Planlaşdırma xətası nədir və son tarixləri necə düzgün hesablamaq olar

2024 Müəllif: Malcolm Clapton | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 03:47

Bunu işdə və gündəlik həyatınızda edə biləcəyiniz altı üsul.

Planlaşdırma səhvi nədir

Son üç ildə evimin beş otağını rəngləmişəm. Yataq otağından başladım və bir həftə ərzində onu idarə etməyi planlaşdırdım. Ancaq son toxunuş yalnız bir ay sonra edildi.

Sizcə, ikinci otağa başladıqdan sonra onu rəngləmək üçün bir ay nəzərdə tuturdum? Amma yox. Əmin idim: artıq əlimi doldurduğum üçün mütləq həftəsonuna qədər, maksimum - növbəti ilə bitirəcəyəm. Amma yenə bir ay çəkdim. Digər otaqların hər birində olduğu kimi. Mətbəxdən başqa, daha uzun çəkdi.

Hər dəfə başqa otağı rəngləməyə hazırlaşarkən bir-iki həftəyə hər şeyin hazır olacağını gözləyirdim. Təcrübə mənə dedi ki, bir aydan az müddətdə bunu heç vaxt etməyəcəyəm. Ancaq bu dəfə işlərin mütləq daha sürətlə gedəcəyinə inamdan vaz keçmək çətin idi.

Problemləri həll etmək üçün lazım olan vaxtı az qiymətləndirməyimizə səbəb olan bu həddən artıq inamın bir adı var: planlaşdırma xətası. Bu konsepsiya 70-ci illərin sonlarında psixoloqlar Daniel Kahneman və Amos Tversky tərəfindən təqdim edilmişdir.

Alimlər izah etdilər ki, planlaşdırarkən insanlar çox vaxt keçmiş təcrübələrinə məhəl qoymurlar. Mənim vəziyyətimdə bu, hər dəfə otağı rəngləmək üçün bir ay çəkməyim idi. Adətən biz yalnız qarşıda duran vəzifəyə diqqət yetiririk: bu otaq kiçikdir, yəni onu rəngləmək çox çəkməyəcək.

Daniel Kahneman bu barədə "Yavaş düşün … Tez qərar ver" kitabında ətraflı danışır. O, planlaşdırma səhvlərinin adətən iki şeylə əlaqəli olduğunu müdafiə edir:

1. Keçmişdə oxşar tapşırıqları yerinə yetirmək üçün bizə nə qədər vaxt lazım olduğunu düşünmürük.
2. Güman edirik ki, gecikmələrə səbəb olan fəsadlarla qarşılaşmayacağıq.

Zamanın yanlış qiymətləndirilməsi nəyə gətirib çıxarır?

Layihə İdarəetmə İnstitutunun məlumatına görə, bütün layihələrin yarısından bir qədər çoxu qrafikə uyğun olaraq tamamlanır.

Ancaq otağın rənglənməsi üçün lazım olan vaxtın miqdarını qiymətləndirməmək bir şeydir (bu, sizə bir az narahatçılıq verəcəkdir). İş tapşırıqlarını və layihələri qiymətləndirərkən eyni səhvə yol vermək tamam başqadır. Burada nəticələr daha ciddi ola bilər.

Ən yaxşı halda bu, sizin və ya komandanızın iş vaxtından artıq işləməsi ilə nəticələnəcək. Ən pis halda - büdcə çatışmazlığı, kiçik qazanc, müdirlərdən və müştərilərdən narazılığa.

Tapşırıqları necə düzgün qiymətləndirmək olar

Bir intuisiyaya güvənərək planlaşdırmağı dayandırmalısınız. Xüsusi texnikadan istifadə etmək daha yaxşıdır.

1. Əvvəlki təcrübə üzərində qurun

Psixoloqlar Kahneman və Tversky tövsiyə edir: işə başlamazdan əvvəl yalnız nə edilməli olduğunu qiymətləndirmək deyil, həm də bu cür işlərə adətən nə qədər vaxt sərf olunduğunu təxmin etmək lazımdır.

Məsələn, mobil proqram üçün yeni funksiya yaratmalısınız - komandanızın oxşar işə nə qədər vaxt sərf etdiyini öyrənin. 4000 sözlük bloq yazısı yazmaq istəyirsinizsə, sonuncu dəfə neçə saat və ya gün çəkdiyinizə dair məlumatları tapın.

Əgər tək işləyirsinizsə, bu məlumatı toplamağın ən asan yolu vaxt izləmə proqramından istifadə etməkdir. Onu müxtəlif növ tapşırıqlarla tətbiq edin və daha sonra hazır hesabatlardan istifadə edin.

Komanda fəaliyyətləri üçün layihənin idarə edilməsi proqramı faydalıdır. Onların əksəriyyəti məlumat toplamaq üçün bir neçə üsuldan istifadə edir, məsələn, faktiki iş vaxtını nəzərə almaq və Gantt diaqramını qurmaq.

2. Başqasından tapşırığınızı qiymətləndirməsini xahiş edin

1994-cü ildə Amerika Psixoloji Assosiasiyasının "Şəxsiyyət və Sosial Psixologiya" jurnalı Roger Buhler, Dale Griffin və Michael Ross tərəfindən aparılan beş araşdırmanın nəticələrini dərc etdi.

Onlar təsdiq etdilər ki, insanlar Kahneman və Tversky tərəfindən təsvir edilən planlaşdırma səhvinə tez-tez yol verirlər. Ancaq başqa bir şey ortaya çıxdı: biz tez-tez öz vəzifələrimizin xərclərini səhv qiymətləndiririk, lakin başqasına nə qədər vaxt aparacağını çox yaxşı proqnozlaşdıra bilərik.

Tədqiqatçılar tədqiqat iştirakçılarından başqa bir insanın müəyyən tapşırığı yerinə yetirməsinin nə qədər vaxt aparacağını təxmin etmələrini istədi. Cavab verərkən daha çox mövcud təcrübəyə istinad edirdilər. Və o, orada olmayanda belə, onların qiymətləndirmələri tapşırığı yerinə yetirməli olanların nəticələrindən daha rasional idi.

Bunun səbəbi biz adətən öz qabiliyyətlərimizə çox nikbin yanaşırıq. Və başqasına gəldikdə daha obyektiv. Beləliklə, tapşırıqları özünüz qiymətləndirməyə çalışmaq əvəzinə, bir dostunuzdan və ya həmkarınızdan bunu sizin üçün etməsini xahiş edin.

3. Vaxt intervalı yaradın və gecikmələrin mümkünlüyünü nəzərə alın

Məşhurlar var - bildiyimiz şeylər ki, onları tanıyırıq. Məlum bilinməyənlər də var - bildiyimiz, bilmədiyimiz şeylər. Ancaq hələ də bilinməyən bilinməyənlər var - bunlar bizim bilmədiyimiz, bilmədiyimiz şeylərdir.

Donald Ramsfeld Amerikalı siyasətçi

Bu sitata tez-tez layihənin idarə edilməsində istinad edilir. Ramsfeldin danışdığı naməlum naməlum məqamları izah etmək üçün idarəçilər qeyri-müəyyənlik konusu adlandırdıqları şeydən istifadə edirlər. Bir tapşırığın tələb edə biləcəyi vaxt aralığını göstərmək üçün nəzərdə tutulmuşdur.

İlk dəfə bir layihə üzərində işləməyə başlayanda hələ də bu barədə çox az şey bilirsiniz. Buna görə də, onu başa çatdırmaq üçün lazım olan faktiki vaxt proqnozdan çox fərqli ola bilər. Siz işin iki gün çəkəcəyini düşünürsünüz, amma əslində səkkiz gün çəkə bilər. Və ya bir neçə saat.

Amma proses irəlilədikcə bu diapazon daralır. Bununla belə, yalnız sonunda nə qədər vaxt lazım olduğunu dəqiq deyə bilərsiniz - layihə tamamlandıqda.

Yenə də qeyri-müəyyənlik konusu daha dəqiq qiymətləndirməyə imkan verir. Qarşıdan gələn layihə haqqında çox şey bilmirsinizsə, aralığın aşağı sonunu tapmaq üçün təxmini icra müddətini dördə bölün və yuxarı həddi müəyyən etmək üçün eyni ilə çoxaldın. Nəticə, məsələn, 1 gündən 16 günə qədər olacaq.

Belə bir böyük diapazon sizə uyğun gəlmirsə, mühasibat uçotu üçün yalnız yuxarı həddi istifadə edin - onda, ehtimal ki, iş 16 gün çəkəcək. Bu, ən dəqiq rəqəm deyil, lakin çox güman ki, ilkin proqnozunuzdan daha reallığa yaxındır.

4. Problemi üç nöqtə ilə qiymətləndirin

Bu üsul daha obyektiv olmağa kömək edəcək. Hər bir tapşırıq üçün bir qiymətləndirmə verməlisiniz:

• ən yaxşı ssenari;
• ən pis vəziyyət ssenarisi;
• çox güman ki, ssenari.

İlk rəqəm çox güman ki, ilkin proqnozunuza uyğun olacaq. Ən çox ehtimal olunan ssenarinin qiymətləndirilməsi sizdə olan empirik məlumatlara əsaslana bilər. Və ən pisini qiymətləndirərkən, hər şey səhv getsə, bunun nə qədər vaxt aparacağını düşünməlisiniz.

Üç rəqəmlə orta hesabla. Məsələn, ən yaxşı ssenari üç gün, ehtimal beş gün, ən pisi isə doqquzdursa, sadəcə əlavə edin: 3 + 5 + 9 = 17. Sonra həmin rəqəmi üçə bölün. Orta hesabla 5, 67 gün çıxır - bu, tələb olunan vaxt proqnozunuzdur.

5. Səhv dərəcəsini hesablayın

Ağıllı İnsanlar üçün Fərdi İnkişaf Kursunun müəllifi Stiv Pavlina planlaşdırmada nə qədər səhv etdiyinizin əmsalını hesablamağı tövsiyə edir. Gələcəkdə bu nömrə bütün tapşırıqlarınız üçün istifadə edilə bilər.

Yaxın gələcəkdə yerinə yetirməli olduğunuz bir neçə tapşırıq üçün vaxtın təxminini verin. Fərziyyələrinizi yazın. İşi bitirdikdən sonra sonda nə qədər xərclədiyinizi qeyd edin.

Bütün planlaşdırılan vaxtları birlikdə əlavə edin. Həqiqi ilə eyni şeyi edin. İndi bütün faktiki vaxtı orijinal təxminə bölün - istədiyiniz nisbəti əldə edirsiniz.

Məsələn, bir neçə tapşırığı yerinə yetirmək üçün 12 saat çəkəcəyini təxmin edirsiniz. Sonda 15 xərclədik. Səhv nisbəti: 15/12 = 1.25. Bu o deməkdir ki, tapşırıqlar planladığınızdan 25% daha uzun çəkdi.

İndi, həmişə ilkin təxminlərinizi nəticədə çıxan səhv faktoru ilə çoxaldın - və onlar daha dəqiq olacaq.

6. Günün ən məhsuldar olmayan vaxtlarında qiymətləndirmə aparın

Amerikalı analitik və biznes ədəbiyyatı müəllifi Daniel Pink Timehacking kitabında. Elm bizə hər şeyi vaxtında etməyə necə kömək edir”deyə xronotiplərimizlə - daxili saatlarla bağlı araşdırmaya başladı.

Onların gün ərzində hisslərimizə necə təsir etdiyini öyrəndi. Və öyrəndim ki, xronotiplər təkcə fiziki və zehni fəaliyyətimizi idarə etmir, həm də günün hansı saatlarında daha çox yaradıcı olduğumuzu, müsbət və mənfi fikirlərə meylli olduğumuzu müəyyən edir.

Pink Twitter-də insanların əhval-ruhiyyəsini təhlil edən Scott Golder və Michael Macy-nin araşdırmalarına istinad edir. Onlar aşkar ediblər ki, məhsuldarlığın aşağı olduğu dövrlərdə istifadəçi yazıları adətən çox müsbət olmur.

Əksər insanlar üçün bu azalma günün ortasında, nahardan dərhal sonra baş verir. Qolder və Meysinin fikrincə, bu müddət ərzində yaxşı əhval-ruhiyyədə olmanız çətin deyil. Bu, sizə həddən artıq inam və optimizmdən qaçmağa və nəticədə daha səmərəli plan qurmağa kömək edə bilər.

Beləliklə, sonuncu metodun mahiyyəti məhsuldarlığın azalması zamanı tapşırıqları qiymətləndirməkdir. Bu oyandıqdan təxminən altı saat sonra. Ancaq dağılma və yorğunluq hissi gələnə qədər gözləyə bilərsiniz.

İşin nəticələrinə əsasən vaxtınızı bu şəkildə planlaşdıraraq reallığa yaxınlaşıb-yaxınmadığınızı yoxlayın.

Planlaşdırma səhvini başa düşmək sizə tapşırıqları düzgün qiymətləndirməyə kömək edəcəkdir. Öz qabiliyyətlərinizi həddən artıq qiymətləndirmək meylinizi idarə edə bilməyəcəksiniz. Ancaq həddindən artıq optimizmin necə təsir etdiyini başa düşsəniz və bu təsiri azaltmağa çalışsanız, vaxtınızı daha yaxşı idarə edəcəksiniz.