GTD sistemi, təcrübə illərlə sübut edilmişdir

2024 Müəllif: Malcolm Clapton | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 03:47

Oxucumuz Oleq Bondarenko, işləri və bütün həyatı təşkil etmək üçün özünün sübut edilmiş GTD sistemini bölüşür. Heç kimə sirr deyil ki, GTD və oxşar mexanika haqqında demək olar ki, hər şeyi bilirik, lakin nadir hallarda onlardan uzun müddət istifadə edə bilirik. Əminik ki, bu sahədə uğur hekayəsi sizin üçün maraqlı olacaq.

Aşağıda illərin sınağından çıxmış formada şəxsi GTD tətbiqinin xülasəsi verilmişdir. Bəlkə kiməsə kömək edəcək.

Gələn tapşırıqları, ideyaları, düşüncələri aşağıdakı kimi bölürəm:

Dərhal başqa bir ifaçıya nə vurula bilər, mən onu dərhal itələyirəm. Mən xatırlatma tapşırığı əlavə edirəm "İcranı yoxlayın".
İndi 5-15 dəqiqə ərzində nə etmək olar. Mən oturub bunu edirəm.
Hansı ki, daha çox vaxt tələb olunur və ya indi etmək mümkün deyil. Buraya "XXX layihəsinin statusunu yoxlayın" tipli xatırlatma tapşırıqları da daxildir. Dərhal onu telefonumda və ya Google Tasks-dakı tapşırıqlar siyahısına daxil edirəm - hər şey sinxronlaşdırılır.
Maraqlı və perspektivli ola bilər. Mən onu Evernote-un bir dəstəsinə buraxıram. Təxminən həftədə bir dəfə nəzərdən keçirirəm, dəftərlərə görə sıralayıram. Bir şey vəzifələrə çevrilir.

3-cü bənd haqqında daha çox məlumat.

Tapşırıqların siyahısını uğurla saxlamaq üçün məlumatların idarə edilməsi və əldə edilməsi xərclərini minimuma endirməklə ciddi rəsmiləşdirmə tələb olunur. Buna aşağıdakı şəkildə nail olunur.

Hər bir tapşırığın strukturlaşdırılmış adı var: Layihə | Obyekt | Fəaliyyət

Layihə - bu, böyük bir tapşırıq qrupudur, EV, OFİS, MÜŞTƏRİD1 kimi qısaldılmış kod, … Hər bir Layihə üçün orta hesabla 1-10 tapşırıq olmalıdır. Layihə üçün ardıcıl olaraq daha çox tapşırıq varsa, mən bir hissəni əlavə Layihəyə ayırıram. Beləliklə, tapşırıqların qruplaşdırılması həmişə bir səviyyəlidir. Təcrübə göstərdiyi kimi, çoxsəviyyəli ağac şəklində tapşırıqların daha vizual qruplaşdırılması əslində lazımsız vaxt aparır və sistemin səmərəli istifadəsi üçün motivasiyanı azaldır.

Layihə daxilində tapşırıqların axtarışı əsas funksiyalarla həyata keçirilir: axtarış və ya çeşidləmə mənim sevimli üsulumdur.

Bir obyekt - bu, üzərində hərəkət etməli olduğunuz obyekt və ya şəxsdir. Burada hər şey sadədir.

Fəaliyyət - Obyekt üzərində yerinə yetirilməli olan elementar hərəkət.

Başqa bir əsas məqam: hər bir tapşırıq var bitiş tarixi, son tarix … Tapşırığın bitmə tarixinə əmin deyilsinizsə, cari olanı təyin edin. Cari tarixi təyin etsəniz və başqa bir şey etməsəniz, sabah tapşırıq vaxtı keçmişlər siyahısında olacaq və bu barədə qərar verməli olacaqsınız. Məsələn, həyat qeydlərindən çıxarın.

Bəzən müəyyən bir Layihə üçün yerinə yetirilməsi vaxtı və ardıcıllığı hazırda aydın olmayan tapşırıqların siyahısı görünür. Bu halda mən formanın ümumi tapşırığını axtarıram: Layihə Tapşırıqları. Şərhlərdə tapşırıqların siyahısını verirəm. Zaman keçdikcə vəziyyət aydınlaşır, nələrsə silinir, nələrsə yerinə yetirilir, nəsə böyüyüb ayrı bir vəzifəyə çevrilir. Hər halda, belə bir qrup girişindən belə, mən tarixi müəyyənləşdirirəm - nə vaxt ona istinad etmək və yoxlama aparmaq lazımdır.

Və son şey. Təcrübəmdə təxminən Tapşırıqların 50%-i yerinə yetirilmir seçilmiş tarixdə (və ya icra edilə bilməz). Çox şey məndən asılı deyil. "Layihənin statusunun yoxlanılması" tipli tapşırıqlar ümumiyyətlə uzun olur və vaxtaşırı diqqət tələb edir. Nəsə dəqiqləşdirilir və əlavə olunur. Bu cür tapşırıqlar daim sonrakı tarixlərə təxirə salınır. Bu normaldır (yeri gəlmişkən, bu, elektron təşkilatçıların böyük bir artıdır). Müddətlərin təxirə salınmasının əl işi həm də bəzən vacib düşüncələrə səbəb olması baxımından faydalıdır.