Gələnlər qutusunun sıfır metodu minlərlə oxunmamış e-poçtla məşğul olmağın ən yaxşı yoludur

2024 Müəllif: Malcolm Clapton | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 03:47

Gələnlər qutusunu boş saxlamaq asandır. Bu, daha məhsuldar olmağa və vacib mesajları heç vaxt qaçırmamağa kömək edəcək.

Daim gələnlər qutunuzda sallanan oxunmamış e-məktublar hər kəsi vahiməyə salacaq. Əgər yazışma yolu ilə əlaqə saxladığınız çoxlu biznes tərəfdaşlarınız və həmkarlarınız varsa, sadəcə olaraq e-poçtun gələnlər qutusunu təmiz və səliqəli saxlamalısınız.

JotForm CEO-su Aytekin Tank Inbox Zero adlı e-poçtu təşkil etmək üçün maraqlı bir üsuldur. Adından da göründüyü kimi, üsul sadəcə gələnlər qutunuzu boş saxlamaqdır.

Ümumiyyətlə, Tank yeni heç nə icad etməyib. Inbox Zero uzun müddət əvvəl yazıçı və blogger Merlin Mann tərəfindən yaradılmışdır və bu, sübut edilmiş və tanınmış üsuldur. Sənədlərlə işləmək üçün təxminən eyni texnika David Allen tərəfindən "İşləri necə qaydaya salmaq olar" kitabında təsvir edilmişdir. Tank onu sadəcə Gmail veb interfeysi üçün uyğunlaşdırdı.

Aytekin Tank sahibkarı, JotForm-un təsisçisi və baş direktoru

Mən hər gün yüzlərlə məktub alıram və göndərirəm. Ancaq günün sonunda poçt qutum həmişə boşdur. Yazışmalarımı aparacaq katibəm yoxdur. Mən Inbox Zero adlı prinsipə əməl edirəm. Bu çətin deyil.

Tank Inbox Zero metodunun üstünlüklərini sadalayır:

• Gələnlər qutunuz boş olarsa, vacib mesajı qaçırmayacaqsınız.
• Ünvanlarınızı çox gözlətməyəcəksiniz, çünki onların məktublarına dərhal cavab verə bilərsiniz.
• Yüzlərlə və minlərlə oxunmamış məktublar poçt qutunuza yığılmayacaq.
• Siz həqiqətən vacib işlərə daha çox vaxtınıza qənaət edəcəksiniz və e-poçtla məşğul olmaq üçün saatlar sərf etməyəcəksiniz.

Mən çox adam tanıyıram ki, bütün məktublarını heç birini silmədən diqqətlə saxlayır. Nəticədə, onların gələnlər qutusu Twitter lenti kimi görünməyə başlayır. Rahat deyil. Daim e-poçtlarda itəcəksiniz.

Aytekin Tankı

Tutaq ki, siz Gmail-dən istifadə edirsiniz - baxmayaraq ki, bu üsul istənilən ISP (Hotmail, Yandex, Yahoo) və ya e-poçt müştərisinə (Outlook, Thunderbird və ya Sylpheed) uyğunlaşdırıla bilər. Oxunmamış mesajların depozitlərinə nəzər salaq və başlayaq.

1. Poçt qutunuzu boşaldın

Beləliklə, Inbox Zero metodu ilə siz qətiyyətlə hərəkət etməlisiniz. "Gələnlər qutusunu" açın, orada yığılmış bütün məktubları seçin və hamısını bir anda arxivləşdirin. Bəziləri üçün bu, tamamilə dəlilik kimi görünəcək, lakin Tank bunu etməyi tövsiyə edir.

Boş bir poçt qutusu ilə başlamaq lazımdır. Gələnlər qutunuzda on minlərlə e-poçtunuz varsa, bu təlimat sizə kömək etməyəcək. Beləliklə, hər şeyi arxivləşdirin və təmiz vərəqlə başlayın.

Aytekin Tankı

2. E-poçtlarınızı xronoloji ardıcıllıqla emal edin

Bu sağlam vərdişi inkişaf etdirmək üçün müəyyən bir nizam-intizam lazımdır. E-poçtlarınızı emal edərkən, ən köhnə mesajdan başlayın və ən yenisinə qədər davam edin. Beləliklə, xronoloji ardıcıllığı qoruyub saxlayacaqsınız və çaşqınlıq yaratmayacaqsınız.

Gmail-də e-poçtları idarə etməyə kömək edəcək iki funksiya var:

Avtomatik keçidi yandırın. Bunu etmək üçün "Parametrlər" → "Ümumi" açın, "Avtomatik keçid" maddəsini tapın və aktivləşdirin. İndi e-məktubu cavablandırarkən və ya arxivləşdirərkən Gmail sizi gələnlər qutusuna qaytarmayacaq, lakin növbəti e-poçtu göstərəcək. Bu yolla siz məktubları alındıqları ardıcıllıqla, diqqətinizi yayındırmadan bir-bir emal edə biləcəksiniz.

Əgər sizdə yoxdursa, Göndər və Arxivlə düyməsini aktiv edin. "Parametrlər" → "Ümumi" açın və "Cavab olaraq" Göndər və arxivləşdirin "Düyməni göstər" maddəsini axtarın. Bu, vaxtınıza qənaət edəcək. Axı, əgər siz artıq məktuba cavab vermisinizsə, onu Gələnlər qutunuzda saxlamağın mənası yoxdur, elə deyilmi? Göndər düyməsini basın və e-poçt avtomatik olaraq arxivləşdiriləcək.

Və burada başqa bir vacib şey var:

E-poçtdan söhbət kimi istifadə etməyin. Davamlı olaraq sitat gətirilən məktublardan uzun cavab zəncirləri yaratmaqdan daha pis bir şey yoxdur. Danışmaq lazımdırsa, messenger, Slack chat istifadə edin və ya telefonla əlaqə saxlayın. E-poçt bunun üçün uyğun deyil.

Aytekin Tankı

3. Cavab verdi - arxiv

Inbox Zero metodunun əsas qaydası odur ki, gələnlər qutunuz poçtunuzu saxlamaq üçün yer deyil. Gələnlər qutusundakı bütün e-poçtlar dərhal emal edilməlidir. Onları bir-bir oxuyun və mesaj cavab tələb edirsə cavablandırın və arxivləşdirin və ya mesaj cavab tələb etmirsə sadəcə arxivləşdirin.

E-poçta dərhal cavab verə bilmirsinizsə, iki seçim var:

• Onu təşkilatçı tətbiqinizdə saxlayın. Bu, Evernote, OneNote və ya bir növ tapşırıq meneceri ola bilər. Bir tarix təyin edin ki, proqram sizə cavabınızı lazımi vaxtda yazmağı xatırlatsın.
• Əgər siz dərhal cavab yaza bilirsinizsə, lakin alıcı bir müddət sonra cavabı alacaqsa, Gmail-də gecikmiş çatdırılma funksiyasından istifadə edin. Outlook, Thunderbird və digər müştərilər də eyni şeyi edə bilər.

4. Sadəcə edin

Hər şey böyük və qüdrətli David Allenin göstərişlərinə uyğundur. E-poçt bir neçə dəqiqə çəkəcək bir hərəkət tələb edirsə, bunu indi edin. Məktubu işlər siyahısına köçürməyin. Onu gələnlər qutunuzda qoymayın.

Ödəniş etmək lazımdırsa, indi edin. Əgər həmkarınıza rəy göndərmək lazımdırsa, dərhal göndərin. Əgər iş bir-iki dəqiqə çəkirsə, onu təxirə salmağın mənası yoxdur.

Aytekin Tankı

5. Klaviatura qısa yollarından istifadə edin

Klaviatura qısa yolları e-poçtun emalına sərf olunan vaxtı əhəmiyyətli dərəcədə azaldır. Onların köməyi ilə siçan kursorunu irəli və geri hərəkət etdirmək lazım deyil. Tank üç isti düyməni xatırlamağı və istifadə etməyi tövsiyə edir:

• E düyməsi mesajı tez arxivləşdirməyə imkan verir. Oxuduq, E düyməsini sıxdıq, arxivləşdirdik. Bu sadədir.
• R düyməsi cavabı tez yazmaq üçün istifadə olunur. Əgər məktuba cavab vermək lazımdırsa, onu basın, cavabı daxil edin, Enter düyməsini basın.
• F düyməsi digər alıcılara məktublar göndərir.

Düşünürəm ki, başqa isti düymələrə ehtiyacınız yoxdur. Gmail-də mən yalnız üç klaviatura qısa yolundan istifadə edirəm. Qalan hər şey üçün bir siçan var. Lakin bu isti düymələr sizə ən çox yayılmış üç e-poçt əməliyyatını tez bir zamanda yerinə yetirməyə imkan verir, beləliklə, onlar sizə çox vaxt qənaət edə bilər.

Aytekin Tankı

6. Filtrləri quraşdırın

E-poçt Filtrləri sizin üçün bir çox işi görən inanılmaz dərəcədə lazımlı bir vasitədir. Onları sadəcə bir dəfə konfiqurasiya etməlisiniz və onlar sizə çox vaxt qənaət edəcəklər.

Gələnlər qutunuzda müntəzəm olaraq əhəmiyyətsiz məktublar (İnternet xidmətləri haqqında bildirişlər, avtomatik göndərişlər və s.) tapırsınızsa, ya onların abunəliyini dayandırın, ya da belə məktubların avtomatik arxivləşdirilməsi üçün filtrlər qurun.

7. Gələnlər qutusu boşdur - poçtu bağlayın

Diqqətinizi işinizə cəmləməyə çalışdığınız zaman diqqətinizi daim e-poçtla yayındırmamalısınız. Beləliklə, gəlin qaydaya sadiq qalaq: Gələnlər qutunuz boş olduqda, Gmail sekmesini və ya e-poçt müştərinizi bağlayın və növbəti bir neçə saat ərzində poçtu unudun. Sadəcə məşğul ol.

Bütün gələn e-poçt bildirişlərini söndürün. Çox diqqəti yayındırırlar.

Bir neçə saatdan sonra poçtunuzu yenidən aça, orada yığılan mesajları emal edə və sonra işə qayıda bilərsiniz. Inbox Zero metodunun məqsədi, daxil olan e-poçtlara diqqətinizi yayındırmamağa məcbur etməkdir. Poçt qutunuzu siz yox, idarə etməlisiniz.

Aytekin Tankı

Əgər Inbox Zero texnikasını sınamısınızsa və sizə nə əldə etdiyinizi söyləməyə hazırsınızsa və ya daha yaxşı üsul təklif etmək istəyirsinizsə, şərhlərdə yazın.