E-poçtun bizi idarə etməsinə necə icazə veririk və bununla bağlı nə edək

2024 Müəllif: Malcolm Clapton | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 03:47

Bu, amerikalı jurnalist və spiker Fil Saymonun kitabından bir parçadır. Söhbət insanların e-poçt vasitəsilə bir-birinin həyatına necə müdaxilə etməsindən və buna qarşı necə durmaqdan bəhs edir.

Elektron poçtla işləyərkən sizə elə gəlirsə ki, birdən-birə bu və ya digər yuvada sürünən bir köstəbəni çəkiclə "tutmaq" lazım olan bir oyun oynayırsınızsa, tək deyilsiniz. E-poçt standart olaraq işgüzar ünsiyyət üçün əsas kanaldır. Radicati Qrupunun məlumatına görə, orta hesabla ofis işçisi gündə təxminən 100 elektron məktub alır. Bu rəqəm hər il 15% artır. 2012-ci ilin iyul ayında McKinsey Global Institute konsaltinq şirkəti “Sosial İqtisadiyyat: Sosial Texnologiyalar vasitəsilə dəyər və məhsuldarlığın açılması” adlı hesabat dərc etdi. Bildirilir ki, qabaqcıl işçilər vaxtlarının 28%-ni e-poçtun idarə edilməsinə sərf edirlər.

Fikirləş. Əgər 50 saatlıq iş həftəniz varsa, o zaman həmin həftənin 14 saatı e-poçtları oxumağa və yazmağa sərf olunacaq. Word, Excel və ya digər iş proqramlarında çətin ki, çox vaxt sərf edirsiniz.

E-poçt həqiqətən təsirli bir ünsiyyət kanalı olsaydı, bu nömrələr problem olmaya bilər. Əksinə, bəzi şirkətlər üçün belədir. Lakin əksər hallarda belə deyil. Əlbəttə ki, e-poçtun mövcud olmaq hüququ var, lakin diqqətdən yayınmayın. Tədqiqatlar göstərdi ki, gələnlər qutusunu daim yoxlamaq IQ səviyyənizi aşağı salır.

Son illərdə e-poçt işgüzar ünsiyyətin əsl bəlasına çevrildi. Bununla belə, bütün çətinliklərdə onu günahlandırmamalısınız. Texnologiyanı günahlandırmaq rahatdır: güzgüyə baxmamaq üçün yaxşı bəhanədir. Axı, içəriyə baxsaq, problemin e-poçtda deyil, ondan necə istifadə etdiyimizdə olduğunu başa düşəcəyik.

Məsələ e-poçtdan imtina etmək deyil (bəziləri bunu edir). Məsələ ondan rasional istifadə etməkdir.

Haradan başlamaq lazımdır?

E-poçtu anlayın ≠ söhbət

Siz real həyatda olduğu kimi e-poçt vasitəsilə dialoq apara bilməzsiniz. Məktublar arasında həmişə vaxt boşluqları olur və mətn mesajları həmsöhbətə yaxın dostluq təzahürləri demək deyil. Nyu York Universitetindən Castin Kruger və Çikaqo Universitetindən Nicholas Epley, qeyri-şifahi işarələrin olmaması insanların e-poçtları səhv şərh etdiyini söylədi.

Psixoloqlar müəyyən ediblər ki, mətn mesajındakı əhval-ruhiyyəni düzgün şərh etmək yalnız halların yarısında mümkündür. Smayllar, təəssüf ki, məsələn, yumoru sarkazmdan ayırmağa kömək etməyəcək. Bu, tez-tez anlaşılmazlıqlara səbəb olur. Həmsöhbətinizin mesajınızı başa düşüb-düşmədiyini təxmin etməyə çalışan hər dəfə sikkə vurmağa hazırsınızmı?

Üç hərf qaydasına əməl edin

E-poçtun ürəkdən gələn söhbətlər üçün ən yaxşı yer olmadığını qəbul etdikdən sonra hərəkətə keçin.

Üç hərf qaydasından istifadə edin: əgər məsələ üç məktubda həll olunmursa, şəxsi görüş lazımdır.

O, həm inzibati tapşırıqlara (məsələn, görüşün təyin edilməsi), həm də şəxsi işlərə şamil edilir. Bu, çox vaxtınıza və bir çox məyusluğa qənaət edəcəkdir. Ancaq hər kəsin xoşuna gəlmir, bəzi yoldaşların narazılığına hazır olun. Ağlabatan miqdarda fərziyyə ilə, lakin "bütün suallar üçün poçt" münasibətindən qurtulmağın vaxtı gəldi.

Təcili məsələləri e-poçtla həll etməyin

Əgər problem həqiqətən vacibdirsə və dərhal tədbir görülməsini tələb edirsə, onu e-poçtla ünvanlamayın. Bunun üçün telefon var. Bunu şirkətinizdə qayda edin.

Tapşırıqları idarə etmək üçün e-poçtdan istifadə etməyin

E-poçt tapşırıq meneceri deyil. Ancaq bir çox insan e-poçt kimi istifadə edir. Təəccüblü deyil ki, onlar daim diqqətlərini yayındırırlar. Tapşırıqlarımı yoxlamaq üçün gələnlər qutumu açdım və sizə iş və şəxsi mesaj axını düşdü. Poçt müştərisini niyə açdığınızı unudaraq onlara keçmək asandır.

Tapşırıqların idarə edilməsi üçün müstəqil proqramlar var: DropTask və başqaları. Onlar e-poçtu əvəz etmirlər, onlar nail olmağa çalışdığınız məqsədlərə yönəliblər.

Layihə idarəçiliyi ilə də eynidir., və ya Basecamp - sizi kilometrlərlə mesaj zəncirindən xilas edəcək rahat və sərfəli alətlər.

Ünsiyyətə mədəndə kömür çıxarmaq kimi yanaşmayın

İş münasibətlərində azad olanlar azdır. Çoxları, o cümlədən həmkarlarını, müştərilərini və tərəfdaşlarını seçə bilmədiklərinə görə. Onların bəziləri telefonla danışa bilməyəcək qədər “məşğuldur” – hər şeyi iki dəqiqə ərzində şifahi müzakirə etməkdənsə, onlarla mesaj yazmağı üstün tuturlar.

Bu zaman onların ünsiyyət tərzinə (sözlər, ifadələr və s.) diqqət yetirmək lazımdır. Özünüzdən soruşun ki, həqiqətən də telefondan çəkinən və danışan insanlarla ünsiyyət qurmaq istəyirsinizmi? Şirkətinizdə vakant vəzifə üçün iş axtaranlara, potensial müştərilərə və ya potensial gələcək təchizatçılara daha yaxından nəzər salın. Əgər onlar əvvəlcə mədəndə filiz çıxarırmış kimi ünsiyyət qururlarsa, onda onların dəyişmə şansları nə qədərdir?

E-poçtdan kənar həyatı xatırlayın

Odur! Poçt qutunuzu bağlamaqdan qorxmayın. Dünya dağılmayacaq. Bu açıq-aydındır, lakin çoxları üçün bir vəhy ola bilər. Məsələn, Klick Health-də işçilər elektron poçtdan istifadə edirlər. Onun CEO-nun fikrincə, e-poçt öz üzərində nəzarəti digər insanlara verən bir vasitədir.

Nə fikirləşirsən: e-poçt həqiqətən insanları idarə edirtapşırıqlar qoymaqla və onların yerinə yetirilməsi qaydasını?