İşçiləri sənədləşmədən ezamiyyətə necə göndərmək olar: şəxsi təcrübə

2024 Müəllif: Malcolm Clapton | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 03:47

Biz sizə işgüzar səyahətlə bağlı əsas problemlərdən danışırıq və onları necə həll edə biləcəyinizi izah edirik.

Problem # 1. Təsdiqləmə sistemi zəifdir

Hər səfər mənim vasitəçi kimi çıxış etdiyim yazışmalardır. Mesaj göndərmək çox vaxt tələb edir, bundan əlavə, çaşqınlıq və səhv etmək şansı var, xüsusən də bir neçə adam uçarkən.

Bir dəfə mən bir işçini səhv başa düşdüm və səhv uçuş üçün biletlə razılaşdım. Geri qaytarılmadı, buna görə şirkət düzgün tarixlə ikinci bir biletə pul xərcləməli və təxminən 10 min rubl itirməli oldu.

Problemi necə həll etmək olar

Qısa: prosesi avtomatlaşdırın.

Səfərlərin onlayn sifarişi xidmətləri bu vəzifənin öhdəsindən gəlir - mən bunu sınaqdan keçirdim. O, işgüzar səfərləri planlaşdırmaq, hava və qatar biletləri almaq, otelləri bron etmək üçün istifadə edilə bilər. Xidmətə qoşulmaq və istifadə etmək üçün pul ödəməyə ehtiyac yoxdur.

Xidmətdən təkcə baş və ofis meneceri deyil, həm də şirkətin bütün işçiləri istifadə edə bilər. İstifadəçilərin sayında heç bir məhdudiyyət yoxdur, ona görə də işgüzar səfərə gedən bütün oğlanların məlumatlarını dərhal OneTwoTrip for Business-da Lifehacker profilinə yüklədim. Siz onu əl ilə və ya XLS və CSV fayllarından əlavə edə bilərsiniz. Bunun üçün "İşçilər" bölməsində "İdxal" düyməsi var.

İstifadəçi əlavə edərkən, hər dəfə onları yenidən doldurmamaq üçün dərhal Rusiya və xarici pasportların məlumatlarını daxil edə bilərsiniz.

Hər bir işçi üçün səyahət limiti təyin edə və giriş hüquqlarını məhdudlaşdıra bilərsiniz. Məsələn, bir sifariş üçün limit təyin edin və üç ulduza qədər otel seçin. İşçi gedəndə onun profili bloklanır. O, şəxsi hesabına daxil ola bilməyəcək, lakin onun haqqında bütün tarix və hesabat qalacaq.

Bu, mənim işimi xeyli asanlaşdırdı: işçi öz parolu ilə şəxsi kabinetinə daxil ola, istədiyi uçuşu və oteli seçib, ödəniş etmədən bron edə bilər. Biletləri razılaşdırmaq üçün Telegram-a skrinşot göndərmək lazım deyil: direktor inzibatçı kimi bütün işçilərin rezervasiyalarını və sifarişlərini "Sifarişlər" bölməsində görür.

Problem № 2. Yüksək xərclər

Biletləri daha ucuz almaq üçün səfərləri əvvəlcədən planlaşdırmağa çalışırıq. Düzdür, bu heç də həmişə nəticə vermir.

Problemi necə həll etmək olar

Qısa: bilet və otelləri onlayn səyahət xidməti vasitəsilə almaqla qənaət edin.

Biznes üçün OneTwoTrip təminat verir ki, aviabiletlər fərdi şəxslərlə eyni və ya daha ucuzdur.

Qənaət yüksək dövriyyə və aviaşirkətlər və mehmanxanalarla birbaşa müqavilələr vasitəsilə əldə edilir.

Sayt müxtəlif büdcələr üçün təxminən 2 milyon yaşayış variantını təklif edir: otellər, mənzillər, hostellər. Ən populyarlarından 1000-dən çoxunun Biznes üçün OneTwoTrip ilə öz əlaqələri var. Müştəriyə lazım olan obyekt sistemdə deyilsə, xidmət sorğu əsasında onunla müqavilə bağlaya bilər.

Planlar təsdiqlənərsə və səfər təsdiqlənərsə, biletləri iki kliklə almaq olar. Yoxdursa, sadəcə rezervasiyanızı ləğv edin. Bütün aviaşirkətlərin loyallıq kartları etibarlıdır, beləliklə siz mil toplamağa davam edə bilərsiniz. Xidmət banklarla promosyonlar təşkil edir: məsələn, korporativ kartla alış-veriş üçün bonuslarla cashback qaytara bilər.

Problem # 3. Uzun bilet və hesablama

Biletlər və otel menecerlə razılaşdırıldıqdan sonra ödəniş üçün faktura almaq üçün aviaşirkət və otellə əlaqə saxlayıram. Hər bir təşkilatın hüquqi şəxslər üçün öz ödəniş qaydaları var: haradasa e-poçta yazmaq lazımdır, haradasa şirkət təfərrüatları ilə Excel faylını doldurmaq lazımdır, haradasa - veb saytında bir forma. Elə oldu ki, sənədləri almaq üçün dəfələrlə qaynar xəttə zəng etməli oldum. Bu, çox vaxt aparır və biletin verilməsi bəzən bir neçə gün çəkir. Bəzi şirkətlər hüquqi şəxslərə ümumiyyətlə qaimə-faktura vermir. Belə hallarda siz alışdan imtina etməli və başqa uçuş və ya otel axtarmalısınız.

Problemi necə həll etmək olar

Qısa:ezamiyyətlərin təşkili üçün xidmətin saytında bilet və otel üçün bir faktura ilə ödəyin.

Biznes üçün OneTwoTrip-də mən və müvafiq girişi olan digər işçilər şəxslər kimi asanlıqla biletləri və otelləri bron edə və ödəyə bilərik. Bütün proses 2-3 dəqiqə çəkir: şəxsi hesabınıza daxil olursunuz, tarix və təyinat yeri doldurursunuz və istədiyiniz uçuşu seçirsiniz. Pasport məlumatlarını və bonus kartı nömrəsini daxil etməyə ehtiyac yoxdur, siyahıdan işçi seçdiyiniz zaman onlar avtomatik yüklənəcək.

Bundan əlavə, siz mürəkkəb marşrut yarada və ya səyahətinizi daha çevik təşkil edə bilərsiniz. Məsələn, bir gün müxtəlif hava yolları ilə uçun: səhər Ulyanovskdan Moskvaya Aeroflot ilə, axşam isə Pobeda ilə geri qayıdın. Buna icazə verilir, çünki onlayn xidmət müxtəlif aviaşirkətlərin biletlərini bir sifarişlə "yapışdıra" bilər. Səyahətinizi özünüz təşkil etsəniz, bu halda, daha çox vaxt aparacaq: iki aviaşirkətlə yazışma, ödəniş üçün iki faktura, iki dəfə çox bağlanış sənədləri.

Biletlərin və otelin pulunu iki yolla ödəyə bilərsiniz: depozitlə və korporativ bank kartından istifadə etməklə. Mən əmanətdən istifadə edirəm - "Hesab" bölməsindən faktura yazmaqla onu istənilən məbləğ üçün əvvəlcədən doldurmalısınız. Satınalma yalnız bankın iş saatlarında deyil, dərhal baş verir.

Hər hansı bir problem üçün xidmət dəstəyi komandası ilə əlaqə saxlaya bilərsiniz. O, gecə-gündüz işləyir və fors-major hallar axşam və ya həftə sonları baş versə belə, kömək göstərəcək.

Problem № 4. Sənədlərin bağlanması

İşgüzar səfər biletlərin alınması və otellərin rezervasiyası ilə bitmir. Yekun sənədləri hazırlamaq üçün daha çox səy lazımdır. Onları yalnız kağız şəklində göndərən aviaşirkətdən və oteldən ayrıca tələb etmək lazımdır. Çox vaxt göndərişlər poçtla gəlmir və itirilir. Bu, hesabat dövründə aşkar edilir, ona görə də təcili olaraq yekun sənədləri təkrarlaya bilən birinin əlaqəsini axtarmalısınız.

Problemi necə həll etmək olar

Qısa:OneTwoTrip for Business yekun sənədlərinin formalaşdırılmasını həvalə edin.

Hesab-fakturalar və hesabatlarla Biznes üçün OneTwoTrip-də hər şey daha sadədir. Hər ay bütün xidmətlər üçün akt və ƏDV-li otellər üçün hesab-faktura, hər rüb - üzləşdirmə aktı alırıq. Bütün hesab-fakturalar və hesabatlar “Sənədlər” bölməsində saxlanılır. İşçilərdən hansının onlara daxil ola biləcəyini konfiqurasiya edə bilərsiniz - katib, mühasib, menecer. Sənədlərin şəxsi hesabınızda saxlanma müddətində heç bir məhdudiyyət yoxdur və istənilən vaxt mövcuddur.

Alt xətt nədir

İşgüzar səfərlərin təşkili pula və vaxta qənaət edir. Xidmət sizə imkan verir:

• hava yolları və otellərlə uzun yazışmalardan imtina etmək;
• səfərləri birbaşa rəhbərlə əlaqələndirmək;
• ən sərfəli uçuş və yerləşdirmə variantlarını bron etmək;
• biletləri və oteli bir yerdə 2-3 dəqiqə ərzində vermək;
• fakturanı gözləmədən biletləri ödəmək;
• bağlanış sənədlərinin hazırlanmasını və saxlanmasını sadələşdirmək.