Necə e-poçt köləsi olmamaq olar: LinkedIn rəhbərindən 7 məsləhət

2024 Müəllif: Malcolm Clapton | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 03:47

Çox sayda insan hər gün eyni problemlə üzləşir: iş və kommunikasiya proseslərini tənzimləmək və təşkil etmək üçün nəzərdə tutulmuş e-poçt tez-tez amansız nəzarətçiyə çevrilir və sizi, sanki konveyer üzərində işləyirmiş kimi, gələn insanlara diqqət yetirməyə məcbur edir.. Diqqətinizi yayındıran kimi, daim yığılan məlumat səliqəli və təmiz poçt qutusunu tez bir zamanda zibilliyə çevirir, poçta qayıtmadıqca təmizləmək çətinləşəcək.

Bu gün sizə LinkedIn-in baş direktoru Jeff Weiner-dən e-poçt əlaqənizi idarə etmək üçün bəzi sadə məsləhətlər təqdim edirik. Bu növbətçi adam hər gün yüzlərlə insanla əlaqə saxlamağa məcburdur və onun bu informasiya uçqununda boğulmamasına imkan verən bir neçə hiyləsi var.

Gələnlər qutum mahiyyətcə iş axınımın mərkəzi mərkəzinə çevrildi - mən müntəzəm olaraq poçt vasitəsilə dünyanın 26 şəhərində 4300-dən çox işçi ilə əlaqə saxlayıram. Bu o demək deyil ki, mən həmişə e-poçtun pərəstişkarı olmuşam və ya poçtla işləməyimin Sisyphean işinə bənzədiyi vəziyyətlərim olmayıb.

Hər halda, illər ərzində mən "poçt mənə nəzarət edir" anlayışından "poçtu idarə edirəm" anlayışına keçməyə imkan verən bir neçə praktiki təlimat hazırladım.

1. Daha az poçt almaq istəyirsiniz - daha az poçt göndərin

Bu məsləhət gülməli dərəcədə sadə görünür, xüsusən də belə bir ümumi problem kontekstində, lakin mən özüm üçün bunu uğurlu e-poçt idarəçiliyi üçün qızıl qayda hesab edirəm.

Bu nəticə mənimlə ən yaxın əlaqədə olan iki nəfərin şirkətdən ayrıldığı əvvəlki şirkətdə işlədiyim zaman gəldi. İnsanlarla çox səmərəli ünsiyyət qurdular, çox çalışdılar və göründüyü kimi, çoxlu məktublar göndərdilər. Onlar şirkətdə işləyərkən e-poçt vasitəsilə gələn yazışmaların həcmi tamamilə normal görünürdü, lakin onlar gedəndən sonra poçtumdakı trafikin təxminən 20-30% azaldığını gördüm.

Poçtdakı bütün bu fəaliyyət təkcə onların məktubları deyildi: mənim onlara verdiyim cavablar var idi, həm də yazışmalara əlavə edilmiş bütün ünvanlıların məktubları və cavabları var idi. Çox vaxt bu mesajlar mənim müzakirədə məcburi iştirakımı tələb etmirdi.

O andan özümə aydın şərt qoydum - lazımsız yerə yazmamaq. Nəticə: iş fəaliyyətlərinə xələl gətirmədən daha az poçt və daha çox inbox sifarişi. O vaxtdan bu qaydadan kənara çıxmamağa çalışmışam.

2. Gözləyən e-poçtları oxunmamış kimi qeyd edin

E-poçtu oxunmamış kimi qeyd etmək mənim poçtla işləmə tərzimi əsaslı şəkildə dəyişdi. Gələn məktubları cəld keçmək, ən təcili olanlara dərhal cavab vermək, lazımsızları silmək kifayətdir. Sonradan qayıtmalı olduğum həmin məktubları, əgər vaxt olarsa, oxunmamış kimi qeyd edirəm. Bu, oxunan və cavabsız qalan mühüm məktubun unudulub poçt qutusunun bağırsaqlarına basdırılması qorxusunu aradan qaldırır. Eyni yanaşma bizə bir növ ToDo siyahısı həyata keçirməyə imkan verir, mən daha sonra ona qayıtmalı olacağam.

Mən hər iş gününü minimum belə gözlənilən məktublarla bitirməyə çalışıram və ideal olaraq, heç də olmamalıdır. Əgər bu gün onlara qayıtmağa vaxtım yoxdursa, növbəti iş səhəri onlarla işə başlayacağam.

3. Aydın poçt göndərişi cədvəli qurun

Son bir neçə il ərzində iş günlərindəki həyatım kifayət qədər aydın qrafikə uyğun gedirdi. Səhər saat 5: 00-5: 30-da oyanmaq, bir saat poçt şöbəsinə getmək, xəbər oxumaq, səhər yeməyi, uşaqlarla oynamaq, məşq, ofis, evə gəlmək, uşaqları yatmaq, həyat yoldaşı ilə şam yeməyi, istirahət (adətən bu, reklamlar və darıxdırıcı anlar zamanı gələnlər qutusu qovluğunun müşayiəti ilə təmizlənmə ilə televizora baxır).

Məlum oldu ki, belə bir cədvələ əməl edərək poçtu asanlıqla idarə edə bilirəm, lakin cədvəl bir az dəyişdirilən kimi poçt qutusunda xaos başlayır.

Bu halda, qutunuzun birdən-birə baxımsız qalacağının fərqinə varmadan artan təzyiqi hiss etməyəcəksiniz. Cədvəli yolda saxlamaq işləri nəzarətdə saxlamağa kömək edəcək. Bu Benjamin Franklinə kömək etdi, sizə də kömək edir.

4. Özünüzü daha aydın ifadə edin

Sınıq telefon oyununu xatırlayırsınız? Onda kifayət qədər gülməli idi, amma indi iş və biznes anlayışında hər şey nəzərə alınır, oyunlara isə vaxt yoxdur.

Sözlər çox vacibdir və qeyri-müəyyənlik və anlaşılmazlığın qarşısını almaq üçün çox diqqətlə seçilməlidir. Mətninizi anlamaq üçün nə qədər birmənalı və aydın olarsa, birincini aydınlaşdırmaq üçün ikinci məktubu almağınız ehtimalı bir o qədər azdır.

5. Qəbul edənlər haqqında düşünün

Çox vaxt belə görünür ki, To və Cc sahələri çoxları tərəfindən eyni kimi qəbul edilir. Əslində, onların köməyi ilə siz alıcılardan hansından cavab gözlədiyinizi və onu məlumatlandırmaq üçün məktubun surətinin kimə göndərildiyini birmənalı şəkildə aydınlaşdıra bilərsiniz.

Əslində, cavab tələb olunan alıcıları vurğulamamaq yazışmalarda çaxnaşma və çaşqınlıq yaratmağın ən sürətli yoludur. 1 alıcı əvəzinə 6 alıcı və 5 nüsxə 5 əlavə mümkün cavabdır, hər biri ayrı məktublar zəncirinə çevrilə bilər.

6. Qəbzi təsdiq edin

Əgər siz alıcı kimi göstərilibsə və məktub həqiqətən sizə ünvanlanıbsa, o zaman məktubu qəbul etdiyiniz barədə göndərənə məlumat verməyə tənbəl olmayın. Çox sözə ehtiyacınız yoxdur, sadə bir “alındı” və ya “alındı” kifayət edəcək. Bu, məlumatı tam və lazımi həcmdə aldığınıza işarə olacaq və göndərəndən artıq sizə eyni mövzuda başqa bir şey göndərmək tələb olunmur.

Əgər qəbzi təsdiq etməmisinizsə, göndərən məktubdan tamamilə xəbərsiz qalır. Bəlkə o, qutunun dərinliklərində itib? Əgər bu vacib məlumatdırsa, şübhə və narahatlıq göndəricini ilk məktubun alındığını təsdiqləmək tələbi ilə sizə başqa bir məktub yazmağa və ya iş yerində olmanız barədə başqasından soruşmağa məcbur edəcək. Əlavə adamlar cəlb olunur, əlavə məktublar göndərilir və alınır.

7. Emosiyaları poçtdan uzaq tutun

E-poçt düzgün istifadə edildikdə faydalı vasitə ola bilər. Yanlış istifadə olunarsa, dağıdıcı gücə də çevrilə bilər. Ən ümumi nümunə mübahisəli, ziddiyyətli və həssas məsələlərin müzakirəsi üçün poçtdan istifadədir.

İnsanların yazışmalarda eyni auditoriya qarşısında heç vaxt deməyəcəkləri söz və ifadələrdən necə istifadə etmələri məni heyrətləndirməyə davam edir.

Birdən özünüzü belə yazışmalarda tapsanız, sadə bir şey edin - dayandırın. Telefonu götürüb ünvana zəng etməklə və ya onunla şəxsən görüşməklə mübahisə və ya münaqişəni həll edə bilərsiniz. Mətn yazışmalarında belə incə şeylərlə məşğul olmaq olmaz. Mətn emosional komponenti, intonasiyanı və məsələnin konstruktiv həlli üçün həlledici ola biləcək digər vacib şeyləri çatdırmır.

(Ceff Weiner vasitəsilə)