GTD sistemindən necə daha yaxşı istifadə etmək olar

2024 Müəllif: Malcolm Clapton | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 03:47

Yazıçı və bloqqer Leo Babauta planlaşdırmağa davam etməyi və məhsuldar olmağınıza mane olan hər şeydən necə qurtulmağı izah edir.

Bu sistem niyə lazımdır?

Getting Things Done (GTD) David Allen tərəfindən işlərin görülməsi üçün tanınmış sistemdir. Onu istifadə edərkən, tamamilə bütün daxil olan məlumatlar qeyd olunur və siyahılara bölünür. Məqsəd, həqiqətən vacib olan şeylərə daha çox vaxt sərf edərək işləri görməkdir.

GTD sistemi ilə siz çox böyük uğur əldə edə bilərsiniz. Onlardan yalnız bir neçəsini təqdim edirik:

• Bir çox işin öhdəsindən gəlirsən.
• Özünüzə daha inamlı olursunuz.
• Daha az süründürürsünüz və diqqətinizi daha az yayındırırsınız.
• Onlar sizə daha çox inanırlar: başqaları bilir ki, siz həmişə hər şeyi sona çatdırırsınız.
• Sizi daha tez-tez işə dəvət edirlər, çünki biznesə möhkəm yanaşma tələb olunur.
• Siz yaxşılığa doğru dəyişirsiniz - sizin üçün həqiqətən nəyin vacib olduğunu dərk edirsiniz, maraqlanırsınız, öyrənməyə, insanlarla möhkəm münasibətlər qurmağa və sizə mane olan köhnə qavrayış nümunələrindən qurtulmağa başlayırsınız.
• Daha çox qazanırsınız.
• Uğurlu bir başlanğıc yaratmağa və ya böyük bir şirkət qurmağa qadirsiniz.
• Fikirlərinizi kitabda, bloqda və ya mühazirədə paylaşa bilərsiniz.

Ancaq bütün bu üstünlükləri əldə etmək üçün sistemdən necə səmərəli istifadə edəcəyinizi anlamalı və buna nəyin mane olduğunu öyrənməlisiniz. Məşhur Zen Habits bloqunun yazıçısı və müəllifi Leo Babauta bunun üçün nə etməli olduğunuzu izah edir.

GTD sistemindən necə daha səmərəli istifadə etmək olar

Sizi məhsuldar olmağa nəyin mane olduğunu tapın

Tələskənlik vərdişi. Tapşırığın mürəkkəbliyinə görə ona yaxınlaşmaqda tərəddüd edirsiniz: ya onun öhdəsindən gələ bilməyəcəyinizi hiss edirsiniz, ya da heç başa düşməmisiniz. Bu süründürməçilikdir.

Diqqəti yayındırmaq vərdişi. Başlamağa müvəffəq oldunuz, ancaq dərhal başqa işə keçdiniz. Bütün eyni şübhələr və qeyri-müəyyənliklər sizi daha asan məşq lehinə təxirə salmağa və ya sadəcə vaxt öldürməyə başlamağa sövq edir. Bu daimi keçid konsentrasiya itkisinə səbəb olur. Eyni zamanda, belə görünür ki, siz sonsuz məşğul olacaqsınız.

Perfektsionizm. Uzun müddət işə başlaya bilməzsiniz, çünki indi bunun üçün uyğun vaxt deyil. Ya da mükəmməl olmadığı üçün tamamlamağı təxirə salırsınız.

Məsələn, siz bloq açmaq istəyirsiniz, amma bunu etmirsiniz, çünki onun üçün mükəmməl platforma və mövzu tapana qədər, kifayət qədər boş vaxtınız yoxdur və hələ də gözəl ideyaların siyahısı yoxdur. Və ya bir məqalə yazdınız və onu dərc etmirsiniz, çünki material hələ də yekunlaşdırılmalıdır - əslində, sadəcə cəsarət etmirsiniz.

Ətraf mühit. İnsanlar planlarınızı puç edir, heç nəyi vaxtında etməyin, hər şeyi çətinləşdirir, korlayır, şikayət edir, bezdirir. Və digər insanlara güvənərək, məqsədlərinizə çatmaq bəzən çətin olur. Çox vaxt bu, özünüz üçün bir bəhanədir.

Diqqəti yayındıranlar. Bunlar insanlar, istənilən hadisələr, problemlərdir. İşinizə qarışırlar. Nəyisə idarə edə bilərsiniz, bəzilərini isə idarə edə bilməzsiniz.

Yorğunluq. Yorğun, ac, yorğun, çaşqın və ya cansıxıcısınız. Bu kimi problemlər konsentrasiyaya və işlərin görülməsinə mane olur.

Bu vəziyyətdə, sadəcə enerji doldurmaq lazımdır: yatmaq, gəzmək, meditasiya etmək.

Və ya çox enerji tələb etməyən tapşırıqları yerinə yetirin: poçtunuzu çeşidləyin, inzibati işlərlə məşğul olun. Əgər uzun müddət yorğunluq müşahidə olunubsa, pəhrizinizi və yatmağınızı nəzərdən keçirin.

Qorxular, şübhələr, acizlik və özünə şübhə hissləri. Yuxarıda qeyd olunan maneələrin əksəriyyətinin mərkəzində onlar dayanır.

Daha səmərəli işləmək üçün nəyi əskik etdiyinizi müəyyənləşdirin

Seçilmiş nöqtələr yuxarıda qeyd olunan problemlərin həlli olacaqdır.

Prioritet vermək bacarığı. Vaxtınızın çox hissəsini vacib işlərə həsr etsəniz, uğur qazana bilərsiniz. Vacib olmayan fəaliyyətlərlə məşğul olduqda və ya daim fəaliyyətlər arasında keçid edərkən, daha az təsirli olursunuz. Bir vacib problem seçmək və yalnız ona diqqət yetirmək lazımdır.

Tədricən, hansı tapşırıqların və layihələrin sizin üçün çox dəyərli olduğunu müəyyən etməyi öyrənəcəksiniz. Məqalə yazmaqdansa, mesajlara cavab vermək daha vacibdir? Karyeranız, xoşbəxtliyiniz, sağlamlığınız üçün nə daha faydalıdır?

Biznesə düzgün başlamaq bacarığı. Məqsədə çatmaq yolunda ən çox rast gəlinən və ağrılı problemlərdən biri də süründürməçilik meylidir. Buna görə də, tapşırıqları yerinə yetirərkən ən vacib şey işə başlamaqdır.

İlk, ən kiçik addıma diqqət yetirin. Mümkün qədər kiçik. Başlamağı asanlaşdıran bir mühit yaradın. Məsələn, Leo özü qaçmaq vərdişini inkişaf etdirmək istəyəndə diqqətini ancaq idman ayaqqabısını geyinib evdən çıxmağa cəmləyib.

Sprint işi. Bu yanaşma çoxlu tapşırıqların və diqqətinizi yayındıranların öhdəsindən gəlməyə kömək edir. Bu texnikaya Pomodoro da deyilir. Bu, işin 15-25 dəqiqəlik qısa fasilələrə (sprintlər) bölünməsinə əsaslanır, bu müddət ərzində diqqətinizi başqa bir şeylə yayındırmadan yalnız bir işə cəmləmək lazımdır.

Bunun ardınca qısa bir fasilə verilir, bundan sonra yeni bir sprintə başlayırsınız. Bu üsuldan heç vaxt istifadə etməmisinizsə, gündə bir neçə belə iş seqmenti təşkil edə bilərsiniz və bir həftədən sonra onların sayını tədricən artırmağa başlayın.

Tapşırıq siyahısının idarə edilməsi. Diqqəti cəmləməyə və planlaşdırılan hər şeyin öhdəsindən gəlməyə kömək edir. Ancaq həddindən artıq mürəkkəbləşdirməməyə çalışın. Sadə bir planlaşdırma proqramı tapın, yaxın gələcəkdə etməli olduğunuz hər şeyi yazın və hər gün bu gün hansı vəzifələrə diqqət yetirəcəyinizi seçin.

Gün üçün üç vacib və üç kiçik vəzifəni planlaşdırın - bu say iş gününüzün uzunluğundan, tapşırıqların mürəkkəbliyindən və onların tamamlanma sürətindən asılı olaraq dəyişə bilər.

Səhvləri qəbul etmək bacarığı. Mükəmməllik işlərin görülməsinə mane olur. Buna görə də, işinizin mükəmməlliyindən deyil, tamamlanmasından çox narahat olun. Yazıçı Ann Lamotte tərəfindən "pis ilk layihə" qaydasına sadiq qalın.

O, əmindir ki, yaxşı yazmağa başlamağın (və ümumiyyətlə bunu etməyə başlamasının) yeganə yolu zəif və yararsız bir qaralamanın eskizini çəkməkdir. Bir müddət sonra nəticəyə qayıdacaq və onu cilalayacaqsınız.

Qeyri-müəyyənlik rejimində işləmək. Qorxular və çətinliklər sizi tez-tez təqib edəcək. Buna görə də, bu qeyri-müəyyənlik vəziyyətində necə işləməyi öyrənmək çox faydalıdır: özünüzü nəzarətdə saxlamaq, tapşırıqlardan və daxili təcrübələrdən gizlənməmək və şikayət etməmək.

Bunun üçün hər dəfə arxanızda belə bir şey görəndə hər şeyi bir kənara qoyun və halınızı hiss etməyə çalışın. Bunu qəbul et. Fiziki hisslərinizə diqqət yetirin. Etibarsızlığın və narahatlığın yaxşı olduğuna əmin olun. Anları olduğu kimi qiymətləndirməyi öyrənin.

Böyük mənzərəni görmək bacarığı. Bütün diqqəti tək bir işə cəmləmək bir şeydir, vəziyyətə bütövlükdə baxa bilmək isə tamam başqadır. Vəziyyətin ümumi təhlili səhər və axşam, eləcə də gün ərzində bir neçə dəfə aparılmalıdır - fəaliyyət planını tənzimləmək lazımdırsa.

Hamımız bəzən diqqətimizi yayındırır, sözümüz kəsilir və gözlənilməz çətinliklərlə üzləşirik. Məhsuldar qalmaq üçün lazım olduqda diqqəti dəyişməyi öyrənməlisiniz.

Məsuliyyətli olmaq bacarığı. Əvvəla, bu, məqsədinizə çatmaq yolunda qarşılaşdığınız bütün çətinliklərə görə başqalarını günahlandırmamaq deməkdir. İşinizin bir hissəsi üçün tam məsuliyyət daşıyın.

Lider olun - təşəbbüs göstərin, sadə bir tabeçiliyiniz olsa belə, bütün komandanın uğurunu izləyin.

Açıq ünsiyyət. Belə ki, hər kəs öz məsuliyyətini və hüdudlarını, eləcə də riayət etməməyin nəticələrini aydın başa düşsün. Bu, iştirak edən hər kəsin daha asan və daha səmərəli işləyə biləcəyi bir struktur yaratmağa kömək edəcək. İnsanların bütün qüsurlarına baxmayaraq, səmimi və pozitiv davranmağa çalışın.

Planlaşdırma bacarığı. Gündəlikdəki tapşırıqların çoxluğu heç bir şəkildə məqsədə çatmağa kömək etmir. Bunun əvəzinə sadə suallara cavab verməklə minimal siyahı hazırlamaq daha yaxşıdır. Vacib işləri başa çatdırmaq üçün günə necə başlamaq lazımdır? Sprintləri necə qaçmaq olar ki, heç kim sizi yayındırmasın? Nəyə görə məsuliyyət götürmək lazımdır? Poçtunuzu nə vaxt götürməyə dəyər? Görüşləri saat neçədə planlaşdırmalıyam? Gününüzü necə qiymətləndirəcəksiniz?

Cavablar gününüzü planlaşdırmağınıza kömək edəcək. Onun mükəmməl olması üçün səy göstərməyin. Baş verənləri təhlil edərək, zaman keçdikcə ən yaxşı variantı tapacaqsınız.

Təkmilləşdirməyə haradan başlamaq lazımdır

Sadə bir plan qurun. Bütün çatışmayan bacarıqları bir anda mənimsəməyə çalışmaq lazım deyil. Başlayanlar üçün gündəlik olaraq məşq edəcəyiniz ilk dördünə diqqət yetirmək yaxşıdır:

• Gün üçün vəzifələrin prioritetləşdirilməsi və müəyyənləşdirilməsi.
• Sprint işi.
• Meditasiya - qorxu, qeyri-müəyyənlik və ya etibarsızlıq hiss etdiyiniz zaman.
• Günün sonunda təhlil və plana yenidən baxılması.

Nə edəcəyinizi və necə edəcəyinizi qeyd edin. Yaranan planı tanıdığınız birinə göstərin və bir həftə ərzində hər gün ona hesabat verin. Uğurlarınızı, çətinliklərinizi və yeni yeddi günlük dövrün başlanğıcına necə hazırlaşacağınızı bölüşmək üçün hər həftə söz verin.

Gününüzün necə keçdiyini və planınızdakı bütün məqamları yerinə yetirib-yetirmədiyinizi nəzərdən keçirmək üçün hər axşam 10 dəqiqənizi ayırın. Nə baş verdiyini, nəyin qarşısını aldığını, irəli hərəkəti necə sürətləndirə biləcəyinizi yazın.

Zamanla sprintlər, meditasiya və digər bacarıqlar sizin üçün asanlaşacaq. Sonra sisteminizi tədricən təkmilləşdirərkən yeni və effektiv yanaşmaları öyrənməyə başlayın. Əsas odur ki, məşq etməyi unutmayın.