Keçmiş Google işçisindən 7 Gmail məsləhəti

2024 Müəllif: Malcolm Clapton | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2023-12-17 03:47

Əgər yüzlərlə daxil olan e-poçt məktubları və poçtunuzu yoxlamaq üçün daim diqqətinizi yayındıran şeylər diqqətinizi əsas fəaliyyətinizə yönəltməyə imkan vermirsə, bu məqalə sizin üçündür. Keçmiş Google əməkdaşı Rudolphe Dutel baş ağrısı olmadan Gmail ilə necə düzgün işləməyi izah etdi.

2011-ci ildə Rudolf Dutel Google-da işə başladı. "Google ofisindəki ilk günüm Harri Potterin Hoqvartsa gəlişi kimi oldu: sən ilk görüşdə olan məktəbli kimi çox narahatsan və nə edəcəyimi bilmirsən" deyə Rudolf xatırlayır. “Ona görə də mənə həvalə edilən istənilən işə və bu prosesdə yeni bir şey öyrənmək fürsətinə sevindim.”

Növbəti iki il o, şirkət işçilərinə Gmail poçt xidməti, eləcə də onun korporativ satışları ilə işləmək üçün təlimlərlə yaxından məşğul olmaq niyyətində idi.

Dütel artıq Google üzvü deyil, o, indi Buffer şirkətinin əməkdaşı və uzaq işçilər üçün elektron həftəlik jurnal olan Remotive layihəsinin yaradıcısıdır. Bununla belə, o, keçmiş həmkarlarına öyrətdiyi bəzi hiylələrdən hələ də istifadə edir.

E-poçtunuzu necə öyrətmək olar: Gmail ilə işləmək üçün 7 məsləhət

Bəzən Bazar ertəsi səhəri Gələnlər Qutunuzu açmaq bir vəhydir. Sonsuz məktub axınını sıralamaq fiziki olaraq qeyri-mümkün görünür.

Bu gün e-poçtdan elektrik enerjisi və mobil qüllələr olmayan ucqar kəndlərdən başqa istifadə edilmir. McKinsey Qlobal İnstitutunun araşdırmasına görə, biz iş günümüzün orta hesabla üçdə birini e-poçtlara cavab verməyə sərf edirik.

Orta ixtisaslı işçi faydalı vaxtının 28%-ni e-poçtun təhlilinə sərf edir. Bu, həftədə təxminən 13 saat deməkdir.

Təbii ki, mən belə acınacaqlı statistika ilə razılaşmaq istəmirəm. Üstəlik, hər kəs vaxtını daha faydalı bir şeyə sərf etmək istəyir. Bu məqsədlə Dutel Gmail-in imkanlarını, kommunal xidmətlər və xidmətlərin sınaqdan keçirilməsinə çox vaxt sərf edərək, onun fikrincə, gündəlik istifadə üçün ən faydalı yeddisini vurğulayır. Bəlkə də işçi yazışmaları o qədər də uzun bir iş deyil.

1. "Göndərməyi ləğv et" düyməsini istifadə edin

"Göndər" düyməsini kliklədikdən sonra məktubunuzda bir neçə zəhlətökən yazı səhvi görmüsünüzmü? Əminəm ki, bəli.

Bundan sonra qorxmaq üçün başqa bir şey yoxdur: siz göndərməni ləğv etmək funksiyasına sahibsiniz, bu, qiymətli iş vaxtının idarə edilməsi ilə ciddi məşğul olmaq qərarına gələnlər üçün ciddi şərtdir.

Menyuya keçib müvafiq funksiyanın qarşısına işarə qoyaraq funksiyanı aktivləşdirə bilərsiniz: "Parametrlər" → "Ümumi" → "Göndərməyi ləğv et". İstəyə görə, ləğvetmə müddəti 10, 20 və ya 30 saniyəyə təyin edilə bilər.

Özünüz cəhd edin, şəxsən mənim xoşuma gəldi!

2. Vaxta qənaət etmək üçün şablonları tətbiq edin

İki damcı su kimi bir-birinə bənzəyən çoxlu sayda eyni tipli hərflər yazırıq. Bəzən yeni məktublar üçün başqa insanlara yazdığımız məktubları əsas götürürük. Məsələn, satıcılar üçün bu rahatdır və vaxta əhəmiyyətli dərəcədə qənaət edə bilər.

Bəs niyə eyni şeyi təkrar yazmaq əvəzinə bu cür mesaj üçün bir neçə şablon hazırlamayasınız? Axı, bir neçə söz və ifadəni əvəz etmək, yenidən yazmaqdan daha asandır. Əsas odur ki, sonra yenidən oxumağı unutma.

Lazım gələrsə, daha sonra istifadə edə biləcəyiniz bəzi şablon cavabları hazırlayın və yadda saxlayın.

"Cavab Şablonları" funksiyasını aktivləşdirmək üçün parametrlər menyusunda "Laboratoriya" sekmesine keçin.

Bu inanılmaz faydalı xüsusiyyət sayəsində Rudolf və qardaşı standart poçt məktubunda ilk 1500 Remotive abunəçisinə əlaqə məlumatlarını əl ilə göndərə bildilər.

3. Oflayn giriş funksiyasından istifadə edin

Dutel-dən öyrəndiyimiz başqa bir hiylə, İnternetə çıxış olmadan Gmail ilə işləməyə davam etməkdir.

Bəlkə də bəziləriniz özünüzü yaradıcı işlərə tam həsr etmək üçün bir müddət başqalarından ayrılmağı xoşlayırsınız. Ancaq əksər hallarda, məsələn, texniki tapşırığı atdığınız "Gələnlər qutusu" qovluğu olmadan sadəcə edə bilməzsiniz. Necə olmaq?

Qatarla bütün səyahətlər, Wi-Fi şəbəkəsinə ödənişli və ya məhdud çıxışı olan hallar və digər gözlənilməz hallar üçün "Oflayn" funksiyasından istifadə edə bilərsiniz. İnternetə çıxış olmadan e-poçtları oxumağa, cavablandırmağa, axtarmağa və arxivləşdirməyə imkan verir.

Bu, həqiqətən çox rahatdır, çünki bu rejim yalnız poçtla deyil, həm də Google Disk və Google Sənədlərlə işləməyə imkan verir.

4. Vaxtınız yoxdur? Fasilə

Bəzən gələn mesajlar bir-birinin ardınca qutuya düşür, zəhlətökən və diqqətimizi cəmlədiyimiz işdən yayındırır. Bir, iki, dörd, on yeni hərf… Əgər vacib bir şey varsa?

Dutelin fikrincə, bu problemin ən yaxşı həlli Inbox Pause funksiyası idi. Bu funksiyanın mənası çox sadədir: vacib bir işlə məşğul olsanız, daxil olan yazışmaların axını dayandırırsınız və narahatlıq yükündən və hadisələrlə dolu təqvimdən azad olduqda, sanki onları almış kimi onlara qayıdırsınız. eyni saniyədə poçt nişanı olan səhifəyə keçin.

5. Lazımsız poçt siyahılarına abunə olun

Elə olur ki, iş e-poçt qutunuza daxil olan hər cür poçt göndərişlərindən tamamilə qurtulmaq çətindir. Sizin üçün heç də maraqlı olmayanlardan necə qurtulursunuz?

Bir neçə dəqiqə ərzində e-poçtlarınızı ən yaxşı şəkildə təşkil etməyə kömək edə biləcək Unroll.me proqramına baxın. Xidmət üçün qeydiyyatdan keçdikdən sonra abunə olduğunuz poçt siyahısını açın. Sonra lazımsız olanların abunəliyini dayandırın.

6. 2-Addımlı Doğrulamanı yandırın

Deyəsən, Gmail bizim haqqımızda demək olar ki, hər şeyi bilir: kiminlə ünsiyyətdə oluruq, axtarışda hansı şəkilləri axtarırıq, “Sənədlər”də nələri saxlayırıq. Deyə bilərik ki, bu, bir növ uçuş idarəetmə mərkəzi və əsas komanda qərargahıdır - bütün keçidlər Romaya gedən yollar kimi bura aparır. Bu o deməkdir ki, ilk növbədə təhlükəsizliyə diqqət yetirilməlidir.

İki Addımlı Doğrulama bu tapşırıq üçün ən yaxşı həlldir. "İki-", çünki məlumatınızı qorumaq üçün sizə təkcə poçt qutusu üçün parol yox, həm də mobil proqramdan və ya SMS-mesajdan hər dəfə poçt qutunuza daxil olmağa cəhd etdiyiniz zaman alacağınız unikal kod lazımdır.

Rudolf həmçinin 1Password xidmətinə diqqət yetirməyi məsləhət görür.

Dropbox, Facebook və Twitter kimi bir çox digər populyar xidmətlər də giriş üçün 2 Addımlı Doğrulamadan istifadə edir.

Yeri gəlmişkən, məlumatlarınızın təhlükəsizliyi üçün Gmail hesabınızın eyni anda bir neçə cihazda, məsələn, iki kompüterdə eyni vaxtda istifadə edilməməsini təmin etmək vacibdir.

7. Daha çox məlumatlandırıcı bildirişlərdən istifadə edin

Bir çox messencer eyni anda mesajlar üçün bir neçə statusdan istifadə edir: "Göndərildi", "Çatdırıldı", "Oxudu". Bəzi yerlərdə, məsələn, Facebook-da bu bildirişləri təmsil etmək üçün nişanlar istifadə olunur.

Gmail xidməti üçün oxşar həll var - Sidekick. Bu, iş axtaranlar və ya fəaliyyəti satışla bağlı olanlar üçün yaxşı proqramdır: göndərdiyiniz e-poçtların statuslarını əldə etmək çox rahatdır.

İndi siz Gmail ilə işləyərkən təhlükəsizlik və vaxta qənaət haqqında bir az daha çox bilirsiniz. Ümid edirik ki, təcrübəli mütəxəssisin məsləhəti daha məhsuldar olmağa kömək edəcək.