ALPEN metodundan istifadə edərək hər şeyi necə planlaşdırmaq və hər şeydən xəbərdar olmaq

2024 Müəllif: Malcolm Clapton | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 03:47

Alman dəqiqliyi ilə vaxtın idarə edilməsi.

ALPEN üsulu nədir

Bu, hər şeyi planlaşdırmağın başqa bir yoludur ki, hər şeyə vaxt tapmağınıza zəmanət verilir və eyni zamanda yüklə dəli olmayasınız. Onu alman iqtisadiyyat professoru və vaxtın idarə edilməsi üzrə mütəxəssisi Lothar Seivert icad edib.

Metodun müəllifi onu beş komponentə bölüb. Addımların adlarındakı ilk hərflər nəhayət almanca ALPEN (rus dilində "Alps") sözünə çevrildi:

A - tapşırıqların siyahısını tərtib etmək (Aufqaben);

L - tələb olunan vaxtın təxmini (L änge schätzen);

P - bufer vaxtının planlaşdırılması (Pufferzeiten einplanen);

E - tapşırıqların prioritetləşdirilməsi (Entscheidungen treffen);

N - ümumiləşdirmə (Nnəzarət).

Metodun mahiyyəti, hansı vəzifələrin həqiqətən vaxt almağa dəyər olduğunu və hansının daha sonra buraxıla biləcəyini başa düşməkdir. Üstəlik, sərf etməli olduğunuz vaxtla bağlı realist olun və unutmayın ki, fasiləsiz işləmək tükənməyə aparan yoldur.

Əslində, ALPEN metodu klassik vaxt idarəçiliyindən Eisenhower matrisi ilə blok planlaşdırmasının birləşməsidir.

ALPEN metodundan istifadə edərək işləri necə planlaşdırmaq olar

Siyahı hazırlayın

Hamısını yazın - bu gün etmək istədiyiniz hər şeyi. Sadəcə onu yazın: telefonunuzda kağız dəftərdə, dəftərdə və ya planlayıcıda.

Zehni siyahı tərtib etmək şirnikdirməsi, əlbəttə ki, böyükdür, lakin insanın "işləyən" yaddaşının resursları qeyri-məhdud deyil. Bəzi məlumatlara görə, o, eyni vaxtda dörd tapşırıq və ya obyekti saxlaya bilir.

Əvvəlcə şeylərə üstünlük vermək üçün vaxt itirməyin - sadəcə ağlınıza gələni yazın. Siyahının qorxulu dərəcədə təsir edici olacağı şübhəsizdir. Əla, belə də olmalıdır.

Bunun nə qədər vaxt aparacağını təxmin edin

Ən azı bir dəfə hər şeyi planlaşdırmağa çalışan hər kəs, demək olar ki, vaxtın idarə edilməsində yeni gələnlərin sevimli rakesinə keçdi: o, 15 tapşırığın siyahısını tərtib etdi, amma sonunda heç yarısını da etmədi, çünki onlar, fiziki olaraq ortaya çıxdı. iş gününə uyğun gəlmir. Nəticədə əsəbiləşdim və vaxtın idarə olunmasının bütün bu yeni üsullarından imtina etdim.

Bunun baş verməməsi üçün vaxt xərclərini başa düşməlisiniz. Siyahınızdakı hər tapşırığın neçə dəqiqə və ya saat çəkəcəyini düşünün. Mümkün qədər realist olun. Keçmiş təcrübə üzərində qurun və məsələn, tez yorulursunuzsa və ya işinizi təxirə salırsınızsa, şəxsiyyət xüsusiyyətlərinizi unutmayın. Yadda saxlamaq lazımdır ki, bütün bu məsələlər xəyali bir supermen üçün deyil, sizin üçündür.

Hesablamağı bitirdikdən sonra hər bir elementin yanında təxmini vaxtı yazın.

Bufer vaxtlarınızı planlaşdırın

Başqa bir ümumi səhv, hər şeyi bir-bir planlaşdırmaqdır. Belə bir strategiya, birincisi, insanın fasilələr verməsi lazım olduğunu nəzərə almır, ikincisi, bütün planların bir kiçik gecikmə və ya fors-major səbəbindən çökmə riski ilə üzləşməsinə səbəb olur.

Görüş təyin olunan vaxtdan bir az uzun çəkdi, podratçı sifarişi bir az gec verdi, bəzi həmkarlar gecikdi, tıxacda qaldınız, uşaq bağçada uzun müddət geyinirdi - vəssalam, aşağıdakı şeylər bütün gün təxirə salınmalı, hətta ləğv edilməli və yenidən çəkilməlidir. Bu adətən çox qəzəbli və əsəbi olur.

Buna görə də, hər bir tapşırıqdan sonra plana sözdə bufer vaxtını, yəni heç bir şeylə məşğul olmadığınız vaxta daxil etmək vacibdir.

Bir şey səhv olarsa, bu boş yuvalar sizə işin qalan hissəsinin öhdəsindən gəlməyə kömək edəcək. Əgər heç bir fors-major hal baş verməsə, siz fasilə vermək üçün bufer vaxtından istifadə edirsiniz: kofe içmək, gəzinti etmək, kitab oxumaq və ya sadəcə sükutla oturmaq. Nəhayət, bu vaxtı əlavə tapşırıqlara və ya şəxsi layihələrə həsr edə bilərsiniz.

Bufer bloklarının ölçüsünü özünüz təyin etməlisiniz. İdeal olaraq, ALPEN metoduna görə, onlar iş vaxtının 40% -ə qədərini təşkil etməlidirlər.

Tapşırıqlara üstünlük verin

Bu mərhələdə adətən aydın olur ki, tələb olunan vaxt və bufer blokları nəzərə alınmaqla, insanın ilk dəfə tərtib etdiyi işlər siyahısını bir gündə aradan qaldırmaq fiziki olaraq mümkün deyil. Buna görə də, prioritetləşdirməli və hansı vəzifələri saxlamalı və hansını ləğv etməli və ya yenidən planlaşdırmalı olduğunuzu seçməlisiniz.

Bunun üçün klassik bir vasitə uyğun gəlir - Eisenhower matrisi. Buna əsasən, siyahıdakı bütün vəzifələr şərti olaraq dörd kateqoriyaya bölünür:

1. Vacib və təcili. Əvvəlcə onlara müraciət etmək lazımdır.
2. Vacib, lakin təcili deyil. Birinci qrupla məşğul olduqdan sonra bunlara bir az vaxt ayıra bilərsiniz.
3. Təcili amma əhəmiyyətsiz … Onları həvalə etmək və ya vaciblərdən sonra üçüncü yerə qoymaq daha yaxşıdır ki, bütün günü onlara həsr etməmək və təcili tələlərə düşməməkdir.
4. Təcili və əhəmiyyətsiz deyil … Bunlar silinməli, kiməsə ötürülməli və ya arxa plana salınmalıdır.

Beləliklə, siyahınız əhəmiyyətli dərəcədə azalacaq və reallığa daha yaxın olacaq.

Ümumiləşdirin

Günün sonunda gün planlayıcınızı açın və özünüzə bir neçə sual verin:

• Nəyi bacardınız, nəyi bacarmadınız?
• Bütün planlaşdırılan tapşırıqlar üçün kifayət qədər vaxtınız olubmu?
• Tələb olunan vaxtı düzgün hesablamışam, yoxsa növbəti dəfə daha çox vaxt sərf etməliyəm?
• Planımda fors-majoru kompensasiya etmək və istirahət etmək üçün kifayət qədər bufer vaxtı var idimi?
• Son tarixləri pozmamaq, eyni zamanda gündəlik işlərə qarışmamaq üçün həm vacib, həm də təcili məsələlərlə məşğul olmağa vaxtım varmı?
• Növbəti dəfə planı mənim üçün daha rahat etmək üçün nə edə bilərsiniz?

Onlara cavab verdikdə, həll etmədiyiniz işləri növbəti günə təyin edin. Və "düzəliş səhvlərini" nəzərə alaraq yeni plan qurun.