs sizin üzərinizə əlavə öhdəliklər qoyur.

İkincisi, hər bir e-poçtu açıb ona cavab vermək tamamilə səmərəsizdir. Bir şeyi etsəniz daha məhsuldar olarsınız. Məsələn, sadəcə gələnlər qutunuza baxın. Beynimiz bir çox işi bir-birinə bağlamaqda çox yaxşı deyil. İnsanlar birdən çox işi asanlıqla yerinə yetirə bildiklərini düşündükləri zaman, həqiqətən, bir işdən digərinə sürətlə keçirlər. Ancaq bu, qavrayışa və konsentrasiyaya mənfi təsir göstərir.

Beləliklə, gələnlər qutusunu açdığınız zaman ona baxın. Bu, klassik tək tapşırığı olan "Hazırla" modelidir:

• əgər siz gələnlər qutunuza iki dəqiqədən az müddətdə baxa bilirsinizsə, bunu edin;
• edə bilmirsinizsə, onu daha sonra qayıtmağınız lazım olan tapşırıqlar siyahısına əlavə edin;
• yalnız faylı görməməzlikdən gələ bilərsiniz.

Mesajlarınıza baxdıqdan dərhal sonra növbəyə qoyulmuş gələnlər qutusunu açsanız belə, yenidən qurmaq üçün hələ vaxtınız var.

Gələnlər qutunuza səhərlər yalnız son dərəcə zəruri olduqda baxın.

Səhər mesajlara baxanda özünüzə sual verin: onlar təcilidirmi? Həqiqi təcili mesajlar sizin bir nömrəli düşməninizdir, çünki onlar ən mühüm tapşırığa sərf etmək istədiyiniz qiymətli vaxtınızı alır.

Əks təqdirdə, tapşırıqlar siyahısına "Axşam mesajlarını yoxlayın" maddəsini daxil etməlisiniz.

növbə

Növbənin iki hissəsindən birində yerinə yetirilməsi 2 dəqiqədən çox vaxt aparan təcili olmayan tapşırıqları yerləşdirin:

1. Oxumalı olanlar: Oxumaq və düşünmək üçün onlayn mənbələr əlavə edilə bilər. Bu materiallara daha sonra və istənilən cihazdan qayıda bilərsiniz.
2. Nə etmək lazımdır: gələn mesajlar yardımdan istifadə edərək birbaşa tapşırıqlar siyahısına yönləndirilir.

Əlbəttə ki, tapşırıqların siyahısını əl ilə də yarada bilərsiniz, lakin mən proqramları daha rahat hesab edirəm.

Şəxsi kitabxanada materialların oxunması və yayılması

Axşam ritualı zamanı mən tapşırıqlar siyahısına qayıdıram və oxumaq üçün növbədə olan materialları yoxlayıram. Mən Pocket istifadə etdiyim üçün onlara metroda səyahət edərkən, görüş gözləyərkən və ya hər hansı digər boş vaxtda baxa bilirəm. Buna görə də, adətən bu siyahı ilə tez məşğul oluram.

Əgər material həqiqətən dəyərlidirsə, onu mənim faydalı materiallardan ibarət onlayn kitabxanama əlavə edin. O, etiketlənə bilər, beləliklə qeydləri ertəsi gün, bir ay və ya hətta bir ildən sonra tapmaq asandır. Və fürsət üçün Diiogo-ya xüsusi təşəkkürlər.

l8r teqi (yəni daha sonra - ingilis dilindən. "Sonra") mənbəni tapşırıqlar siyahısının gecə yoxlanışı zamanı çağırdığım başqa növbəyə qoyur.

Üstəlik, Diigo qeyd qutusuna əlavə etdiyim istənilən mətnin surətini avtomatik olaraq saxlayır. Mən bu qeydi redaktə edə, qeydlər əlavə edə, materialı kiminləsə paylaşmaq istəyəndə lazımlı olan fikirləri daxil edə bilərəm.

Bunu paylaşın

Diigo-da bəzi etiketlər aktivinizi hər yerdə dərc etməyə imkan verir. Bunun üçün sehr sayəsində:

• Bəyənmə etiketi ilə material Tumblr-a sitat şəklində göndərilir,
• Tweet başlıq etiketini seçsəniz və yazı linki Twitter-ə göndərilərsə,
• digər hesablar üçün etiketləri fərdiləşdirə bilərsiniz: LinkedIn, Facebook …

Bu üsul sayəsində "hidrant" dan bütün axın tapşırıqlar siyahısına və şəxsi kitabxanaya göndərilir və seçilmiş resurslar da öz növbəsində paylaşıla bilər. Və bütün bunlar diqqəti itirmədən.

Axşam ritualı

Səhər yaradıcılığıma diqqət yetirmək istədiyim üçün axşam ritualı günün planlaşdırılmasının təməl daşıdır.

Axşam ritualına necə başlayıram

Nahardan sonra:

• Səhər Ən Əhəmiyyətli Tapşırığımı artıq tamamladım;
• Ən Vacib Tapşırıq üzərində işlə məşğul olanda aldığım oxunmamış mesajlar inboxumda toplandı;
• tapşırıq siyahısındakı növbə səhər ora qoyduğum tapşırıqları və hər gün axşam ritualı zamanı etdiyim standart tapşırıqları ehtiva edir.

Cari gündəlik tapşırıqlar

Daha əvvəl qeyd edildiyi kimi, axşam ritualına aşağıdakı vəzifələr daxildir:

1. Baxın. Bu, hər şeyin tam təftişidir: mümkün olan hər şeylə, hətta işləmək 2 dəqiqədən çox vaxt aparacaq materiallarla da məşğul oluram.
2. Oxuyun, paylaşın, paylaşın. Son 24 saat ərzində əlavə etdiyim bütün gözəl şeylərlə işləyirəm.
3. Tapşırıqlar siyahısına nəzarət edin. Tapşırıqlar növbəmi açıram və Ən Əhəmiyyətli Tapşırığın üzərində işləməkdə əldə edilən irəliləyişlərə əsaslanaraq:

• Bu axşam nə edəcəyimə və sabaha təxirə salınacağıma qərar verirəm,
• sabah səhər hansı tapşırığın ən mühüm tapşırığı olacağına qərar verin və ona nə qədər vaxt ayrılacağını müəyyənləşdirin,
• Mən istirahət üçün vaxtımı cədvələ daxil edirəm (yaxud onu gec və ya nə vaxtsa təxirə salıram).

Dünən alınan e-poçtlara cavab vermək və ya maliyyə vəziyyətini izləmək və başqaları kimi bir neçə davam edən iş var. Onlardan bəziləri yalnız xüsusi gündə görünür. Məsələn, mən hər çərşənbə və şənbə günləri yuxarıda qeyd olunan Diigo-nu yoxlayıram.

Həftəlik yoxlama

Hər bazar ertəsi tapşırıqlar siyahısına "Həftə üçün məqsədlərin siyahısını tərtib et" maddəsini daxil etməlisiniz. Buna görə də, həftə ərzində hər gecə bu məqsədləri ağlımda saxlayıram: bu gün nə edəcəyimi və daha sonra nəyi tərk edəcəyimi qərar vermək lazım olanda faydalı olacaq.

Hər cümə gecəsi mən bu məqsədləri zehni olaraq yenidən nəzərdən keçirirəm və onları tənqidi qiymətləndirirəm.

Və yalnız bundan sonra istirahət vaxtı gəlir

Axşam saatlarında cədvəlimi idarə etmək daha asan və çətin tapşırıqlar üzərində işləmək daha çətin olduğundan, gün ərzində yəqin ki, növbəyə tapşırıq və materialları nəzərdən keçirmək və əlavə etməklə məşğul olacağam. Bununla belə, gələnlər qutunuz ən azı yarım gün bağlı qalacaq.

Mənim günüm "Təhsil - Növbədə Olmaq - Məlumat Anbarı - Paylanma" tapşırığı ilə başa çatır, buna görə də yarımçıq iş yükü olmadan yeni günə başlaya bilərəm.