E-poçt vaxtınızı azaltmaq üçün qeyri-aşkar, lakin işlək bir yol

2024 Müəllif: Malcolm Clapton | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 03:47

Poçtunuzla işləmək üçün sərf etdiyiniz vaxtı optimallaşdırmaq üçün e-poçtlarınızı mükəmməl qaydada qoymağa çalışmayın. MailChimp əməkdaşı deyir ki, hər şey daha sadədir. Bir neçə sadə addım - və bütün hərflərlə məşğul olmaq üçün gündə yalnız bir saat yarıma ehtiyacınız olacaq.

MailChimp-in dəstək qrupundan Jon Smith sınaq və səhv yolu ilə mükəmməl e-poçt düsturunu tapdı. Əvvəlcə bir çox qovluq yaratdı, sonra hər birini sildi, lakin bu yanaşmaların heç biri işə yaramadı. Və sonra tamamilə fərqli bir sistemə gəldi.

Məktublara cavabların demək olar ki, işində əsas yer tutmasına baxmayaraq, o, poçtla müxtəlif aksiyalara sərf olunan vaxtı gündə bir saat yarıma qədər azalda bilib. O, aşkar etdi ki, poçt qutusu məktublarla dolu olduqda belə, bir neçə sadə hərəkət hər şeyi dəyişdirə bilər.

Vaxtınızı nəyə sərf etməməlisiniz

Conun dediyi kimi, əvvəlcə məktubları təsnif etməyə çalışdı və hər cür qovluq yaratdı: müdirin mesajları üçün, müxtəlif layihələr haqqında məlumat üçün, hər hansı bir tədbir görməli olan mesajlar üçün və s. O hesab edirdi ki, bu, vaxta qənaət etməsinə kömək etməlidir. Ancaq əslində, o, təsnifat sistemini əzbərləməyə daha çox vaxt sərf etməyə, işin özünə isə daha az vaxt sərf etməyə başladı.

Məsələn, işlədiyim layihə ilə bağlı müdirimdən mesaj aldım və bu mesaj da məndən müəyyən hərəkətlər etməyi tələb etdi. Hansı qovluğa yerləşdirilməlidir? Və bu məktubu daha sonra harada axtaracağımı xatırlamaq ehtimalı nə qədər idi?

John Smith

Beləliklə, Con bütün qovluqlardan qurtulmaq qərarına gəldi və poçtunda tam xaos hökm sürdü. Sistemin olmaması həddindən artıq mürəkkəb sistemdən yaxşı deyildi. Sonra Con poçtla işləməyə yanaşmasını bir daha nəzərdən keçirmək qərarına gəldi. O, məktubları mövzuya görə deyil, yerinə yetirməli olduqları hərəkət növünə görə çeşidləmək qərarına gəlib. Bunu necə etmək olar.

Həddindən artıq mürəkkəbləşdirməyin

Sadəcə Gələnlər Qutunuzda yalnız cavab verməli olduğunuz mesajları buraxın. Ən vacibləri, əgər onları dərhal anlaya bilmirsinizsə, onları oxunmamış kimi qeyd edin.

Bəlkə də bu, sizə məntiqsiz görünəcək, çünki ən çox yanan şeylər mümkün qədər tez edilməlidir. Belədir və bəzən həqiqətən də bu cür mesajlara dərhal cavab vermək zərurəti yaranır. Amma vacib mesajları oxunmamış qeyd etməklə siz onları ümumi kütlədə mütləq itirməyəcəksiniz. Üstəlik, bu yolla siz bu e-poçtları köçürmək məcburiyyətində deyilsiniz: onlar Gələnlər Qutunuzda qalır və siz onlara çatana qədər diqqəti cəlb etməyə davam edir.

Mən poçt qutumda eyni anda 60-70-dən çox mesajın yığılmadığına əmin olmağa çalışıram. Bu, bir oturuşda asanlıqla idarə edə biləcəyim hərflərin sayıdır.

John Smith

Özünüz üçün müntəzəm poçt cədvəli yaradın

Con hər səhər poçt qutusunu təmizləmək üçün bir saat vaxt ayırır. Artıq qeyd edildiyi kimi, o, tez-tez təcili mesajları "oxunmamış" qoyur. Con xəbər bülletenlərini və şirkətdaxili kommunikasiyaları tez bir zamanda nəzərdən keçirir və həmin saat ərzində öhdəsindən gələ bildiyi qədər təcili olmayan mesajlara cavab verir.

Poçt göndərmə saatı sona çatdıqda, Con Smit poçt qutusunu bağlamır, lakin ona daha az diqqət yetirir. Yeni mesajlar gəldikdə, o, onlara üstünlük vermək üçün onların məzmununu və göndərənin adlarını tez bir zamanda skan edir. Əgər mesaja uzun müddət digər fəaliyyətləri kəsmədən cavab vermək olarsa, Con bunu edir. Amma o, yenidən poçt göndərməyə başlamır.

İş gününün sonuna yaxın Con daha 30 dəqiqə vaxt ayırır ki, onları yalnız poçtla işləməyə həsr etsin. Bu zaman o, ondan hər hansı bir tədbir görməyi tələb edən məktublarla məşğuldur: razılıq vermək, ətraflı cavab yazmaq və ya hər hansı bir qərar vermək. Məhz bundan sonra o, oxunmamış kimi qeyd etdiyi mesajlara diqqət yetirir.

Mən poçtla işləmək üçün daha çox vaxt sərf edə bilərdim, lakin bu cür vaxt məhdudiyyətləri diqqətimi daha yaxşı cəmləməyə və daha məhsuldar olmağa kömək edir.

John Smith

E-poçtları cavab növünə görə təsnif edin

Bəzi mesajlar üçün Con hələ də ayrıca qovluqlar yaratdı. Müəyyən məktubları oxunmamış qeyd etmir, yalnız iki istiqamətə paylayır. Bir həmkarından hər hansı bir hərəkət və ya cavab tələb edən mesajlar (mütləq təcili deyil), Con "To Do" qovluğuna yerləşdirir. Növbəti gün və ya həftənin sonunda baxıla bilən e-poçtlar üçündür.

Daha az təcili məktublar John "Oxu" qovluğuna köçür. Bundan əlavə, bülleteni avtomatik olaraq bu qovluğa yerləşdirən xüsusi filtrlərdən istifadə edir. Filtrləri quraşdırmaq cəmi bir neçə dəqiqə çəkir, lakin bu sadə addım daha sonra sizə çox vaxt və səyə qənaət edəcək.

Bu üsuldan istifadə etsəniz, mesajlara cavab vermənin təcililiyi ilə fərqlənən üç aktiv qovluq əldə edəcəksiniz: Oxunmamış mesajları olan Gələnlər qutusu, Ediləcək və Oxuyun.

Arxiv mesajları

Qalan hər şey üçün John Smith mesaj arxivləşdirmə funksiyasından istifadə edir. Bu, ona poçt qutusunu və başını lazımsız tapşırıqlardan təmizləməyə kömək edir.

Mesajı oxuyub lazımi tədbir görən kimi istər şirkət xəbəri olsun, istərsə də abunə olduğum xəbər bülleteni onu arxivləşdirirəm.

John Smith

Mesajda Conun gələcəkdə istinad üçün saxlamaq istədiyi mühüm məlumat varsa, o, arxivləşdirilmiş mesajı ulduz işarəsi ilə qeyd edir ki, onu daha tez tapsın.

Yazı silmək qərarına gəldikdə xüsusilə diqqətli olun

Con nadir hallarda mesajı silmək funksiyasından istifadə edir. Bu, onun real təcrübədən öyrəndiyi bir dərsdir. Bir gün Con həmkarından o zaman vacib hesab etmədiyi məlumatların yer aldığı mesajı sildi. Bu işçi şirkətdən ayrıldıqdan sonra Cona həmin məktubdan məlumat lazım idi. Sonra başa düşdü ki, başına bəla var.

Bundan sonra yalnız gələcəkdə mənim üçün mütləq faydası olmayacaq məktubları silməyə başladım. Mənə pişiklərlə yaraşıqlı giflər göndərən əziz həmkarlarım, inciməyin, amma “Zibil qutusuna” düşən mesajlar bunlardır.

John Smith

Bu sistemə çatmaq üçün John Smith onun üçün kifayət qədər təsirli olmayan bir çox müxtəlif yanaşmaları sınadı. O, digər insanların istifadə etdiyi üsulları sınaqdan keçirdi, lakin çox keçmədən fərqli bir şey sınamaq lazım olduğunu başa düşdü. Con belə bir nəticəyə gəldi ki, hər hansı bir sistem yalnız sizin xüsusi işinizin şərtlərinə yaxşı uyğunlaşdıqda işləyir.

Bu üsulu sınayın və ya özünüzdən bir şey tapın. Siz poçta daha az vaxt sərf etməyin bir yolunu tapa bilərsiniz.