Hər şeyi qaydasına salmaq və hər şeydən xəbərdar olmaq üçün necə: GTD sistemi üçün tam bələdçi

2024 Müəllif: Malcolm Clapton | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 03:47

İstənilən layihəni planlaşdırmağa kömək etmək üçün nəzəriyyədən şablona qədər.

GTD niyə yaxşıdır?

Məhsuldarlıq xidmətləri ilə bağlı problem hər kəsin özünü bütün problemləri həll edə biləcəyi, məlumat saxlaya biləcəyi, ünsiyyət qura biləcəyi bir yer kimi yerləşdirməsidir. Əksər xidmətlər sizdən onlara üstünlük vermənizi və hərəkət etməyinizi xahiş edir.

Ancaq çox az adam diqqətini vacib tapşırıqları yerinə yetirməyə cəmləyə bilər və hər cür xırda şeylərə diqqət yetirmir: təcili tapşırıqlar, həmkarların, dostların və ya tanışların istəkləri. Tapşırıqlar çox olanda onların öhdəsindən gəlmək çətindir. Buna görə də, praktikada işləri idarə etmək üçün bir neçə xidmətdən istifadə etməlisiniz. Görüləsi işlər çox olduqda, biz bu xidmətlərdə və siyahılarda çaşqın olmağa başlayırıq və nəticədə onlardan istifadə etməyi dayandırırıq.

Getting Things Done (GTD) metodologiyası istənilən problemi həll edə biləcəyiniz vahid sistemin qurulması üçün universal plan təqdim edir. Heç nəyi unutmayacağınıza əmin olacağından rahatlaşa və narahat olmaya biləcəksiniz. Doğru zamanda, sistem nə etmək lazım olduğunu və nəyə diqqət yetirməyi təklif edəcək.

Bəs niyə bu qədər çoxu səmərəsiz işləyir?

İnsanlar çoxlu layihələr, işlər və tapşırıqlar olanda səmərəsiz işləməyə başlayırlar. Onlara prioritet qoymaq bir yana, bütün bunları başlarında saxlamaq çətindir. Ona görə də ya ümumiyyətlə heç nə edilmir, ya da ən asanı edilir və mühüm işlər sonraya təxirə salınır. Başqa bir problem ortaya çıxır: təcili tapşırıqlar dünən həll edilməli olanda.

Bundan əlavə, insan daha tez yorulmağa başlayır, əsəbiləşir. Davamlı olaraq rutin çarxında dələ kimi qaçır və həqiqətən vacib, pul və strateji layihələr kənarda qalır.

David Allen tərəfindən 2001-ci ildə nəşr olunan və dünya bestsellerlərinə çevrilən bir kitabda təsvir edilən Getting Things Done sistemi bu vəziyyətin öhdəsindən gəlməyə kömək edəcək.

Bilməli olduğunuz əsas GTD anlayışları haqqında mənə məlumat verin

Rutin - bunlar narahat edən, diqqəti yayındıran və enerjini israf edən əməllər, düşüncələr və narahatlıqlardır. Rutin tapşırıqlara çevrilənə qədər ona nəzarət etmək mümkün deyil. Eyni problemləri dəfələrlə düşünmək məyusluq və stress yaradan yaradıcı enerjinin səmərəsiz istifadəsidir.

GTD-nin məqsədi başınızı gündəlik işlərdən azad etmək və daxili stressi aradan qaldırmaqdır.

İnsanın operativ yaddaşı- qısamüddətli yaddaşın yerləşdiyi beynin sahəsi. Biz adətən hazırkı yarımçıq işlərimizi, başqa insanlara verilən vədləri və bizi narahat edən digər düşüncələri yerləşdiririk. Təəssüf ki, beyninizin düzgün işləməsi üçün saxlaya biləcəyiniz rutin miqdarında bir məhdudiyyət var. Əgər operativ yaddaşınız doludursa, siz kiçik işlərlə diqqətinizi yayındırır və hədəflərinizi unudursunuz, bu da stressə səbəb olur.

Məlumat toplama vasitələri- məlumatın hara getdiyini və nə edilməli olduğunu qeyd etdiyiniz yer. Misal üçün:

• təşkilatçılar;
• noutbuklar;
• E-poçt;
• təqvim;
• səs yazıcı.

"Gələnlər qutusu" səbəti- tapşırıq və tapşırıqlara çevirdiyiniz rutin üçün tək bir depo. Gələnlər qutunuzla işləmək üçün ən vacib qaydalardan biri onu müntəzəm olaraq təmizləməkdir.

Sadə hərəkətlər - tamamlanması iki dəqiqədən az vaxt aparan bir addımlı hərəkətlər. Praktikada belə məsələlərə beş dəqiqə vaxt ayırmaq daha əlverişlidir.

Layihə - tamamlamaq üçün birdən çox addım tələb edən tapşırıq. Layihə haqqında xatırlatma buraxmaq və onun həyata keçirilməsi üçün ilk addımları təsvir etmək lazımdır. Nəticədə, layihə növbəti beş dəqiqə ərzində tamamlana və yekun nəticə əldə edilə bilən sadə bir hərəkətə çevrilir.

Layihədə təfərrüatları təsvir edən kart və ya fayla keçid olmalıdır: məsul, son tarixlər, kateqoriya (məsələn, "Marketinq", "Hüquq", "İnkişaf"), tapşırıqları olan daha kiçik kartlara keçidlər. Bu struktur Trello-da təşkil etmək üçün əlverişlidir.

Kontekst siyahısı - müəyyən şərtlər altında yerinə yetirmək üçün əlverişli olan tapşırıqların siyahısı. Məsələn, "Satınalmalar" kontekstli siyahısında mağazada alınması lazım olan əşyaların və məhsulların siyahısı olacaq. Zənglər siyahısında boş olduğunuz zaman ediləcək zənglərin siyahısı ola bilər.

İşlədiyiniz və ünsiyyət qurduğunuz insanlar üçün fərdi kontekstli siyahılar hazırlamaq rahatdır. Müəyyən bir şəxslə görüşərkən, tez bir zamanda siyahını aça və lazımi məsələləri həll edə bilərsiniz.

Təqvimdən necə istifadə edirəm?

Təqvimə aşağıdakılar daxil edilməlidir:

• müəyyən vaxtda yerinə yetirilməli olan hərəkətlər (görüşlər, işgüzar görüşlər, seminarlar);
• müəyyən bir gündə edilməli olan hərəkətlər (layihəni müəyyən bir tarixə qədər bitirin, konfransda iştirak edin);
• konkret tarixlər haqqında məlumat (yubileylər, ad günləri, bayramlar).

Bütün bunları izləmək üçün Google Təqvimdən istifadə edirəm. Bu xidmət rahatdır, çünki:

• həm telefondan, həm də kompüterdən əldə edilə bilər;
• bir ekranda bir neçə təqvim eyni anda göstərilə bilər;
• smartfonda xatırlatmalar var.

Təqvimə nəsə əlavə etmisinizsə, ya onu edirsiniz, ya da başqa bir tarixə təxirə salırsınız. Gündən-günə müntəzəm olaraq dəyişdirilən işlər siyahısı ilə təqvimi qarışdırmağa ehtiyac yoxdur. Bu cür siyahılar üçün ayrıca həllər var.

Mütəmadi olaraq müştərilərə, təchizatçılara və ya podratçılara müəyyən vaxtda zəng etmək lazımdırsa, bunun üçün CRM sistemindən istifadə etmək daha yaxşıdır.

Hansı siyahıları yaratmalısınız?

Prioritet fəaliyyət siyahıları

Həftəlik hesabat tərtib etmək, rəqibin veb-saytını araşdırmaq, poçt qutunuzdakı gələnlər qutusunu təmizləmək, dizaynerlər üçün texniki tapşırıq hazırlamaq - bütün bu hərəkətlər iki dəqiqədən çox vaxt aparır, lakin heç kimə həvalə edilə bilməz. Biz belə şeyləri prioritet tədbirlər siyahısına salıb gün ərzində həyata keçiririk.

Belə siyahılarla işləmə qaydaları:

• Siyahılar çox olmamalıdır, iki-üç kifayətdir. Məsələn, Şəxsi, İş, Ailə. Siyahıdan müəyyən bir gün üçün tapşırığınız varsa, təqviminizdə xatırlatma qurun.
• Bu siyahıdakı tapşırıqları kontekstlə qeyd etmək rahatdır: "Yolda", "Kompüterdə", "Oxu", "Alın", "Vədlər". Tapşırıqların bir və ya bir neçə etiketi ola bilər. Məsələn, "Köpəyi gəzdirin" tapşırığı "Şəxsi" layihəyə və "Vədlər" etiketinə istinad edəcək.
• Siyahıya bir tapşırığı əlavə etməzdən əvvəl, ümumiyyətlə bunu etməyiniz lazım olub-olmadığını düşünün. Cavab bəlidirsə, işi şəxsən tamamlamalı olduğunuza qərar verin. Axı, bir tabeçiliyə səsli mesaj göndərə və ona nümayəndə verə bilərsiniz. Təyin etdiyiniz tapşırıqlar "Təyin edildi" etiketlənəcək. O, həm İş siyahısından, həm də Şəxsi siyahıdan halları ehtiva edəcək.
• Siyahıları mütəmadi olaraq nəzərdən keçirin. Boş dəqiqəniz olduqda bunu edin. Əvvəlcə yerinə yetirilməli olan tapşırıqları yerinə yetirin.
• Ən azı ayda bir dəfə görüləcək işlər siyahılarınızı təmizləyin.

"Bir gün" siyahısı

Bu siyahıya aktiv fəaliyyət tələb etməyən şeylər daxildir. Ola bilər:

• almaq istədiyiniz kitablar, yazılar, video təlimlər;
• mənimsəmək istədiyiniz faydalı bacarıqlar;
• ziyarət etmək istədiyiniz yerlər;
• almaq istədiyiniz şeylər.

Siz vaxtaşırı bu siyahıya baxmalı, qeydlər aparmalı və onları işin aparılacağı məqsədlərə çevirməlisiniz.

Gələcəkdə faydalı olacaq məlumatı necə saxlayırsınız?

Bu məlumat heç bir hərəkət tələb etmir. Bu məlumatların saxlanması üçün əsas meyarlar:

• Başlıqlar, etiketlər, qısa təsvirlər üzrə rahat axtarış.
• Məlumatın depoda yerləşdirilməsinin asanlığı.
• İnformasiya saxlanmasının intuitiv strukturu. Yeni məlumatlar daxil olduqda, siz tez bir zamanda kateqoriya və alt kateqoriyanı hara yerləşdirəcəyinizi seçməlisiniz.
• İstənilən cihazdan yaddaşın mövcudluğu.

Məcburi GTD ritualları varmı?

Bəli, onlardan bir neçəsi var.

"Gələnlər qutusu" səbətində bütün məlumatların toplanması

Məlumat toplamaq üçün bir çox vasitə var. Ancaq bütün bunlar işləməyə davam edəcəyiniz bir yerə axmalıdır.

Gələnlər qutusunun zibil qutusunun boşaldılması

Həftədə bir və ya iki dəfə Gələnlər qutusu siyahısını nəzərdən keçirməli və yığılanları qovluqlar və ya qısa yollar üzrə çeşidləməli olacaqsınız. Bu ritual hərəkətlərin başa düşülən alqoritmindən və onların sistemli təkrarlanmasından formalaşan vərdişə çevrilməlidir.

İş sisteminizi həftəlik olaraq necə təmizləməyinizə dair sadə, addım-addım planınız olmalıdır. İşlərin baxıldığı günləri qeyd edəcəyiniz bir təqvim yaradın. Məsələn, 30 gün ərzində ən azı 20 gün ərzində Gələnlər Qutunuzu boşaltsanız və təqviminizdə günləri işarələsəniz, özünüzə mükafat təyin edin.

Prioritet tədbirlərin siyahısına və "Bir gün" siyahısına yenidən baxılması, prioritetləşdirilməsi

Siyahılara yenidən baxarkən, düzgün prioritet vermək və güclü tərəfləriniz barədə realist olmaq vacibdir. Bu, özünüzü hədsiz işlərlə yükləməmək və səmərəsizliyinizi həyata keçirməkdən əziyyət çəkməmək üçün lazımdır.

Lazımsız səbətlərin məhv edilməsi

Tez-tez həmkarları və tərəfdaşları ilə ünsiyyət qurarkən, yeni poçt qutuları, sənədlər və siyahılar görünür.

Tapşırıq hər şeyi mümkün qədər avtomatlaşdırmaqdır ki, məlumatlar Gələnlər qutusu qovluğuna axsın.

Bu poçt qutusu və ya elektron planlayıcı ola bilər. Avtomatlaşdırma və məlumatların yönləndirilməsi üçün IFTTT və Zapier xidmətləri uyğundur. Məlumat toplamaq üçün daha az səbət olmalıdır.

Gələnlər qutusu səbəti ilə necə işləmək və yığılmış işləri çeşidləmək olar?

Əvvəlcə gələnlər qutunuzdan tapşırığı, işi və ya məlumatı çıxarın və suala cavab verin: “Bu nədir? Həqiqətən bir şey etmək lazımdırmı?”

Heç bir şey etmək məcburiyyətində deyilsinizsə, iki seçiminiz var. Artıq yararsız olan zibildirsə, onu atırsınız. Əgər faydalı məlumatdırsa, onu arxivə qoyun. O, kateqoriya və etiketə görə strukturlaşdırılmalıdır, ona görə də axtardığınızı tapmaq asandır.

Məlumatla bir şey etmək lazımdırsa, üç seçim var:

1. Tələb olunanları tamamlayın. Hərəkət vacibdirsə və 2-5 dəqiqədən çox olmayacaqsa.

2. Kiməsə həvalə etmək. Əgər hərəkət iki dəqiqədən çox çəkirsə, onu kiməsə həvalə edə biləcəyinizi düşünün.

Kiməsə səlahiyyət verərkən aşağıdakılar yazılmalıdır:

• yekun nəticə;
• iş planı (məqsədə gedən yol);
• tapşırığın yerinə yetirilməsi üçün son tarix;
• nəzarət tarixi və ona hazır olmalı olan nəticə (aralıq və ya yekun).

3. Gələcək üçün təxirə salın. Bunu edərkən göstərin:

• istədiyiniz nəticə;
• görüləcək ən yaxın növbəti tədbir. Unutmayın: layihəni bütövlükdə başa çatdırmaq mümkün deyil, yalnız sizi son nəticəyə yaxınlaşdıracaq konkret sadə addımlar ata bilərsiniz;
• son tarix. Dəqiq vaxt çərçivəsi yoxdursa, hərəkəti "Bir gün" siyahısına əlavə edin.

Siz təyin olunmuş gündə onları almaq üçün özünüzə mesaj göndərə bilərsiniz. Bunun üçün həm düzgün gündə xatırlatma olan "Google Calendar", həm də müəyyən vaxtda sizə e-poçt göndərəcək Bumeranq poçt proqramı uyğun gəlir.

İşinizi necə planlaşdırmalısınız?

Bütün işləri üç mərhələyə bölmək olar:

1. Əvvəlcədən planlaşdırılanların həyata keçirilməsi. Bu həm sizi hədəfinizə yaxınlaşdıran strateji əhəmiyyətli şeylər, həm də sadəcə edilməsi lazım olan rutin ola bilər.
2. İşin gözlənilmədən göründüyü kimi yerinə yetirilməsi. Bu, gün ərzində həmkarlardan, menecerlərdən tapşırıqlar, müştərilərdən məktublar gəldiyi zamandır.
3. Gələcək işlərin planlaşdırılması: siyahıların tərtib edilməsi və onlara yenidən baxılması, prioritetlərin müəyyən edilməsi. Bu nöqtə, planlaşdırma xatirinə planlaşdırma etməyiniz üçün çox uzun sürməməlidir.

İşlərin və tapşırıqların planlaşdırılması təcrübəsi (memo-kitab) David Allenin kitabında təsvir edilmişdir.

David Allen Şəxsi Performans və Vaxtın İdarə Edilməsi üzrə Məsləhətçi, GTD Məhsuldarlıq Metodologiyasının müəllifi

Xatirə kitabı üçün sizə 43 qovluq lazımdır: 31-i 1-dən 31-ə qədər rəqəmlərlə, digər 12-si isə ayların adı ilə qeyd olunur. Sabahdan etibarən gündəlik qovluqlar önə qoyulur. 31 nömrəli qovluğun arxasında növbəti ayın qovluğu, arxasında isə qalan ayların qovluqları var.

Növbəti gün üçün qovluğun məzmunu gündəlik olaraq zibil qutusuna köçürülür, sonra qovluq gündəlik qovluqların sonuncunun arxasına yerləşdirilir (sanki növbəti aya keçirilir). Cari ay üçün 31-ci qovluğu boşaltdığınız zaman, onun arxasında yeni ayın adı olan qovluq, sonra isə yeni ayın günləri olan qovluqlar olacaq. Eynilə, cari ayın keçdiyi qovluq növbəti ilə köçürülür.

Müəyyən bir qovluqda xüsusi hərəkətlər tələb edən sənədləri (doldurulmalı olan bir forma, göndəriləcək məktub) saxlamalısınız.

Sistemin işləməsi üçün onun hər gün yenilənməsi lazımdır. Sabahın qovluğunu yeniləməyi unutsanız, sistemə etibar edə bilməzsiniz. Digər yollarla həll edilməli olan vacib məlumatlar qaçırılacaq.

Əgər bir neçə günə yola düşürsünüzsə, getməzdən əvvəl olmayacağınız günlər üçün qovluqları yoxlamaq lazımdır.

Müasir planlaşdırma sistemlərini nəzərə alaraq onu praktikada necə təşkil etmək olar:

1. Yadda qalan kitab əvəzinə, hər gün üçün işlər siyahıları olan təşkilatçıdan istifadə edin və ona cari günün tapşırıqlarını daxil edin. Görüşlər və vaxta bağlı işlər əvvəlcə qeydə alınmalı və xatırlatmalar qurulmalıdır ki, sistem onları əvvəlcədən xəbərdar etsin.
2. Bir ay ərzində görüləcək işlər siyahısı olan bir fayl yaradın. Bu, bu müddət ərzində etmək istədiyiniz işlərin siyahısıdır. Bütün ay ərzində ona davalar əlavə edirsiniz. Tapşırıqlara yenidən baxılması həftədə bir dəfə aparılmalıdır. Ən vacib işlərinizi planlaşdırarkən, prioritetlərinizi başa düşməyiniz üçün həftəni həftəyə səpin. Onları ilk növbədə yerinə yetirəcəksiniz, əks halda hər zaman kiçik və təcili işlərə gedəcəksiniz.
3. İl üçün planları olan bir fayl yaradın. Ayda bir dəfə nəzərdən keçirilməlidir. Bu fayldakı işlər aylıq planlara köçürülür.
4. 3-5 illik uzunmüddətli hədəflər əsasında il üçün planlar qurun. Bunları ya ilin sonunda, ya da tətil zamanı, başın gündəlik işlərlə yüklənmədiyi vaxt təyin etmək daha yaxşıdır.

Bu dörd məqam David Allenin təbii planlaşdırma sistemi adlandırdığı şeydir. Bu sistem sizin üçün vacib olan məqsədlərə doğru irəliləməyə və gündəlik işlərə vaxt itirməməyə imkan verir.

Hər hansı bir layihəni planlaşdırmaq üçün istifadə oluna bilən hər kəsə uyğun bir plan varmı?

Əlbəttə. David Allen bunu Təbii Planlaşdırma Modeli adlandırır. Bir neçə mərhələdən ibarətdir.

Addım 1. Məqsəd və ideal nəticənin şəkli

Bir məqsəd və ya ideal son nəticə müəyyənləşdirin, ona nail olduğunuzu təsəvvür edin.

Onu müvəffəqiyyət üçün bütün meyarlarla (pul, insanlar, tanınma) təsvir edin. Son nəticəni nə qədər təfərrüatlı təsvir etsəniz, motivasiya bir o qədər güclü olacaq, xüsusən də konkret hərəkətlər etməli olduğunuz anlarda, lakin bunun üçün vaxt yoxdur.

Addım 2. Prinsiplər

Məqsədinizə çatdığınız zaman əməl edəcəyiniz prinsipləri təsvir edin. Məsələn: “Mən insanlara tam fəaliyyət azadlığı verəcəm, əgər onlar… (büdcə daxilində qalmaq, layihəni müəyyən müddətə qədər tamamlamaq).” Özünüzdən soruşun: “Hansı hərəkətlər fəaliyyətimə mane ola bilər? Onların qarşısını necə ala bilərəm?"

Prinsiplər aydındır və fəaliyyətlərin idarə edilməsi üçün etibarlı təlimat verir.

Addım 3. Beyin hücumu

Ağlına gələn müxtəlif fikirləri qeyd edərkən beyin fırtınası edin.

Beyin fırtınasının əsas prinsipləri:

• mühakimə etmə;
• mübahisə etmə;
• qiymətləndirməyin;
• tənqid etməyin;
• keyfiyyəti deyil, kəmiyyəti düşünmək;
• yan xətt təhlili və təşkili.

Addım 4. Siyahı şəklində layihə planı

Beyin fırtınası nəticələrinizi görüləcək işlər siyahısına daxil edin. Sonda planlaşdırmağa başlayın və geriyə dönün. Bu, hədəfinizə doğru ilk addımı planlaşdırmağı və müəyyən etməyi asanlaşdıracaq. Sondan planlaşdırma nümunəsi:

Məqsəd (ideal nəticə): Mən ispan danışa bilirəm və insanları başa düşürəm.

Bu niyə: Mən ispan tərəfdaşları ilə işgüzar danışıqlar zamanı tərcüməçilərin iştirakı olmadan ünsiyyət qurmaq və İspaniyada tətil zamanı başqaları ilə sərbəst ünsiyyət qurmaq istəyirəm.

Məqsəd üçün addımlar:

• Məqsədə çatmazdan bir addım əvvəl: Mən doğma ispan danışanını tapdım və onunla həftədə iki dəfə danışdım.
• Bir addım əvvəl: B1 dil biliyi imtahanından keçdim.
• Bir addım əvvəl: A1 bacarıq testindən keçdim.
• Bundan bir addım əvvəl: Ayda səkkiz dəfə ispan dili dərsləri aldım və bütün ev tapşırıqlarımı yerinə yetirdim.
• Bundan bir addım əvvəl: İspan dili kursuna yazıldım və bir aylıq təhsil haqqını ödədim.
• Bir addım əvvəl: İspan dili kursları haqqında məlumat topladım və müqayisə cədvəli hazırladım.
• İlk addım: Təqvimdə ispan dili kursları haqqında məlumat toplamaq üçün vaxt planlaşdırmışam.

Komanda bir tapşırıq üzərində işləyərkən və bütün planı bir yerdə təşkil etməli olduqda, Gantt diaqramından istifadə etmək rahatdır. Ondakı birinci sütun məqsədə gedən yoldakı mərhələlər, ikinci sütun məsul olanlardır. Daha sonra bir müddət olan sütunlar olacaq. Hüceyrələrdə konkret mərhələnin statusu olacaq, məsələn, "Planlaşdırılıb", "Davam edir", "Tamamlanıb", "Təxirə salınıb".

GTD və təbii planlaşdırma sistemi çətin görünə bilər. Ancaq onu özünüz üçün fərdiləşdirib müntəzəm istifadə etməyə başlayanda hər şeyin ilk baxışdan göründüyündən çox asan olduğunu hiss edəcəksiniz.