Hər şeylə ayaqlaşmaq üçün tapşırıqları necə düzgün qruplaşdırmaq olar

2024 Müəllif: Malcolm Clapton | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 03:47

Tapşırıqlar siyahısını tərtib etməklə məhsuldarlığı artırın.

Hamı çoxdan bilirdi ki, multitasking o qədər də yaxşı bir şey deyil: bu, diqqətimizi bir şeyə effektiv şəkildə cəmləməyimizə mane olur.

Məsələ burasındadır ki, bir tapşırıqdan digərinə keçid çox vaxt aparır - bu, Multitasking: Switching xərclərinin tədqiqatları ilə təsdiqlənir. İnsanlar axın vəziyyətinə daxil olduqda ən effektiv işləyirlər: diqqəti başqa heç nə ilə yayındırmadan bir fəaliyyətə tam diqqət yetirirlər.

Təəssüf ki, axını tutmaq həmişə mümkün deyil, çünki biz daim diqqətimizi tələb edən müxtəlif şeylərlə doluyuq. Bununla belə, müxtəlif fəaliyyətlər arasında keçid vaxtı və enerji itkisini minimuma endirməyə imkan verən bir hiylə var. Buna tapşırıq toplusu deyilir.

Bu texnikanın mahiyyəti belədir: siz eyni tipli tapşırıqları sözdə paketlərdə birləşdirirsiniz və sonra onları toplu şəkildə yerinə yetirirsiniz. Bu sadədir.

Tapşırıqları qruplaşdırmaq niyə faydalıdır?

Hər şeyi təsadüfi qaydada etmək ən asandır: planlaşdırma, prioritetləşdirmə və digər cansıxıcı şeylərlə məşğul olmaq lazım deyil. Bir şeyi xatırladın - və etdin. Və sonra növbəti tapşırığa keçdik.

Bununla belə, bu yanaşma diqqəti cəmləmə qabiliyyətiniz üçün çox faydalı deyil. “Psychology Today” jurnalında dərc olunan “The True Cost Of Multi-Tasking” adlı araşdırmaya görə, insan əlaqəli olmayan tapşırıqlar arasında keçid edərkən məhsuldarlığının 40%-ə qədərini itirir.

Başqa sözlə, əvvəlcə hesabat yazırsan, sonra e-poçtlara cavab verməyə başlayırsan, sonra kağız sənədləri sıralayırsan və sonra yenidən hesabata qayıdırsan, onda hər dəfə əvvəlki kimi olmayan yeni bir işə diqqət yetirməklə vaxt itirirsən. “İnsan Faktorları: Uğurlu Layihələr və Komandalar” kitabının müəllifi Tom DeMarko iddia edir ki, bu “dişli dəyişdirmə” 15 dəqiqə və ya daha çox vaxt apara bilər.

Toplu qruplaşdırma tapşırıqları bir fəaliyyətdən digərinə keçməyi asanlaşdırır. Tapşırıqlarınız nə qədər oxşardırsa, birini bitirdikdən sonra digərini yerinə yetirmək bir o qədər asan olar.

Toplu emaldan necə istifadə etmək olar

1. Görüləcək işlər siyahısı yaradın

Əvvəlcə nə etmək niyyətində olduğunuzu sadə bir siyahıda sətir-sətir yazın. Siz bunu kağız üzərində edə və ya çoxsaylı tapşırıqların idarə edilməsi proqramlarından istifadə edə bilərsiniz. Əsas odur ki, hər şeyi düzəldin. Hər gün (və ya ən azı həftədə bir dəfə) planlaşdırma vaxtı ayırmaq idealdır.

2. Tapşırıqları kateqoriyalara ayırın

İndi siyahı hazırdır, onun bütün maddələrini kateqoriyalara bölün. Onlar fərqli ola bilər - istədiyinizi seçin. Əsas odur ki, rahat və vizualdır.

Məsələn, "Danışıqlar" bölməsində "E-poçtlara cavab verin" və ya "Həmkarlara zəng edin", "Mətn" bölməsində "Məqalə yazın" və "Düzəlişlər edin" kimi tapşırıqları toplayın. Ev işləri, iş tapşırıqları, alış-veriş və s. üçün ayrıca kateqoriyalar yaradın. Belə bir sıralanmış siyahıda naviqasiya etmək daha asan olacaq.

Başqa bir seçim, tapşırıqların yerinə yetirilməli olduğu yerə uyğun olaraq paketlərdə toplanmasıdır. Məsələn, bütün satınalmaları "Supermarket" yeri ilə, iş tapşırıqlarını isə "Ofis" yeri ilə əlaqələndirin və s. Beləliklə, özünüzü mağazanın yaxınlığında tapsanız, görüləcək işlər siyahısına baxa və lazım olan bütün alışları dərhal görə bilərsiniz.

3. Vaxtı bloklayın

Tapşırıqların toplu işlənməsi vaxtın bloklanması texnikası ilə birlikdə əla işləyir. Siyahını kateqoriyalara böldükdən sonra hər kateqoriya üçün günün müəyyən vaxtını ayırın. Və müvafiq bloku təqviminizə əlavə edin. Bir zaman bloku ərzində yalnız bir kateqoriyadan olan şeyləri edin və digərlərinə məhəl qoymayın.

Başqa bir seçim, populyar Pomodoro texnikasını tapşırıqların yığılmasına bağlamaqdır. 25 dəqiqə ərzində bir paketdən fasiləsiz işlərlə məşğul olursunuz. Sonra 5 dəqiqə istirahət edin. Sonra başqa bir qrup hal ilə dövrü təkrarlayın.

4. Ən yüksək məhsuldarlığınızı nəzərə alın

Günün hansı saatında ən məhsuldar olduğunuza qərar verin. Əksər insanlar bu səhərə sahibdirlər, lakin qaranlıqda diqqətini daha asan tapan gecə bayquşları da var. Məhsuldarlığın zirvəsini tapın və onun daxilində ən yüksək prioritet kateqoriyalardan olan tapşırıqları yerinə yetirməyə çalışın.

5. Diqqəti yayındıran amilləri aradan qaldırın

Növbəti tapşırıqlar qrupunu yerinə yetirməyə başlayanda, təsadüfi bildirişin və ya telefon zənginin sizi narahat etmədiyinə əmin olun. Smartfonunuzu yoxlamaq üçün xüsusi vaxt ayıra bilərsiniz. Bir kateqoriyadan olan vəzifələri həll edərkən, qalanları haqqında düşünməyin.

Hansı tapşırıqları qruplaşdırmaq olar

Əslində, ümumiyyətlə, hər hansı bir. Scott Young, yazıçı, proqramçı, sahibkar və toplu emalın böyük pərəstişkarı, bir neçə nümunə verir:

• E-poçt.“Həftədə 4 saat necə işləməli” kitabının müəllifi Tim Ferris bəzən saatda 300 e-poçt alır. Və belə bir həcmə baxmayaraq, gündə bir dəfə onlara cavab verir, xüsusi olaraq bunun üçün vaxt ayırır.
• Oxumaq. Arada bir şey oxumaq demək olar ki, faydasızdır, çünki onsuz da çox şey xatırlamayacaqsan. Məlumatı düşünərək qəbul etməyin nə vaxt daha əlverişli olduğunu özünüz müəyyənləşdirin və bu dəfə oxumaq üçün sifariş verin.
• Telefon zəngləri. Zəng etməli olduğunuz insanların adlarını və onların telefon nömrələrini bir siyahıya yazın. Sonra siyahıdakı bütün namizədləri bir anda çağırın. Birincisi, bir daha telefon danışıqları sizi yayındırmayacaq. İkincisi, insanların ən az məşğul olduğu və sizinlə danışa biləcəyi günün vaxtını seçə biləcəksiniz.
• İstirahət və əyləncə. Bütün əyləncələri - filmləri, kompüter oyunları, gəzintiləri günün sonuna köçürün. Bu, sizi işi mümkün qədər tez bitirməyə sövq edəcək və bu gün üçün hər şeyin artıq yenidən qurulduğunu bilərək dincəlmək daha asan olacaq.
• Alış-veriş səfərləri. Evdən çıxmazdan əvvəl bütün tapşırıqları, alış-verişləri və tapşırıqları bir yığın halında toplayın və bir anda tamamlayın. Məsələn, eyni zamanda supermarketə, poçt şöbəsinə və kimyəvi təmizləməyə baş çəkə bilərsiniz. Təkcə vaxta deyil, benzinə də qənaət edin.
• Sosial şəbəkələrdə yazışmalar. Onlayn söhbət etmək üçün axşam saatlarını ayırın. Qalan vaxtlarda isə sosial media müştəri bildirişlərini qeyri-aktiv edin.
• Yemək bişirmək. Çox güman ki, hər gün bir şey bişirmək üçün kifayət qədər vaxtınız yoxdur. Xoşbəxtlikdən, sivilizasiya bizə mikrodalğalı soba kimi bir qurğu təqdim etdi. Növbəti həftə üçün yemək hazırlamaq üçün 1-2 gün ayırın və sonra onu yenidən qızdırın.
• Təmir. Nəhayət, bir araya gəlin və evin ətrafında uzun müddətdir gözləyən bütün kiçik işləri yerinə yetirin. Yanmış lampaları dəyişdirin, qapı dəstəyini və damcı kranı düzəldin.
• Reflekslər. Hər zaman düşünürsən, nəyisə planlaşdırmağa, bəzi problemləri həll etməyə çalışırsan, amma heç bir şey sənin üçün alınmır? Scott Young, hətta ciddi şəkildə müəyyən edilmiş bir zamanda etməyi düşünmək kimi bir şeyi tövsiyə edir. Bundan sonra nə edəcəyinizi və hansı məqsədlərə çatmaq istədiyinizi həftədə 2-3 saat planlaşdırmağı vərdiş edin.

Bəli, və bu baxımdan, toplu tapşırıqlar da bir vəzifədir. Buna görə də, sabah üçün siyahınızdakı maddələri paylamaq üçün xüsusi vaxt ayırın, tercihen axşam saatlarında.