Görüşlərin effektiv olması üçün onları necə planlaşdırmaq olar

2024 Müəllif: Malcolm Clapton | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 03:47

Vaxtınızı boşa keçirməyin.

Ola bilsin ki, görüşləri xoşlamırsınız, amma yenə də onları keçirməlisiniz. Bu, hər hansı bir şirkətdə iş axınının vacib hissəsidir. Görüşləri daha faydalı və tez etməyin bir yolu onları diqqətlə planlaşdırmaqdır. İqtisad elmləri doktoru Olqa Demyanovanın “Tez və effektiv görüşlər. Hazırlıqdan tutmuş istənilən nəticəni əldə etməyə qədər”.

"Alpina PRO" nəşriyyatının icazəsi ilə Lifehacker ikinci fəsildən bir parça dərc edir.

Görüşlərin özləri problem deyil. Onlar hətta zəruridir və hakimiyyətin idarəedici atributudur. Uzun sürən faydasız və səmərəsiz yığıncaqlardan qurtulmaq lazımdır.

Ən çox yayılmış görüş növləri:

• həftəlik;
• strateji;
• işçilər;
• hesabat;
• planlaşdırma görüşləri;
• beyin fırtınası;
• işgüzar danışıqlar və görüşlər;
• brifinqlər.

Bütün bu növləri dörd əsas qrupda qruplaşdırmaq olar:

1. müddəti ilə: sürətli (30 dəqiqəyə qədər) və uzunmüddətli (bir saatdan çox);
2. iştirakçıların sayına görə: 10 nəfərə qədər və ya daha çox;
3. məqsədinə görə: işçi, siyasi və informasiya;
4. vaxta görə: planlı və planlaşdırılmamış.

Görüşün Planlaşdırılması Tələb olunan Atributlar

Nə planlaşdırmalı:

• məqsədlər;
• gündəm;
• dəvət olunanların siyahısı;
• cədvəl;
• məlumat materialları;
• protokolun aparılmasına cavabdehdir;
• çıxışlar üçün vaxt məhdudiyyəti.

İlk növbədə, lider görüşün məqsədlərini nəzərə almalıdır. Bu, gündəm və iştirakçıların siyahısı, vaxt və qaydalar üçün başlanğıc nöqtəsidir.

Görüşlərin əsas məqsədləri:

1. Yeni məlumatlar - məlumat görüşü üçün:

• mühüm xəbərlər və siyasət dəyişiklikləri;
• planların və strategiyaların müzakirəsi;
• qısamüddətli proqnozlaşdırma;
• yeni məhsul və yanaşmaların təqdimatı;
• büdcənin müzakirəsi;
• kadr məsələləri.

2. Tədbirlərin monitorinqi və operativ qərarların qəbulu - müntəzəm görüşlər üçün:

• əsas risklər və çətinliklər;
• tərəqqinin qiymətləndirilməsi üçün parametrlər;
• əsas proseslərin və zəruri dəyişikliklərin qiymətləndirilməsi;
• baş verənlərin müzakirəsi: nə yaxşı gedir, nəyi yaxşılaşdırmaq lazımdır;
• əsas dərslər və fəaliyyətlərin nəticələri;
• səylərin əlaqələndirilməsi;
• rabitə.

3. Motivasiya - yaradıcı görüşlər, yeni yanaşmaların inkişafı və komandanın qurulması:

• fəaliyyət üçün motivasiya;
• kollektiv qərar qəbulu;
• fərdi və kollektiv uğuru tərifləmək.

Beləliklə, məqsəd görüşün növünə və onun təşkili modelinə təsir göstərir. Məsələn, brifinq sessiyaları iştirakçıların sayına və müddətinə görə fərqlənir. Daimi olanlar planlı xarakter daşıyır, vaxtında və məhdud sayda iştirakçı ilə daha sürətli olurlar. Yaradıcı görüşlər xüsusi hazırlıq tələb edir: mebel (adətən ayrı-ayrı masalar), çay, qəhvə və qeyri-rəsmi şəraitin təşkili; geyim koduna riayət etməyi tələb etmir.

İclas Sualları üçün Eisenhower Matrix

Yadda saxlamaq lazımdır ki, görüş mühüm qərarların qəbul edildiyi və problemlərin aradan qaldırıldığı bir platformadır. Eyzenhauer matrisi bütün problemlərin və sualların toplandığı sahədir. Onlar əhəmiyyət və aktuallıq baxımından sıralanır.

	Təcili	Tələsmə
Əhəmiyyətli	A	B
Fərqi yoxdur	C	D

A meydanı: vacib və təcili məsələlər

Vacib və təcili məsələlərin meydanı boş və ya kiçik olmalıdır. Bu, son tarixə çatdığınızı göstərəcək. Əgər belə hallar çoxdursa, bu, təşkilatlanmanın əlamətidir. Kvadratlaşdırıla bilən hallara misallar:

• bilavasitə funksional vəzifələrinizlə əlaqəli və performansınıza təsir edən hallar;
• uğursuzluğu problem yarada bilən hallar;
• komandada sağlamlıq və psixoloji iqlimlə bağlı məsələlər;
• komandanın təhlükəsizliyinə təsir edən məsələlər;
• nəticələri koordinasiya edilməli və ya rəhbərliyinizə təqdim edilməli olan hallar.

B kvadratı: vacib, lakin təcili olmayan məsələlər

Tapşırıqların və ya məsələlərin təxirəsalınmazlığı olmadıqda və onların yerinə yetirilməsi üçün heç bir konkretlik olmadıqda, vaxtı icraçı özü təyin edir. Bu kvadrata müəssisədəki funksionallığınıza aid olan bütün şeylər, müntəzəm olaraq gördüyünüz işlər daxildir və bir qayda olaraq, onların icrası müəssisədə ümumi iş qrafiki ilə əlaqələndirilir (məsələn, yekun hesabatın hazırlanması). hesabat). Müəyyən vaxt tələb edən tədqiqat tapşırıqlarını da belə hallara aid etmək olar, lakin əmək xərclərinin məbləği tamamlanma anına qədər aydın deyil. Birinci və ikinci meydanların tapşırıqları daim nəzarətdə saxlanılmalıdır və buna görə də onların iclasların gündəliyinə salınması məqsədəuyğundur.

Kvadrat C: təcili, lakin əhəmiyyətsiz iş

Bunlar diqqəti yayındıran şeylərdir. Çox vaxt onlar sadəcə olaraq vacib işlərə diqqət yetirməyə mane olurlar və səmərəliliyi azaldırlar. Həmişə məqsədlərinizi xatırlayın və vacib ilə ikincil arasında fərq qoymağı öyrənin.

Bu kvadrata girməyə dəyər:

• tərəfdən kimsə tərəfindən qoyulan görüşlər və ya danışıqlar;
• tabeliyində olanların həll edə biləcəyi məsələlərin müzakirəsi;
• qeyri-işgüzar məsələlərin müzakirəsi;
• mücərrəd mövzuların müzakirəsi.

D kvadratı: təcili olmayan və əhəmiyyətsiz məsələlər

Bu kateqoriyaya aid hallar sizi layihələrdə təşviq etmir, lakin onlar sizi onların üzərində işləməkdən yayındırır.

• heç bir fayda gətirməmək;
• onlarla ümumiyyətlə məşğul olmamaq faydalıdır;
• Zaman yeyənlər.

Hər bir məqsəd üçün lider aşağıdakı sualları verir:

• Baxılan məsələ ilə bağlı kimin məlumatı və biliyi var?
• Bu məsələ kimin maraqlarına toxunur?
• Qərar kimdən asılıdır?
• Müzakirə olunacaq məlumatı kim bilməlidir?
• Qəbul edilmiş qərarları kim həyata keçirəcək?

Layihə görüşlərini planlaşdırarkən 99/50/1 metodologiyasından istifadə edə bilərsiniz.

Lider layihənin üç mühüm nöqtəsində görüşlər təşkil edir:

• başlanğıcda - bütün iştirakçıları layihənin sürətinə batırmaq və qrupun komanda qurmaq üçün;
• aralıq mərhələdə - görülən işlərin nəticələrini və zəruri hallarda əlavə düzəlişləri müzakirə etmək;
• finiş xəttində, ümumi həcmin 1% -i həyata keçirildikdə - ilkin yekunlaşdırmaq üçün.

Bu vaxt, görüşlərdə vaxtınızı daha yaxşı istifadə etməyə kömək edəcək.

Gündəlik

Gündəlik iclasda həll ediləcək tapşırıqlar planıdır. Hər bir çıxışın vaxtını dəqiq müəyyən etmək, bütün iştirakçılardan müzakirə və rəy üçün ayrıca vaxt ayırmaq lazımdır.

Görüşünüzün vaxtını planlaşdırarkən aşağıdakıları nəzərə almaq vacibdir:

• gündəlikdəki məsələnin əhəmiyyəti;
• hər bir çıxış üçün vaxt məhdudiyyəti;
• zəruri hallarda fasilələr;
• Əlavə vacib məlumat üçün vaxtın 20%-i.

Gündəlik bütün iclas iştirakçılarına göndərilir.

Çıxışların vaxtının və xüsusiyyətlərinin təyini ilə gündəm

1. Müqavilələrin bağlanması üzrə işlərin nəticələri. İ. İvanovun məruzəsi (15 dəqiqə).
2. Təchizatların daşınmasında problemlər. İ. Petrovun məruzəsi (15 dəqiqə).
3. Layihə işinin nəticələri və planları. T. Sidorovun məruzəsi (20 dəqiqə).

11:00-da başlayır.

12:15-də bitir.

Tez və effektiv görüşlər keçirmək üçün özünüzü məşq etməlisiniz!

Vaxt təlimatlarınız:

Vacib və təcili	12 dəqiqə
Vacib və təcili deyil	24-36 dəqiqə Təcili və vacib: 12 dəqiqə - Pareto prinsipi burada işləyir: vaxtın 20% -i nəticənin 80% -ni yaradır, orta hesabla bir saat (60 dəqiqə) görüşlə, ən məhsuldar vaxt 12 dəqiqədir (60 dəqiqədən 20%). Vacib və təcili olmayan: adətən planlaşdırılır. Belə görüşlər üçün effektiv vaxt 24-36 dəqiqədir. 60/40 metodu burada işləyir, buna görə gün üçün plan tərtib edərkən vaxtın 40% -i boş qalmalı, 60% -i planlaşdırılan işə, o cümlədən "gözlənilməz" üçün 20% -ə ayrılmalıdır. Spontan yaranan və ya müşayiət olunanlar üçün 20%. Orta hesabla bir saat (60 dəqiqə) görüş vaxtı ilə planlaşdırılan vacib, lakin təcili olmayan məsələlər üçün vaxt 24-36 dəqiqədir (60 dəqiqənin 40-60%-i).
Önəmsiz və təcili	Telefon və digər rabitə vasitələri ilə nümayəndəlik və nəzarət, nəzarət üçün üç dəqiqədən çox olmayaraq.
Önəmsiz və təcili deyil	Nümayəndə heyəti və rəhbərlik tərəfindən nəzarət, hər bir heyət üçün bir dəqiqədən çox olmamalıdır.

Dəvət olunanların siyahısı

Sürətli görüşlərdə iştirakçıların optimal sayı 5-7 nəfərdir. Yığıncaq rəhbərinin fasilitator bacarıqları varsa, 8-12 nəfər qəbul edilir.

İdeyalar yaratmaq, hədəflər qoymaq və uçuşlar üçün ideal kompozisiya 15 nəfərdən çox deyil.

Google-da açıqlanmayan bir qayda var - iştirakçıların maksimum sayı 10-dan çox deyil.

Amazonun iki pizza qaydası var: bir yığıncaqda iki pizza yedirə biləcəyiniz qədər adam olmalıdır.

8-18-1800 qaydası var:

• 8 nəfərdən çox olmayan - iş məsələlərini həll etmək;
• 18-dən çox olmayan - beyin həmləsi, problemin kollektiv həlli;
• 1800 nəfərə qədər - məlumat və ünsiyyət imkanı.

Bain and Company tərəfindən aparılan bir araşdırmada deyilir ki, qərar qəbul edən qruplarda hər bir iştirakçının yeddidən çoxunu əlavə etmək təxminən 10% daha az səmərəliliyə səbəb olur.

İclaslarda bilavasitə məsul şəxslər iştirak etməyə borcludurlar.

Apple hər görüş elementinin yanında məsul şəxsin adını sadalayır. Beləliklə, hər bir işçinin təyin olunmuş tapşırıq çərçivəsində aydın bir məsuliyyət sahəsi var.

Əgər tez-tez görüşlər təşkil etsəniz, bu kitab mütləq faydalı olacaq: Olqa Demyanova bu cür görüşlərin bütün iştirakçılarının effektivliyini artırmağa kömək edəcək 16 üsul və öyrənmə üçün dörd alət təklif edir.